№16 (124) 2016 / Оплата праці

Кадровик це має знати, щоб усе контролювати

  • 233
    • 29
    • 136
      • 39
      • 46
      • 1
      • 22
      • 19
    • 45
      • 1
      • 1
      • 25
      • 14
    • 6
      • 2
      • 3
      • 0
      • 1
    • 3
    • 3
    • 4
    • 7

Іноді вирішення повсякденних кадрових питань призводить до непорозумінь з бухгалтерами — це трапляється у ситуаціях, коли з погляду кадровика слід діяти одним чином, натомість як бухгалтерське мислення вперто проти цього заперечує. Отож, розглянемо декілька таких випадків, коли необхідно бути обізнаними з основними положеннями трудового законодавства, аби мати належні аргументи для захисту своєї позиції, зокрема щодо проблем з наданням щорічної та «декретної» відпустки, максимального строку відрядження та норми тривалості робочого часу.

«Відміна» відпустки

Для початку розглянемо досить поширену на практиці ситуацію: працівник пішов у відпустку і, як належить, йому за три дні до її початку було виплачено «відпускні». У перший же день відпустки він повідомив, що захворів і відкрив листок непрацездатності. Бухгалтерія завила, що не хоче робити перерахунок «відпускних», якщо відпустка буде ним продовжуватися чи переноситися, і вимагає «відмінити» відпустку.

Звісно, у даному випадку вимоги бухгалтерії неправомірні, а аргументи —  непереконливі.

Скасувати наказ про відпустку можна лише у разі, якщо його було видано неправомірно та/або з порушеннями трудового законодавства — наприклад, через помилку відділу кадрів, порушення графіка відпусток тощо, чого у наведеному випадку немає. Тому за таких обставин можна вести мову тільки або про перенесення відпустки на інший період, або про її продовження відповідно до ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). І рішення про таке перенесення або продовження приймає працівник.

Відкликання працівника з відпустки також неможливе, оскільки воно відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону № 504 допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог ч. 1 ст. 12 Закону № 504 (основна безперервна частина щорічної відпустки має становити не менше 14 календарних днів) та в інших випадках, передбачених законодавством. Рішення про відкликання працівника з відпустки приймає керівник підприємства.

Крім того, бухгалтерії має бути відомо, що у разі продовження відпустки через тимчасову непрацездатність сума «відпускних» не підлягає перерахунку — адже після закінчення тимчасової непрацездатності працівник «догулює» невикористані дні відпустки. І ці дні відпустки додатково не оплачуються, оскільки вони вже були оплачені перед виходом працівника у відпустку.

Натомість «відпускні» підлягають перерахунку в разі перенесення невикористаної через тимчасову непрацездатність частини відпустки на інший період. У такому разі змінюється розрахунковий період і тому по-новому визначається середня зарплата для оплати часу відпустки.

Після надання листка непрацездатності та його оплати вносяться виправлення у звітність по єдиному соціальному внеску (далі — ЄСВ) незалежно від того, яке рішення прийме працівник (про продовження чи перенесення відпустки). «Відпускні» є об’єктом оподаткування ЄСВ і якщо вони були виплачені до початку відпустки, то вони мають бути включені до звітності з ЄСВ у місяці їх виплати. При цьому якщо відпустка припадає на два суміжні місяці (так звана «перехідна відпустка»), то сума «відпускних» у звітності з ЄСВ відображається з розбивкою по місяцях.

Таким чином, якщо й вести мову про «вигоди» для бухгалтерії у цій ситуації, то максимум, на що вона може розраховувати — це попросити відділ кадрів «націлити» працівника на продовження, а не перенесення  відпустки (тоді не бухгалтерії не доведеться робити перерахунок «відпускних»).

Заява про надання «декретної» відпустки

Інший, також досить поширений, приклад: працівниця завагітніла, оформила листок непрацездатності, але надала його за тиждень перед пологами і повідомила, що йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. У відділі кадрів оформили наказ про надання відпустки і передали листок непрацездатності комісії із соціального страхування, яка прийняла рішення щодо його оплати з дати надання відпустки. Бухгалтерія документи для оплати прийняла, але вимагає, щоб їй надали також копію заяви від працівниці про те, що вона хоче йти у відпустку пізніше, аби мати підтвердження для визначення розрахункового періоду.

У даному випадку бухгалтерії для оплати часу відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами достатньо наказу про надання відпустки, рішення комісії із соціального страхування та листка непрацездатності.

Згідно зі ст. 17 Закону № 504, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається на підставі медичного висновку тривалістю:

— до пологів — 70 календарних днів;

— після пологів — 56 календарних днів (70 календарних днів — у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів), починаючи з дня пологів.

З огляду на це, усталеною є практика, що:

— якщо жінка має намір йти у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами у визначений термін, то заява про надання відпустки може не надаватися (для  надання відпустки достатньо листка непрацездатності);

— якщо жінка має намір йти у відпустку пізніше терміну, визначеного у листку непрацездатності, то про бажану дату початку відпустки вона має повідомити роботодавця, зазвичай, подавши заяву про надання відпустки. Жінка може повідомити про бажану дату початку відпустки й усно, але для уникнення непорозумінь краще все ж таки затребувати заяву.

