№23 (131) 2016 / Трудові правовідносини

Кадрові головоломки: складне — в простому

  • 235
    • 21
    • 131
      • 36
      • 53
      • 1
      • 18
      • 16
    • 53
      • 2
      • 2
      • 28
      • 18
    • 11
      • 4
      • 5
      • 0
      • 2
    • 4
    • 3
    • 6
    • 6

Робочих ситуацій, на які є очевидні однозначні відповіді, існує багато. Коли стикаєшся лише з такими, працювати — одне задоволення. Варто зазначити, що при цьому норми законодавства не передбачають іншого алгоритму дій, аніж у них закріплено. Але інколи в роботі зустрічаються такі ситуації, що лише на перший погляд прості, а щоб їх вирішити слід проаналізувати і порівняти між собою не один нормативний акт чи роз’яснення, аби досягти бажаного результату. Іноді ж навпаки: ми стикаємося з ситуаціями, що можуть здатися занадто складними, а як виявляється — рішення знайти було просто. Саме кілька таких ситуацій наразі й розглянемо.

Відрядження і туристичний збір

Відомо, що направлення працівника у відрядження оформляється наказом керівника. Його видання є обов’язковим як для бюджетних, так і для госпрозрахункових підприємств, установ, організацій (далі ― підприємство). Наказ про направлення працівника у відрядження на сьогодні єдиний документ, що є підставою для виплати відрядженому працівникові добових (крім відряджень за кордон до країн, з якими встановлено візовий режим, коли до уваги беруть також відмітки у закордонному паспорті).

У наказі про відрядження, крім звичних обов’язкових реквізитів (дата і місце складання, підписи тощо), зазначається мета і маршрут поїздки, місце та термін відрядження, розмір добових витрат, дозвіл на користування таксі тощо. Тобто, в наказі, крім самого факту, який засвідчує направлення працівника у відрядження, може бути вказано багато іншої інформації, яка важлива для відрядженого працівника і підприємства, яке його відрядило.

Норми Податкового кодексу України (далі — ПК) та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59, не передбачають необхідності оформлення посвідчення про відрядження як для виплати добових, так і для підтвердження факту перебування у відрядженні.

Здавалось би, все врегульовано чітко та зрозуміло. Але коли працівник прибуває за місцем відрядження і оселяється у готелі, він стикається з однією «проблемою». Нормами ПК запроваджено місцевий податок — туристичний збір. Відповідно до п. 268.2. ПК платниками туристичного збору є громадяни України, іноземці, а також особи без громадянства, які прибувають на територію адміністративно-територіальної одиниці, на якій діє рішення сільської, селищної та міської ради про встановлення туристичного збору, та отримують (споживають) послуги з тимчасового проживання (ночівлі) із зобов’язанням залишити місце перебування в зазначений строк. У той же час, платниками туристичного збору не можуть бути, зокрема, особи, які прибули у відрядження. І саме тут у деяких працівників виникає та сама «проблема».

Річ у тому, що для того аби не сплачувати туристичний збір, працівник має підтвердити, що він прибув у відрядження. А зробити це можна лише пред’явивши, будемо говорити поки так, наказ про відрядження, адже, як ми встановили вище, саме наказ є єдиним документом, який засвідчує факт відрядження (про інші документи, які потрібні для підтвердження витрат в обліку,  наразі мова не йде). Більш того, суб’єкти господарювання, що надають послуги з проживання, вимагають накази з «мокрою» печаткою для себе, щоб підтвердити факт надання послуг саме відрядженій особі. Причина проста — вони як податкові агенти несуть фінансову відповідальність за неутримання туристичного збору.

Багато підприємств забувають забезпечити працівників наказом і їм доводиться сплачувати туристичний збір. Все б нічого, але податківці такі витрати не приймають до зарахування і вважають суму зайво сплаченого збору доходом працівника з відповідним оподаткуванням. Здавалось би, вирішити проблему просто — даємо працівнику наказ про відрядження і справу зроблено. Але тут виникає багато питань, приміром: який саме наказ про відрядження слід давати працівнику  ― оригінал, витяг з наказу, фотокопію? І скільки примірників таких наказів видавати?

