№8 (140) 2017 / Професійна класифікація

Помічник керівника: статус, функції, суміжні посади

  • 245
    • 21
    • 138
      • 38
      • 54
      • 1
      • 22
      • 16
    • 55
      • 3
      • 3
      • 28
      • 18
    • 12
      • 5
      • 5
      • 0
      • 2
    • 4
    • 3
    • 6
    • 6

Посади помічників керівників та помічників провідних посадових осіб підприємств наразі є одними з трендових й найбільш запитуваних роботодавцями на ринку праці. Дуальність позицій так званих «правих рук» топ-управлінців характеризується вимогами до них бути одночасно дисциплінованими й винахідливими, діяти регламентовано й креативно. Тож з’ясуємо, що ж все таки має переважати у поведінці таких працівників — безумовне виконання усіх рекомендацій свого керівника або ж самостійне вирішення поставлених перед ними завдань.

Будь-який керівник потребує у своїй роботі надійного і відповідального помічника, здатного взяти на себе усі поточні організаційні та інформаційні обов’язки й вирішення стандартних буденних проблем, що звільнить самого керівника від нераціональної витрати часу. У певному сенсі помічник керівника ― це не стільки «спеціальність», скільки «особливий статус», ним наділяється не просто високопрофесійний секретар, а «довірена особа» на підприємстві.

У той же час, на українському ринку праці протягом останніх декількох років спостерігається певний дефіцит кваліфікованих працівників, які виконують допоміжні адміністративні обов’язки, у т. ч. й представників «еліти адміністративного персоналу» ― особистих помічників керівника.

Як зазначають сьогодні керівники кадрових підрозділів підприємств, щоб обіймати посаду помічника керівника, недостатньо досконало володіти базовим набором професійних знань і вмінь, необхідно мати ще й певні людські якості ― гарний смак, розвинене естетичне чуття, внутрішню культуру, відданість корпоративним інтересам, доброзичливість і тактовність. При цьому також необхідно поєднувати, з одного боку, готовність перебувати у вимогливому підпорядкуванні, вміння пристосуватися до характеру керівника, а з іншого — здатність управляти людьми в процесі виконання деяких локальних доручень керівника: наприклад, організувати співробітників (у т. ч. й перших осіб підприємства, приміром, заступників керівника), координувати окремі проекти (зокрема, медійного спрямування) тощо. Помічнику керівника доводиться враховувати певні нюанси у своїй діяльності: якщо він вийде за рамки своїх повноважень, то де-факто прийме рішення замість керівника, а буде надмірно перестраховуватися ― перекладе частину своєї роботи на плечі шефа. Знайти людину, яка ідеально відповідала б цій посаді буває дуже непросто, тому розумних і досвідчених помічників керівники підприємств цінують не менше, ніж топ-менеджерів.

Загальні функціональні обов’язки

Коло обов’язків помічника керівника залежить від масштабу підприємства, стилю керівництва й корпоративних стандартів.

Серед основних обов’язків помічника керівника можна виділити наступні:

1. Робота з документами (інформаційно-документальне обслуговування):

― прийом і перевірка правильності оформлення підготовлених проектів документів, переданих керівникові на підпис, їхнє редагування;

― прийняття вхідної кореспонденції, її передавання на розгляд керівника й подальша передача відповідно до прийнятого рішення в структурні підрозділи чи конкретним виконавцям для використання в процесі роботи та/або підготовки відповідей;

― ведення діловодства: складання листів, запитів й інших документів, підготовка проектів доповідей, звітів тощо, необхідних для роботи керівника;

― оперативне зберігання документів, формування справ відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечення їх схоронності й у встановлений термін здача в архів;

― контроль виконання працівниками підприємства виданих наказів і розпоряджень, а також дотримання строків виконання вказівок і доручень керівника підприємства, взятих на контроль;

― ведення контрольно-реєстраційної картотеки.

2. Організаційна робота (бездокументальне обслуговування):

― прийом і передача повідомлень зручними каналами зв’язку (факс, електронна пошта тощо);

― створення «телефонного іміджу» підприємства й керівника, самостійне прийняття рішень щодо переадресації або завершення телефонних дзвінків;

― забезпечення робочого місця керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярськими засобами, створення умов, що сприяють ефективній роботі;

― організація й координація зустрічей керівника, розробка найбільш раціонального розпорядку його роботи;

― підготовка засідань і нарад, які проводитиме керівник (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їхня реєстрація), ведення й оформлення протоколів нарад;

― організація презентацій і представницька діяльність;

― організація прийому відвідувачів, сприяння оперативному розгляду прохань і пропозицій працівників;

― виконання особистих доручень.

Залежно від масштабу підприємства, різняться певним чином і обов’язки самого помічника керівника. Так, на невеликих підприємствах помічник керівника, крім своїх посадових обов’язків, нерідко займається адміністративно-господарським забезпеченням життєдіяльності офісу, координацією роботи кур’єрів/водіїв/менеджерів, оформленням первинних бухгалтерських документів, виконує функції кадровика. Тоді як на великих підприємствах керівникові часто допомагають не одна, а декілька осіб: діловод, відповідальний за технічне виконання рутинної роботи з паперами, дзвінками й іншими повсякденними справами, що вимагають постійного перебування в офісі, і координатор, особистий помічник, який організовує робочий день керівника, планує зустрічі й наради та супроводжує його в робочих поїздках.

