№5 (137) 2017 / Кадрове діловодство

Копії та витяги з документів: оформлюємо правильно

  • 235
    • 21
    • 131
      • 36
      • 53
      • 1
      • 18
      • 16
    • 53
      • 2
      • 2
      • 28
      • 18
    • 11
      • 4
      • 5
      • 0
      • 2
    • 4
    • 3
    • 6
    • 6

У процесі своєї роботи кадровикам час від часу доводиться оформлювати копії та витяги з різних документів (кадрових наказів, протоколів, штатних розписів, посадових інструкцій тощо), а також мати справу з копіями або витягами з документів, які були оформлені працівниками інших підприємств. Тому кадровики мають бути добре обізнані з правилами оформлення копій та витягів з документів, щоб і самим не припуститися певних помилок, і своєчасно виявити неправильність оформлення відповідних документів іншими працівниками.

Згадки про копії та виписки у КЗпП

Щоб дізнатися більш конкретно про ті випадки, коли кадровики можуть мати справу з копіями та витягами з відповідних документів, можна звернутися до основного законодавчого акта у сфері трудового законодавства — Кодексу законів про працю України (далі ― КЗпП). Зокрема, копії певних документів згадуються у:

― ч. 2 ст. 36 КЗпП, де йдеться про звільнення (з підстав, передбачених п. 7 і п. 71 ч. 1 ст. 36 КЗпП) з посади у триденний строк з дня отримання органом державної влади, органом місцевого самоврядування, підприємством копії відповідного судового рішення, яке набрало законної сили;

― ч. 2 ст. 47 КЗпП, у якій йдеться про те, що у разі звільнення працівника з ініціативи власника підприємства або уповноваженого ним органу (далі ― роботодавець) він зобов’язаний у день звільнення видати йому копію наказу про звільнення з роботи (в інших випадках звільнення ― копія наказу видається на вимогу працівника);

― ч. 6 ст. 223 КЗпП, де мова йде про здійснення роботодавцем організаційно-технічного забезпечення комісії по трудових спорах, у т. ч. надання роботодавцем обладнаного приміщення, друкарської та іншої техніки, необхідної літератури, організація діловодства, облік та зберігання заяв працівників і справ, підготовка та видача копій рішень і т. ін.;

― ч. 3 ст. 227 КЗпП, у якій йдеться про вручення у триденний строк копій рішення комісії по трудових спорах працівникові та роботодавцеві;

― ст. 228 КЗпП, у якій зазначається, що роботодавець або працівник у разі незгоди з рішенням комісії по трудових спорах можуть оскаржити її рішення до суду в десятиденний строк з дня вручення їм виписки з протоколу засідання комісії чи його копії;

― ч. 1 ст. 233 КЗпП, де йде мова про можливість працівника у справах про звільнення звернутися із заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду в місячний строк з дня вручення копії наказу про звільнення або з дня видачі трудової книжки.

Зауважимо, що таке поняття, як «витяг» з документа у КЗпП не згадується, проте у ньому можна знайти таке фактично синонімічне поняття, як «виписка» з певного документу, а саме у наведеній вище ст. 228 КЗпП згадується «виписка з протоколу засідання комісії».

Копія, витяг, виписка: визначення і відмінності

Хоча, як зазначалося вище, у КЗпП і згадуються такі поняття, як «копія» та «виписка», проте у ньому немає визначень цих понять. Тому аби краще зрозуміти, про які саме документи йдеться у відповідних випадках та чим конкретно вони відрізняються один від одного, слід звернутися до відповідних нормативно-правових документів сфери діловодства.

Зокрема, згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України (далі ― Мін’юст) від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (далі ― Правила № 1000/5):

копія документа ― це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи інформації іншого документа і в окремих випадках деяких його зовнішніх ознак;

витяг ― це засвідчена копія частини тексту службового документа.

Аналогічні визначення містяться і у Національному стандарті України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» ДСТУ 2732:2004, затвердженому наказом Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 р. № 97 (далі ― ДСТУ 2732:2004), в якому також містяться й деякі інші відповідні визначення:

засвідчена копія (службового документа) ― копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу;

незасвідчена копія (службового документа) ― копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили.