За будь-яких обставин, наявність/відсутність заяви про бажану дату початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, а також наказу про надання такої відпустки і рішення про її оплату не є підставою для визначення розрахункового періоду.

У разі, якщо жінка йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами пізніше терміну, вказаного у листку непрацездатності, то розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, все одно є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа) за останнім основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (п. 25 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2001 р. № 1266), а не місяцю, що передує місяцю початку відпустки.

Тому за бажанням відділ кадрів може задовольнити прохання бухгалтерії і надати копію заяви працівниці (звісно, якщо така заява взагалі була подана), але це зайве.

Максимальний строк відрядження

Черговий приклад: підприємство направляє працівника у закордонне відрядження на три місяці. Бухгалтерія відмовляється оплачувати всі дні відрядження, мотивуючи своє рішення тим, що строк закордонного відрядження не може перевищувати 60 днів. І тільки якщо б йшлося про будівельно-монтажні роботи, то строк відрядження міг би бути довшим.

Дійсно, у п. 1 розділу ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), вказано, що відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98).

Аналогічно визначено і максимальний строк відрядження по Україні — строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 30 календарних днів, за винятком випадків, передбачених Постановою № 98 (п. 1 розділу ІІ Інструкції № 59).

Але багато хто з бухгалтерів госпрозрахункових підприємств забуває, що Інструкція № 59 та Постанова № 98 поширюються лише на органи державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Можливо, однією з причин цього є той факт, що податкові роз’яснення з питань відображення витрат у податковому обліку, оподаткування доходів працівників тощо в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі Державної фіскальної служби України містять посилання на норми Інструкції № 59, але не завжди мають застереження, що госпрозрахункові підприємства повинні розробити локальні акти з питань відряджень (інструкцію, положення тощо) і ними керуватися під час вирішення відповідних питань.

Саме в локальних актах підприємства, насамперед, у колективному чи трудовому договорі, мають бути обов’язково визначені максимальні строки відрядження. Чому обов’язково? Справа в тому, що максимальний строк відрядження нормами трудового законодавства (Кодексом законів про працю України (далі — КЗпП), Законом України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 р. № 108/95-ВР тощо) не встановлений. А у ч. 3 ст. 32 КЗпП до істотних умов праці віднесено, зокрема, систему та розміри оплати праці, пільги, режим роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад.

Час перебування працівника у відрядженні цілком охоплюється поняттям «режим роботи», а тому строк відрядження слід вважати істотною умовою трудового договору і він має бути закріплений або у локальному акті підприємства, або визначений безпосередньо у письмовому трудовому договорі з відповідним працівником (наприклад, якщо підприємство невелике й завчасно відомо, що направлятися у відрядження будуть лише один-два конкретні працівники).

Адже може статися й так, що працівник влаштувався на роботу, а його через день-два направляють у відрядження на півроку у відокремлений підрозділ в іншу область. Працівник може й не погодитися, а чи буде тут порушення з боку роботодавця?

Тому в нашому випадку кадровикам не варто хвилюватися, що бухгалтерія відмовляється оплачувати час відрядження, але все ж таки не завадить зайвий раз перевірити, чи визначено локальними актами підприємства максимальний строк відрядження як по Україні, так і за кордон. І якщо ні — то варто внести доповнення до локальних актів щодо строків відрядження.

Відпустка «з … по …»

А от наступна ситуація дещо відрізняється від попередніх — адже вона не лише викликає у кадровика бажання нарешті навчити бухгалтерію виконувати вимоги трудового законодавства, а змушує задуматися, що ж робити (при цьому не лише кадровика, а й бухгалтера, оскільки він також, зазвичай, не знає, як діяти за нижчеописаних обставин).

Працівник написав заяву про надання йому відпустки з 16 по 26 серпня 2016 року. Коли кадровик почав готувати наказ про надання відпустки, виникло питання: працівник хоче 11 днів відпустки чи 10? Це  зацікавило і бухгалтера, оскільки йдеться про оплату часу відпустки за середнім заробітком.

Дійсно, випадок, з яким стикнулися кадровик і бухгалтер, цікавий, але не надто складний. І в майбутньому схожих ситуацій можна уникнути, просто провівши з працівниками роз’яснювальну роботу щодо правил написання заяви про надання відпустки.

Так, Законом № 504 тривалість відпусток визначається у календарних днях. Наприклад, щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. При цьому щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

Святкові та неробочі дні, встановлені у ст. 73 КЗпП, при визначенні тривалості щорічних відпусток та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – інваліда з дитинства підгрупи А I групи, не враховуються (ч. 2 ст. 5 Закону № 504).

Тому працівникам слід пояснити необхідність вказувати у заявах про надання відпусток конкретну кількість днів відпустки, що вони хочуть отримати: 14, 11, 10 тощо, зазначаючи при цьому бажану дату початку відпустки. А от кінцеву дату відпустки вказувати не потрібно — кадровик, готуючи відповідний наказ, сам повідомить її працівникові.