Розпочнімо з того, що якщо не давати працівнику наказ про відрядження, то чим він зможе підтвердити свої, скажімо так, повноваження за місцем відрядження? Звісно, підприємство, яке направляє працівника у відрядження за попередньою домовленістю з іншим підприємством, може надіслати інформацію про час і ціль прибуття, а також інформацію про відрядженого працівника, засобами електронного зв’язку. Але простіше це зробити, саме давши працівнику на руки наказ про відрядження, який він зможе пред’явити за місцем відрядження для підтвердження своїх повноважень.

Для підтвердження факту відрядження, щоб не платити у готелі туристичний збір, працівникові також потрібен наказ. До того ж, адміністратор готелю, зазвичай, хоче наказ з печаткою, який залишає у себе для пред’явлення під час перевірки.

Отже, працівникові потрібен як мінімум один наказ — щоб один раз пред’явити за місцем відрядження і віддати його в готелі. Але може бути й два накази: в одному буде вказано мету і маршрут поїздки, місце та термін відрядження — для пред’явлення за місцем відрядження; в другому — місце (населений пункт) та термін відрядження — для готелю.

Якщо ціль відрядження для підприємства не становить комерційної таємниці, то воно може зробити фотокопію наказу і засвідчити її своєю печаткою. Такий наказ підійде і для підтвердження повноважень, і для готелю. Якщо ж підприємство не хоче афішувати мету відрядження, то йому краще зробити для пред’явлення працівником у готелі витяг з наказу, вказуючи тільки місце (населений пункт) та термін відрядження, а для підтвердження повноважень зробити фотокопію усього наказу.

Нагадаємо, що у витягу з наказу обов’язково мають бути такі реквізити:

— назва підприємства;

— назва документа — витяг з наказу;

— дата документа (оригіналу наказу);

— реєстраційний індекс наказу;

— місце складання або видання наказу;

— гриф обмеження доступу до документа (якщо такий є в наказі);

— заголовок до тексту наказу (у нашому випадку «Про відрядження…»);

— текст наказу в тій частині, що потрібна для «оприлюднення»;

— підпис;

— відмітка про засвідчення копії.

Оформлюючи реквізит «підпис» у витягу з наказу, вказують назву посади особи, яка його підписала (керівника), та її ініціали і прізвище. Витяг з наказу керівник особисто підписувати не повинен. Підписувати витяг з наказу має особа, яка його зробила, і саме її підпис засвідчується печаткою підприємства.

Відвідування семінарів у вихідні дні

Семінари, тренінги, бізнес-сніданки тощо для бухгалтерів, юристів, керівників структурних підрозділів чи інших працівників підприємства не завжди проводяться в їхні робочі дні (або ж не завжди ці працівники мають можливість відвідувати такі заходи у робочі дні).

Наприклад, в організатора семінарів шестиденний робочий день, а на підприємстві — п’ятиденний. І у свій робочий день, в суботу, організатор може проводити семінар з кадрових питань, який цікавить кадровика, в якого субота —  вихідний. Або ж, скажімо, диспетчер через виробничу необхідність завжди має бути на робочому місці з понеділка по п’ятницю, а відтак тренінги може відвідувати тільки у вихідні дні.

Зазвичай, вартість семінару оплачує роботодавець, який зацікавлений у підвищенні знань та кваліфікації працівників. І він зацікавлений у тому, щоб включити вартість семінару до складу витрат в обліку. Як таким працівникам відвідати семінар чи тренінг у свій вихідний день?

Перше, що спадає на думку — залучити працівника до роботи у вихідний день і направити його на семінар. Але ми ж знаємо, що відповідно до ч. 2 ст. 71 Кодексу законів про працю України (далі ― КЗпП) залучати працівників до роботи у встановлені для них вихідні дні допускається лише у виняткових випадках, а саме для:

— відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемії, епізоотій, виробничих аварій і негайного усунення їх наслідків;

— відвернення нещасних випадків, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей, загибелі або псування майна;

— виконання невідкладних, наперед не передбачених робіт, від негайного виконання яких залежить у подальшому нормальна робота підприємства в цілому або їх окремих підрозділів;

— виконання невідкладних вантажно-розвантажувальних робіт з метою запобігання або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення;

— продовження роботи при нез’явленні працівника, який заступає, коли робота не допускає перерви.