У мегакорпораціях, де в кожному департаменті або підрозділі є діловод, на помічника керівника іноді покладають ще й функції керівника секретаріату або завідувача канцелярією.

Кадрове забезпечення

У Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі ― КП) міститься низка посад, до функцій яких тим чи іншим чином входить обов’язок допомогати керівникові підприємства (див. Таблицю).

Таблиця

№ з/п

Найменування посади

Код КП

Посадові обов’язки

1.

«Адміністративний помічник»

3436

― планує робочий день керівника (зустрічі, дзвінки тощо);

― здійснює технічне забезпечення діяльності керівника (замовлення транспорту, квитків; організацію зустрічей, переговорів);

― виїжджає за завданням керівника у короткострокові відрядження для рішення питань, означених керівником;

― супроводжує керівника на зустрічах, у поїздках;

― бере участь у переговорах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах; веде протоколи та інші документи, що оформлюють хід і результат зустрічей, переговорів, нарад;

― здійснює зв’язок з підприємствами, державними органами та органами місцевого самоврядування для вирішення питань, означених керівником (які не потребують особистої участі керівника);

― за дорученням керівника погоджує окремі питання із працівниками структурних підрозділів, доводить до них вказівки й розпорядження керівника, контролює їх виконання;

― здійснює збір матеріалів та інформації, необхідних керівникові, готує аналітичні, інформаційні, довідкові та інші матеріали і подає керівникові;

― веде діловодство, одержує адресовані керівникові поштові й телеграфні відправлення, веде їхній облік і реєстрацію, передає керівникові службову документацію;

― веде запис на прийом до керівника, організує прийом відвідувачів;

― одержує за дорученням керівника в державних органах та органах місцевого самоврядування документи й інформацію для керівника;

― виконує разові доручення керівника з організації роботи персоналу.

2.

«Помічник керівника підприємства (установи, організації)»

3436.1

― здійснює контроль за своєчасним виконанням працівниками підприємства наказів та розпоряджень, розробляє методики такого контролю і веде картки обліку виконання наказів, розпоряджень і доручень керівника підприємства;

― планує робочий день керівника підприємства (зустрічі, телефонні дзвінки тощо);

― здійснює технічне забезпечення діяльності керівника підприємства (замовлення транспорту, організація зустрічей, переговорів);

― здійснює короткочасні службові відрядження за вказівкою керівника підприємства для вирішення окремих питань;

― супроводжує керівника підприємства на зустрічах і у відрядженнях;

― бере участь в переговорах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах; веде протоколи і складає необхідні документи за результатами зустрічей і переговорів;

― підтримує зв’язок з іншими підприємствами, а також державними органами й вирішує справи, які не потребують особистої присутності керівника підприємства;

― за дорученням керівника підприємства узгоджує або вирішує окремі питання з керівниками й працівниками структурних підрозділів, контролює виконання ними окремих доручень і наказів керівника підприємства, а також отримує від них необхідну інформацію й матеріали;

― у межах своєї компетенції готує проекти наказів, рішень і розпоряджень керівника підприємства, а також, за дорученням керівника підприємства, інших матеріалів і документів, що стосуються діяльності підприємства;

― збирає і отримує матеріали та інформацію з різних зовнішніх джерел, що необхідна керівникові підприємства, а також забезпечує її аналіз; доповідає результати такого аналізу керівнику підприємства;

― організовує діловодство, вивчає кореспонденцію, що надійшла на ім’я керівника підприємства, у межах своєї компетенції готує проекти відповідей або рішень;

― веде запис на прийом до керівника підприємства й організовує прийом відвідувачів;

― виконує окремі доручення керівника підприємства щодо управління перосналом, здійснює контроль за роботоє окремих працівників;

― виконує інші обов’язки та доручення керівника підприємства в рамках своєї компетенції й спеціалізації на додаткових окремих видах діяльності.

3.

«Референт»

3436.1

― здійснює роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно-розпорядчої діяльності керівника;

― приймає вхідну кореспонденцію, передає її згідно з прийнятим рішенням в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;

― веде діловодство, виконує різноманітні операції з застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збору, обробки і подання інформації при підготовці і прийнятті рішень;

― здійснює методичне керівництво та контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах підприємства;

― здійснює контроль за наявністю та збереженням документів, бланків та договорів підприємства;

― приймає документи і особисті заяви на підпис керівника;

― готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівника;

― готує, подає на підпис та ознайомлює необхідних працівників з наказами і розпорядженнями керівника з основної діяльності підприємства та кадрових питань;

― слідкує за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів на підпис керівникові, забезпечує їх якісне редагування;

― організовує оперативний зв’язок керівника зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) та окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства;

― передає і приймає інформацію по приймально-передавальним пристроям (телефон, факс, електронна пошта і т.д.), своєчасно доводить до відома керівника отриману інформацію;

― за вказівкою керівника готує листи, запити, відповіді, інші документи;

― виконує роботу з підготовки зборів і нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час і місце проведення, повістці дня, їх реєстрацію), веде і оформлює протоколи зборів і нарад;

― здійснює контроль за виконанням працівниками у належний термін виданих керівником наказів і розпоряджень;

― веде реєстр вхідної та вихідної документації;

― друкує за вказівкою керівника службові матеріали, що необхідні для його роботи,  вводить поточну інформацію в базу даних;

― організовує прийом та обслуговування відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;

― забезпечує виконання машинописних і копіювальних робіт;

― формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх схоронність і у встановлені терміни здає в архів.