Та повернемося до нашої ситуації: скільки днів відпустки надавати працівнику 11 чи 10?

У заяві кількість днів не вказана, але з її змісту очевидно, що працівник хоче, щоб останнім днем відпустки було 26 серпня 2016 року. Оскільки святкові та неробочі дні (а таким є 24 серпня) під час визначення тривалості щорічних відпусток не враховуються, то працівнику слід надати і оплатити 10 календарних днів відпустки. За рахунок одного святкового дня (24 серпня) відпустка, яка розпочинається 16 серпня «розтягнеться» по 26 серпня.

Відкликання з відпустки

Працівнику було надано відпустку з 11 липня по 4 серпня тривалістю 25 календарних днів та виплачено відпускні. Наказом по підприємству його відкликано з відпустки з 26 липня. Невикористана частина відпустки — 10 календарних днів. У наказі про відкликання з відпуски сказано «оплатити час роботи з урахуванням суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки». Бухгалтерія просить уточнити в наказі, чи утримувати з працівника виплачену суму відпускних.

У даному випадку в наказі щодо оплати часу роботи вжито формулювання відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону № 504. У ній сказано, що «у разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки».

Порядок застосування цієї норми роз’яснено у листі Міністерства праці та соціальної політики України від 9 червня 2004 р. № 18-311-1, зокрема, якщо працівника було відкликано зі щорічної відпустки, бухгалтер повинен провести перерахунок відпускних — із заробітної плати, яка буде нарахована працівникові після відкликання з відпустки, необхідно утримати суму середнього заробітку за невикористані дні відпустки.

Наприклад, якщо тривалість відпустки 24 календарні дні, сума середнього заробітку за час щорічної відпустки становить 2 400 грн і працівником було використано лише 14 календарних днів, сума середнього заробітку за невикористані дні відпустки становитиме 1 000 грн (2 400 грн ÷ 24 к. дн. × 10 к. дн.). Це означає, що працівникові має бути нарахована зарплата за відпрацьований час як звичайно, а після цього утримано суму відпускних, нарахованих за ці дні. Як наслідок, суму відпускних в касу працівник вносити не повинен. Відбувається нібито зарахування заборгованостей.

Таким чином можна обійтися і без внесення змін в наказ про відкликання з відпустки в частині щодо оплати часу роботи.

Місячна норма робочого часу

Раніше працівники працювали з понеділка по п’ятницю по 8 годин. Згодом режим роботи було змінено і тепер працівники з понеділка по четвер працюють 8 годин 15 хв, а у п’ятницю — 7 годин. Таким чином, нормальна тривалість робочого часу працівників не перевищує 40 годин на тиждень, як і раніше. Але бухгалтерія в одному місяці нараховує працівникам більше зарплати, а в інші менше, що пояснює тим, що відпрацьований працівниками за місяць час є більше або менше місячної норми робочого часу. Наприклад, у липні працівникам нараховано зарплату за 167 відпрацьованих годин, а мали нарахувати за 168 годин, а листопаді зарплату буде нараховано за 176,5 годин. Чому виникають такі відхилення?

Насправді відхилень немає. А якщо вони й є, то напевне тому, що бухгалтерія в програму по нарахуванню заробітної плати заклала норму тривалості робочого часу на 2016 рік з огляду на лист Міністерства соціальної політики України від 20 липня 2015 р. № 10846/0/14-15/13. Пояснимо в чому помилка.

У листі сказано, що у ньому наведено приклад розрахунку норми тривалості робочого часу на 2016 рік, розрахованої за календарем п’ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями в суботу та неділю при однаковій тривалості часу роботи за день впродовж робочого тижня та відповідним зменшенням тривалості роботи напередодні святкових та неробочих днів.

А абзацом вище у листі читаємо, що законодавством не встановлено єдиної норми тривалості робочого часу на рік. Ця норма може бути різною залежно від того, який робочий тиждень установлений на підприємстві (п’ятиденний чи шестиденний), яка тривалість щоденної роботи, коли встановлені вихідні дні, а тому на підприємствах, в установах і організаціях норма тривалості робочого часу на рік визначається самостійно з дотриманням вимог статей 50 – 53, 67 і 73 КЗпП.

У нашому ж випадку тривалість часу роботи протягом тижня різна — працівники з понеділка по четвер працюють 8 годин 15 хв., а у п’ятницю — 7 годин. Тому хоча норма тривалості робочого часу за тиждень дотримана — 40 годин, але протягом року в межах місяців вона буде відрізнятися від тої, що наведена у листі Міністерства соціальної політики України. І коли підприємство змінило тривалість роботи протягом днів тижня, слід було змінити і норму тривалості робочого часу на рік, в т. ч. місячну календарну норму, яка використовується для розрахунків з оплати праці при поденному обліку робочого часу. Це означає, що норма тривалості робочого часу, наприклад, у липні має бути не 168 годин, а 167 годин і тоді жодних «відхилень» не буде.

Дмитро КУЧЕРАК,

головний редактор журналу

«Заработная плата»