Крім того, на залучення працівника до роботи у його вихідний день потрібен дозвіл профспілкової організації (профспілкового представника).

З огляду на такі «труднощі» роботодавець не може направити працівника на семінар у його вихідний день, оформивши це як залучення до роботи у вихідний день.

Тоді виникає ідея жодним чином не оформляти вихід працівника на роботу у вихідний день, а компенсувати йому цей день наданням іншого дня відпочинку або виплативши одноразову премію. Однак такий варіант також неприйнятний.

Справа в тому, що підприємство, якщо воно оплачує семінар, зацікавлене в тому, щоб включити цю оплату до складу витрат в обліку. І воно матиме акт про надання йому послуг в особі котрогось з працівників. Але тоді контролюючий орган в ході перевірки може визнати таку операцію «безтоварною» і не прийняти до зарахування понесені витрати: кому надавалися послуги, якщо працівник в цей день був вихідний і відпочивав? Якщо ж доводити, що послуги надавалися працівнику, то це можна трактувати як додаткове благо працівника з відповідним оподаткуванням і без права на витрати: у разі, якщо працівник не був залучений до роботи у вихідний день, то й послуги надавалися йому особисто, а не підприємству в його особі.

Отже, якщо роботодавець оплачує семінар і направляє на нього працівника, то працівник має бути «задіяним» на роботі. Як?

Один з варіантів підказала Генеральна прокуратура України. На її сайті розміщено роз’яснення, щодо застосування окремих положень антикорупційного законодавства в частині обмеження щодо сумісництва та суміщення з іншими видами діяльності. У роз’ясненні стверджується, що безперечним є твердження про те, що тренінг — це один із видів викладацької діяльності. І далі наводяться аргументи на підтвердження цього. Зазначається, зокрема, що поруч із традиційними формами викладацької діяльності (лекції, семінарські заняття, практичні заняття), є й сучасна методика педагогічної діяльності (тренінги, модерація, дистанційне навчання тощо). У Національному класифікаторі України ДК 009:2010 «Класифікація видів економічної діяльності», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 11 жовтня 2010 р. № 457, вона визначена як «Інші види освіти». Її суть полягає у тому, що за допомогою таких методик відбувається передача нових знань від одного суб’єкта (викладача, тренера) до іншого суб’єкта (учня).

Отже, можна стверджувати, що відвідування семінарів, тренінгів тощо є однією з форм навчання працівників. А відтак можна вважати, що працівників направляють на навчання, а це не є залученням до роботи у вихідний день. Як наслідок, на таких працівників поширюються норми постанови Кабінету Міністрів України «Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва» від 28 червня 1997 р. № 695.

Другий варіант передбачає тимчасову зміну графіка роботи працівника за його заявою. Скажімо, семінар буде проводитися у суботу 3 грудня 2016 року. Працівник завчасно пише заяву про зміну йому графіка роботи на кшталт: «Прошу змінити графік роботи, встановивши мені 3 грудня 2016 р. (суботу) робочим днем, а 5 грудня 2016 р. (понеділок)  — вихідним днем». Підприємство видає відповідний наказ і 3 грудня працівник працює, відвідуючи семінар, а 5 грудня відпочиває як у вихідний день.

«Відгул» та відпустка

«Його сьогодні немає на роботі, у нього відгул» — доволі частий вислів, який ми вживаємо в роботі. А що таке «відгул» і яка його відмінність від відпустки? На жаль, визначення терміну «відгул» в законодавстві ми не знайдемо.

Утім, у КЗпП є три норми, які нам допоможуть у вирішенні означеного питання:

— робота у вихідний день може компенсуватися, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі (ч. 1 ст. 72);

—              на бажання працівника, який працював у святковий і неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку (ч. 3 ст. 107);

—              працівникам безпосередньо після кожного дня здавання крові для переливання надається день відпочинку з збереженням середнього заробітку, а на бажання працівника цей день приєднується до щорічної відпустки (ч. 2 ст. 124).

Саме такі дні відпочинку й називаються «відгулами». Таким чином, «відгул» — це вид часу відпочинку, що надається як компенсація за роботу у визначені дні.