Крім того, під час роботи з архівними документами, також зустрічаються такі поняття як:

архівна копія ― повне відтворення всього тексту архівного документа, засвідчене архівом;

архівний витяг ― витяг з архівного документа, засвідчений архівом;

страхові копії (негативи першого покоління на рулонній плівці або мікрофішах) ― копії, що створюються на унікальні документи підприємства, які внесені до анотованих переліків унікальних документів, шляхом мікрофільмування (сукупність страхових копій документів, що зберігаються в архіві, складає страховий фонд, який створюється з метою збереження документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів);

копії фонду користування ― копії документів, які найбільш використовуються і які створюються шляхом ксерокопіювання або створення документів на електронних носіях (цифрові копії, позитивні мікрофільми та мікрофіши), що забезпечують ідентичність копії оригіналам.

Що ж до поняття «юридична сила» (службового документа) ― це властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснення правового регулювання та/або управлінських функцій.

Аби дізнатися, чим відрізняється копія документа від його оригіналу або дубліката, можна також звернутися до ДСТУ 2732:2004, згідно з яким:

оригінал (службового документа) ― примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили;

дублікат оригіналу (службового документа) ― повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

Інколи у деяких нормативно-правових актах згадуються і деякі інші види документів, які певною мірою пов’язані з копіями або витягами з документів або схожі з ними, наприклад:

«чорновий документ» ― це рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом;

факсограми ― паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку.

Що стосується такого поняття, як «виписка», то воно у ДСТУ 2732:2004 взагалі не міститься, а в інших, наприклад, у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12 квітня 2012 р. № 578/5 (далі ― Перелік № 578/5), згадується у вигляді «виписки з реєстру акціонерів», «виписки банків», «виписки з державного реєстру». Разом з тим визначення відповідних понять у згаданих нормативних документах сфери діловодства також не наводиться, як не зазначаються і вимоги до їх оформлення.

У зв’язку із зазначеним, у кадровій справі, коли йдеться про випадки оформлення відповідних виписок з певних документів (наприклад, як це передбачено у КЗпП) слід дотримуватися тих же вимог, які передбачені чинними нормативно-правовими актами сфери діловодства до витягів з документів, адже у цьому випадку фактично мова йде про синонімічні поняття.

Водночас, слід зважати на те, що у деяких сферах діяльності може існувати і певна різниця між «виписками» та «витягами». Наприклад, згідно зі ст. 1 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» від 15 травня 2003 р. № 755-IV (далі ― Закон № 755):

виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб − підприємців та громадських формувань ― це документ в електронній або паперовій формі, який формується та оновлюється за результатами проведення реєстраційних дій і містить відомості про юридичну особу або її відокремлений підрозділ, фізичну особу − підприємця (у т. ч. про взяття на облік в органах державної статистики та державної фіскальної служби, видачу ліцензії і документів дозвільного характеру) або громадське формування, що не має статусу юридичної особи;

витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб − підприємців та громадських формувань ― це документ у паперовій або електронній формі, що сформований програмним забезпеченням Єдиного державного реєстру за зазначеним заявником критерієм пошуку та містить відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб − підприємців та громадських формувань, які є актуальними на дату та час формування витягу або на дату та час, визначені у запиті, або інформацію про відсутність таких відомостей у цьому реєстрі.

Оформлення копій

Детальні правила виготовлення, оформлення та видачі копій і витягів з документів можна знайти у відповідних нормативно-правових актах сфери діловодства, наприклад, у Правилах № 1000/5, в яких, зокрема, зазначається, що організаційні та розпорядчі документи доводяться до виконавців у вигляді копій або витягів. Крім того, порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається, зазвичай, і інструкціями з діловодства конкретних підприємств.

Як правило, копії документів виготовляються та видаються на вимогу інших підприємств або громадян з дозволу керівника підприємства, його заступників або керівника відповідного структурного підрозділу.

Зауважимо, що копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Разом з тим, в окремих випадках дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо. Але не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша копії документа проставляється відмітка «Копія». Також сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії _____ арк.». За рішенням підприємства або на вимогу підприємства, якому надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

Спосіб виготовлення копій може бути різним, що у свою чергу може обумовлювати і деякі особливості їхнього оформлення. Зокрема, залежно від способу виготовлення, копії поділяють на:

факсимільні ― виготовлені за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у т. ч. багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;

вільні ― виготовлені шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

У факсимільних копіях особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим підприємствам або якщо копія вихідного документа залишається у діловодстві підприємства.

