особова справа

  • 240
    • 30
    • 142
      • 43
      • 46
      • 1
      • 23
      • 20
    • 45
      • 1
      • 1
      • 25
      • 14
    • 6
      • 2
      • 3
      • 0
      • 1
    • 3
    • 3
    • 4
    • 7
5 повідомлень / 0 new
Останнє повідомлення
наталія
особова справа

Доброго дня! Підкажіть будь-ласка, як правильно вести особову справу викладача. Була перевірка і зробили зауваження що у карманчику (ми робимо його позаду папки) багато напхано і потрібно кожен листочок пронумерувати.
Ми робимо так: у папку зшиваємо
опис документів;
доповнення до особового листка з обліку кадрів;
особовий листок з обліку кадрів;
автобіографія;
копії документів про освіту;
заява про прийняття на роботу,
наказ про прийняття працівника на роботу
інструктаж з ТБ
+ атестаційний листок

а в карман кладемо згоду, коп.пасп., кода, нак.про відп., нак.про присв.кваліф.,направл. на стажув., довідки про підвищ.кваліф.

На сайті hrliga.com/я прочитала, що "До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування.
А куди мені все це класти тоді, я не розумію? І ще в мене запитання: скільки повинен зберігатися атест.лис., якщо людина підвищила кваліф. і в неї є новий?

Консультант Кад...
Накази слід зберігати окремо.

Звісно, Ви не повинні зберігати накази про відпустки, відрядження, направлення на курси підвищення кваліфікації тощо в особових справах. З огляду на Ваше запитання "куди все це класти" виникає підозра, що у Вашому закладі взагалі не займаються належним формуванням наказів у справи. Одразу зверніть увагу, що формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ (не плутайте їх з особовими справами). Особові справи працівників формуються протягом усього часу роботи працівника на підприємстві й строк їх зберігання - 75 років. Натомість накази слід формувати протягом календарного року і зберігати їх в окремих теках (тобто у хронологічному порядку, а не на кожного працівника окремо), а на початку кожного наступного року слід перевіряти, які документи підлягають знищенню, а які - подальшому зберіганню. Строки зберігання документів Ви можете знайти у Переліку типових документів, затверджений наказом Мінюста від 12.04.2012 р. № 578/5 (наприклад, строк зберігання наказів про щорічні відпустки та короткострокові відрядження становить 5 років). Тобто Ви маєте сформувати справи (простіше кажучи - завести окремі папки) для наказів з кадрових питань, обовязково розмежувавши накази довготривалого і тимчасвого строку зберігання.
Щодо атестаційного листа, то строк його зберігання - 75 років (незалежно від наявності нового).

наталія
дякую за відповідь, в нашій

дякую за відповідь, в нашій організації протягом року ми формуємо основні справи: відпустки, відрядження, накази з особового складу співробітників, основної діяльності і т.д. Але окрім наприклад наказу про відпустки в основній справі, в особову справу співробітника вкладають такий самий наказ разом із заявою людини про відпустку. тому і виникає таке питання, бо наскладалось усього дуже багато.

Консультант Кад...
То просто припиніть вкладати копії наказів в особові справи.

Ну тоді все набагато простіше - перестаньте дублювати документи, які й так формуєте в окремі справи, в особових справах працівників. Законодавство Вас не примушує їх там збирати, а методичних рекомендаціях щодо формування особових справ навпаки вказано на неприпустимість включення до них копій наказів про відпустки та відрядження (звісно, методичні рекомендації це не законодавчий акт, проте за відсутності такого ними варто скористатися). Облік відпусток Ви ж, я сподіваюся, ведете звичайним чином у журналі відпусток, а також у розділі V "Відпустки" особової картки працівника.

наталія
дякую, журнал відпусток в нас

дякую, журнал відпусток в нас є і у картку також дані заносимо.