Відпустка — це також один з видів часу відпочинку, який гарантовано надається працівникові. Відпустка — це практична реалізація гарантованого Конституцією України права на відпочинок. І це є основною відмінною рисою відпустки та «відгулу».

На час відпустки за працівником зберігаються його місце роботи, посада і середньомісячний заробіток. У разі відпустки «за власний рахунок» за працівником зберігається лише місце роботи та посада.

Трудове законодавство не забороняє приєднувати день «відгулу» до відпустки, через що інколи виникають непорозуміння між працівниками й адміністрацією підприємства. Справа в тому, що таке приєднання до відпустки не перетворює день «відгулу» в день відпустки — це різні трудові гарантії, що надаються працівнику. Тому працівники обурюються, коли звільняючись дізнаються, що за цей день їм не належить компенсація середнього заробітку. Свого часу трудове законодавство містило норму, що «відгул» надається протягом двох найближчих тижнів після дня роботи, який компенсується «відгулом». Тому якщо працівник заробив день відпочинку, доцільно його попереджувати, що краще буде використати цей день найближчим часом.

Зміна істотних умов праці та час «ікс»

Уряд анонсував двократне підвищення мінімальної заробітної плати — з 1 600 грн з 1 грудня 2016 р. до 3 200 грн з 1 січня 2017 р.. Багато хто з роботодавців тепер веде мову про те, що не буде стільки платити і розглядають варіант переведення всіх працівників не неповний робочий день. Інші ж планують залишити зарплату працівників, які отримуватимуть 1 600 грн, на тому ж рівні, а до 3 200 грн доплачувати премії, надбавки тощо. Але з цими нововведеннями запізнилися всі, хто не встиг… попередити працівників про свої «ідеї» за два місяці до їх запровадження.

Зменшення розміру заробітної плати, скасування доплат, надбавок, премії тощо, виплату яких було обумовлено під час прийняття працівників на роботу, є нічим іншим як зміною істотних умов праці.

Про зміну істотних умов праці — систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших — працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП).

Якщо припустити, що підприємство достатньою мірою аргументувало зміни в організації виробництва і праці, то аби з 1 січня 2017 року змінити умови оплати праці працівникам, про це їх слід було попередньо повідомити — не пізніше ніж за два місяці. І тут виникає питання: коли цей день «ікс» — останній день попередження, або ж — коли цей день «ікс» — перший день, коли діятимуть нові умови праці та оплати.

Статтею 2411 КЗпП встановлено, що строки виникнення і припинення трудових прав та обов’язків обчислюються роками, місяцями, тижнями і днями.

Строк, обчислюваний роками, закінчується у відповідні місяць і число останнього року строку.

Строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, то строк закінчується в останній день цього місяця.

Строк, обчислюваний тижнями, закінчується у відповідний день тижня.

Коли строки визначаються днями, то їх обчислюють з дня, наступного після того дня, з якого починається строк. Якщо останній день строку припадає на святковий, вихідний або неробочий день, то днем закінчення строку вважається найближчий робочий день.

Отже, для того, аби нові умови плати праці набрали чинності 1 січня, працівників слід було попередити про зміну істотних умов праці не пізніше 31 жовтня.

Ускладнює це питання ще й те, що 1 і 2 січня будуть вихідними днями: 1 січня — неділя та святковий день; 2 січня — вихідний день (внаслідок того, що святковий день, 1 січня, припав на вихідний, а тому вихідний переноситься на наступний день після святкового).

З огляду на норми ст. 2411 КЗпП про те, що якщо останній день строку припадає на святковий, вихідний або неробочий день, то днем закінчення строку вважається найближчий робочий день, виникають питання: а як оплачувати роботу 1 січня тим працівникам, які працюватимуть у цей день. Незважаючи на це, нові норми про оплату праці діятимуть:

— для тих, хто працюватиме 1 січня — з 1 січня;

— для тих, у кого 1 і 2 січня будуть вихідними — з 1 січня.

Чому так? Тому що сам по собі святковий, вихідний або неробочий день нічого не вартий. Якщо один працівник 1 січня відпочиватиме, то для нього цей день буде святковим, а якщо він 1 січня буде працювати, то для нього цей день буде насамперед робочим, а вже потім це вважатиметься роботою у святковий день. Тому й правило набуття чинності новими нормами з оплати праці будуть для всіх однаковими.