Факсимільні та вільні копії документів, що видаються іншим підприємствам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві підприємства, підлягають засвідченню відповідно до пунктів 8, 9 глави 10 розділу ІІ Правил № 1000/5 (питання щодо порядку засвідчення копій буде розглянуто далі). Але факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування на підприємстві (наприклад, копії розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення.

Також на копіях вихідного документа, що залишаються в діловодстві підприємства, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише такі дані:

― дата підписання документа;

― реєстраційний індекс документа;

― текст документа;

― реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

― реквізит засвідчення копії («Згідно з оригіналом», посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства).

Крім того, на копіях вихідних документів, що залишаються в діловодстві підприємства, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Оформлення витягів і дублікатів

Витяг зі службового документа оформлюється у тому разі, якщо немає необхідності в копії всього документа. При цьому витяг оформлюється на загальному бланку підприємства з дотриманням таких вимог:

― у назві виду документа зазначається: «витяг з наказу», «витяг з протоколу»;

― відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;

― з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

― відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

― проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства.

Витяги з протоколів різних засідань засвідчує секретар, який складає протоколи і здійснює їх зберігання, а з наказів ― керівник служби діловодства (кадрової служби) або посадова особа, яка відповідає за їх зберігання.

Дублікат документа є особливим видом копії службового документа, а саме повторно оформленим документом для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу. Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, ідентичну інформації в оригіналі. На ньому проставляються:

― відбиток печатки підприємства;

― підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката.

На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Засвідчення копій

Як зазначалося вище, для того щоб певні копії або витяги набули юридичної сили, вони мають бути засвідчені у встановленому порядку. Право засвідчувати ті чи інші документи, у т. ч. копії та витяги, може надаватися певним посадовим або іншим особам відповідними установчими чи іншими організаційними документами (наприклад, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями тощо) або на підставі довіреності.

Зауважимо, що підприємство має право засвідчувати копії лише тих документів, які створюються на ньому, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. Разом з тим, в окремих випадках підприємство може також оформлювати і засвідчувати копії документів інших підприємств, а саме:

― на вимогу судових та правоохоронних органів;

― для внутрішнього використання на підприємстві (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з підприємством). Наприклад, підприємство може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.

Напис про засвідчення копії складається:

― зі слів «Згідно з оригіналом»;

― з назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;

― з дати засвідчення копії.

Також напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій». Крім того, у випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки підприємства.

Більш детальні вимоги щодо засвідчення копій окремих видів документів та факсимільного відтворення на них підпису посадової особи у разі розсилання в підвідомчі установи можуть визначатися в інструкції з діловодства конкретної установи з врахуванням специфіки її діяльності, змісту документів, на основі яких вони оформлюються, та подальшого використання копій.

Оформлення архівних копій та витягів

Окремо варто розглянути особливості архівних копій та витягів, адже до архівів підприємств часто звертаються з відповідними запитами їхні колишні працівники. Якщо питання, відносно якого звернувся колишній працівник, відображене в одному, відносно невеликому архівному документі саме з цього питання, то створюється архівна копія цього документа. Витяги ж створюють, якщо архівні документи містять відомості з кількох не пов’язаних між собою питань. При цьому кожен витяг має точно і повно відтворювати ту частину документа, яка стосується запиту.

Якщо окремі частини оригіналу документа (слова, вислови, виправлення) важко розібрати або ж вони викликають сумнів у справжності, у відповідних місцях витягу роблять відповідні примітки (наприклад, «Так у документі», «У тексті нерозбірливо»).

Архівні копії та витяги, що виготовляються засобами комп’ютерної техніки, оформлюють на загальних бланках підприємства, зазначаючи відповідну назву документа ― «Архівна копія» (Зразок 1), «Архівний витяг» (Зразок 2).

Зразок 1

Публічне акціонерне товариство

«Машинобудівник»

АРХІВНА КОПІЯ

08.02.2017 р. № 43

 

ПУБЛІЧНЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «МАШИНОБУДІВНИК»

 

НАКАЗ

14.11.2011 р.                                                            Київ                                                        № 146-п

 

Про прийняття на роботу

 

ПРИЙНЯТИ:

БЕЗГУБЕНКО Ірину Володимирівну на посаду начальника виробничого відділу з 15 листопада 2011 р. з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Безгубенко І. В. від 10 листопада 2011 р..

 

Генеральний директор                                        Іванов                                                    С. В. Іванов

 

Підстава: ф. 3333, оп. 2-ос, спр. 51, арк. 42.

Згідно з оригіналом

 

Завідувач архіву                                                Іваненко                                              Б. С. Іваненко

М.П.

08.02.2017 р.

 

Зразок 2

Приватне акціонерне товариство

«Галантерейник»

АРХІВНИЙ ВИТЯГ

17.02.2017 р. № 3

 

ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ГАЛАНТЕРЕЙНИК»

 

НАКАЗ

16.04.1993 р.                                                      м. Харків                                                   № 55-ос

 

З особового складу

<...>

4. Прийняти на роботу бухгалтером-касиром Волобуєву І. М. (так у документі) з 18 квітня 1993 р. з випробувальним строком на один місяць та з оплатою відповідно до штатного розпису.

Підстава: заява Волобуевої І. М. від 12 квітня 1993 р..

 

Директор                                                          Клімкін                                                   Р. В. Клімкін

 

Підстава: ф. 1111, оп. 1-ос, спр. 12, арк. 20.

Згідно з оригіналом

 

Завідувач архіву                                                Чабан                                                       Р. І. Чабан

М.П.

17.02.2017 р.

 

Назву, дату та номер оригіналу документа відтворюють повністю. Після тексту архівної копії (витягу) подають архівний шифр (пошукові дані) документа. Якщо обсяг архівної копії (витягу) перевищує один аркуш, архівний шифр (пошукові дані) вказують на звороті кожного аркуша.

При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк підприємства не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія». Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії.

Ідентичність архівних копій і витягів оригіналам засвідчується відповідно до абз. 7 п. 5 глави 4 розділу XII Правил № 1000/5, а саме підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) і печаткою підприємства (за наявності). Якщо ж обсяг архівної копії (витягу) перевищує один аркуш, то усі аркуші повинні бути пронумеровані та прошиті, і підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) та відбитком печатки підприємства (за наявності) засвідчують місце з’єднання аркушів.

Архівні копії і витяги з архівних документів надсилають заявникам поштою із супровідними листами, підписаними керівником підприємства або структурного підрозділу, до складу якого входить архів, або їх також можна видавати на руки заявникам під підпис за умови пред’явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Родичам або довіреним особам зазначені документи видають у разі пред’явлення нотаріально завіреної довіреності.

Одержувач архівної копії або витягу ставить підпис на другому примірнику одержуваного документа, а також зазначає там дані паспорта (чи іншого документа, що посвідчує особу). Цей примірник залишається у справах архіву.

Якщо виникає необхідність, також допускається вилучення з архівних справ і видавання власникам або їх родичам оригіналів особових документів (трудових книжок, свідоцтв, дипломів, атестатів тощо), які власник не отримав свого часу. У цьому випадку оригінали особових документів повертають на підставі письмових заяв власників, з дозволу керівника підприємства, а вилучений оригінал документа у справі замінюють його копією.

Зберігання копій та витягів

Конкретні строки зберігання копій та витягів окремих документів визначаються відповідно до Переліку № 578/5. Зокрема, строк зберігання копій та витягів з документів, що пов’язані з питаннями трудових відносин визначається згідно з розділом 6 «Робота з кадрами» та деяких інших розділів Переліку № 578/5 (див. Таблицю).

Таблиця

Документи, що створюються в управлінській діяльності

(витяг)

Номер статті

Види документів

Строк зберігання

документів

Примітка

в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ

в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ

1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ

1.4. Правове забезпечення управління

89.

Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики тощо), що подаються до судових органів; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 р.1

3 р.1

1Після прийняття

рішення

6. РОБОТА З КАДРАМИ

6.1. Приймання, розподіл, переміщення та облік кадрів

493.

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держслужбовців, характеристики, листки з обліку кадрів)1:

 

 

1Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення — 3 р. після звільнення

 

2Після звільнення

а) керівників організацій; відомих політичних діячів; членів творчих спілок; осіб, які мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання

Пост.

75 р.2

б) осіб, які мають наукові ступені й вчені звання

75 р.2 ЕПК

75 р.2

в) службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій

75 р.2

75 р.2

Як видно з наведеного, копії та витяги багатьох документів (у т. ч. і копії або витяги з документів, наприклад, про освіту, розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо) зберігаються в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві, де документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення.

Але копії наказів (розпоряджень) про заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки працівника.

Олександр КЛИМЕНКО,

консультант з питань

соціально-трудових відносин