Звичайно, мову про 1 січня ми ведемо умовно, але аналогічно можна діяти, якщо дійсно доведеться змінювати умови оплати праці після того, коли стане відомо, що анонсовані Урядом зміни таки набули чинності.

Вище ми згадали про те, що мінімальну зарплату 3 200 грн дехто з роботодавців має намір «витягти» за рахунок доплат і надбавок. Не знаємо, якими будуть остаточні умови запровадження такого високого (на фоні попередніх) розміру мінімальної заробітної плати, але на даний момент у ст. 95 КЗпП прямо встановлено, що до мінімальної заробітної плати не включаються доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати — отже, варіант «дотягування» необхідної суми мінімальної заробітної плати за рахунок доплат і надбавок однозначно не підійде.

Зміна істотних умов праці та «поєднання» посад

Як би там не було, але якщо дійсно матиме місце двократне підвищення мінімальної оплати праці, то для невеликих роботодавців це стане серйозним навантаженням в плані фінансування. І тому високою є загроза скорочення чисельності та штату працівників, запровадження різного роду сумісництва та суміщень тощо. Тому не тільки частіше будуть траплятися на очі оголошення про вакансії, приміром, «потрібен касир-кадровик», а й роботодавці міркуватимуть, як розподілити обов’язки за вакантними посадами між наявними працівниками.

Отже, наше наступне питання: чи можна завдання та обов’язки за одними посадами, розподілити між іншими? Можна, але не всі та не завжди.

Варто нагадати, що коли виникає необхідність, завдання та обов’язки, які включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації. Тому, в разі планування  різноманітних поєднань завдань та обов’язків не варто про це забувати.. Таку норму містить, зокрема, Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. № 336.

Зловживання роботою «на півставки»

Робота «на півставки» (тобто робота в режимі неповного робочого часу) — має свої переваги та недоліки. І це однаково  стосується як працівників, так і роботодавців. Зокрема, якщо основні працівники висловлюють бажання працювати неповний робочий час і роботодавці йдуть їм на поступки, а дохід працівника виявиться меншим ніж мінімальна заробітна плата, то, як відомо, єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування роботодавець сплачуватиме, виходячи з розміру мінімальної заробітної плати. Але ця норма не стосується роботи в режимі неповного робочого часу для  сумісників, які є сторонніми працівниками.

У Законі України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 8 липня 2010 р. № 2464-VI встановлено, що основне місце роботи — це місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, де знаходиться (оформлена) його трудова книжка, до якої вноситься відповідний запис про роботу. За місцем роботи за сумісництвом, як наслідок, трудова книжка не надається.

Тому інколи роботодавців цікавить, чи мають вони якось контролювати наявність у працівника основного місця роботи і яка при цьому відповідальність? Прямої норми про це трудове законодавство не містить. Тому трапляються випадки, що працівник працює за сумісництвом, не маючи основного місця роботи. Хто зі сторін такого трудового договору і яку саме норму порушує, відповісти важко. Так само ст. 265 КЗпП не передбачає відповідальності за таке оформлення трудових відносин і не дає відповіді на питання: а як діяти в разі виявлення такого факту?

Наприклад, у ПК є норма, яка визначає порядок дій роботодавця — податкового агента, в разі виявлення фактів зловживання працівником місцем застосування податкової соціальної пільги. Аналізуючи дані форм звітності про отримані працівником доходи, якщо податковий орган виявляє факти неправомірного користування працівником податковою соціальною пільгою, податковий орган надсилає роботодавцям повідомлення про це і роботодавці зобов’язані оштрафувати працівника за це і позбавити права на пільгу.

Роботодавці інформують податковий орган про прийняття працівників на роботу, зазначаючи яким є це місце роботи — основним чи сумісництвом. Але способи контролю щодо недотримання норм щодо (не)основного місця роботи законодавство не визначає. Тому запитання «чи мають вони якось контролювати наявність у працівника основного місця роботи і яка відповідальність?» залишається поки що без відповіді.

Дмитро КУЧЕРАК,

головний редактор

журналу «Заработная плата»