4.

«Помічник керівника іншого основного підрозділу»

3436.2

― приймає телефонні дзвінки й відвідувачів у приймальні офісу;

― з’ясовує потреби осіб, які телефонують, і відвідувачів;

― переадресовує вхідні й управляє вихідними телефонними дзвінками, приймає та відправляє факси і електрону пошту, записує повідомлення для співробітників;

― обробляє вхідну й вихідну кореспонденцію (приймає, реєструє, переадресовує);

― веде архів документів, листів, інформаційних матеріалів;

― готує й оформлює документацію, необхідну для організації роботи підрозділу;

― здійснює доставку особливо важливих документів і договорів;

― здійснює відправлення та прийом документів з регіонів;

― забезпечує співробітників підрозділу пропускними документами;

― за дорученням керівника погоджує окремі питання з працівниками підрозділу;

― вчасно інформує співробітників про зміни або нововведення на підприємстві;

― стежить за змінами в організаційній структурі підприємства, вчасно вносить корективи до відповідної документації;

― оновлює список телефонів і адрес, необхідних підрозділу й мобільним телефонам співробітників;

― організовує підготовку документів, матеріалів, необхідних для ведення переговорів з експлуатаційними службами, комунальними організаціями, державними органами;

― проводить інвентаризацію в підрозділі;

― здійснює підготовку даних і документів для формування бюджету підрозділу в частині витрат на адміністративно-господарські потреби;

― забезпечує офіс необхідними канцелярськими засобами, водою, кавою тощо (замовлення, контроль доставки й складання фінансової звітності).

Утім, керівники й помічники бувають різні. Так, посади «помічників» у певних галузях економічної діяльності можуть займати лише власники дипломів, принаймні, бакалавра: «Помічник нотаріуса» (код КП — 3436.9), «Помічник юриста» (код КП — 3436.9), «Помічник приватного детектива» (код КП — 3450), а подекуди й тільки дипломів магістра, наприклад як «Помічник арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)» (код КП — 2490).

Навички помічників керівника

Навички, необхідні працівникові на конкретній посаді, у посадових інструкціях, як правило, не вказуються. Але не торкнутися цього боку роботи помічників керівників було б неправильно. По суті, сучасний високопрофесійний помічник керівника ― це керуючий адміністратор, до найбільш важливих компетенцій якого можна віднести наступні навички:

проактивність ― уміння працювати на випередження: передбачати потреби керівника, читати, так би мовити, між рядків, усе розуміти без зайвих питань, вміти передбачати розвиток подій;

універсальність ― здатність якісно виконувати широке коло обов’язків, уміння адаптуватися до умов ділового середовища, що швидко змінюються;

ефективні комунікації й інформаційна логістика ― вміння управляти інформаційними потоками;

коректна поведінка з будь-якою конфіденційною інформацією;

навички системного аналізу проблем — вміння запропонувати декілька можливих рішень (оптимальне, резервне й «кризове» ― на випадок розвитку подій  не «за сценарії планом»);

вільне володіння комп’ютерною технікою — вміння створювати бази даних, працювати з редакторськими програмами, організовувати віртуальні презентації, конференції тощо;

супервайзинг ― навички щодо контролю й координуванню зустрічей, проектів, тощо — усього, що доручає керівник).

Серед найцінніших якостей, що забезпечують успішність помічників керівників, необхідно зазначити також грамотність, комунікабельність, дипломатичність, відповідальність, ретельність і акуратність, здатність оперативно обробляти великий потік інформації, вміння розподіляти справи у порядку пріоритетності, корпоративність, стресостійкість, гарну пам’ять та реакцію.

Крім того, сьогодні, коли чимало українських підприємств виходять на міжнародний рівень, вільне володіння іноземною мовою (або навіть декількома мовами) стало чи не найважливішою навичкою, що дозволяє здобути посаду помічника керівника у солідній компанії.

Плюси й мінуси

Основним «плюсом» у роботі помічника керівника є можливість отримати безцінний управлінський досвід й перспективу необмеженого розвитку та вдосконалення власних здібностей. Працюючи поруч із розумним і успішним керівником, можна щодня вчитися логіці та принципам постановки й вирішення стратегічних і тактичних завдань бізнесу, прийняттю оптимальних рішень, веденню ділових переговорів, вирішенню конфліктів, спілкуванню з людьми різного соціального рівня та віку. Надалі здобуті знання і вміння допоможуть просунутися кар’єрними сходами або навіть відкрити власну справу. Також до «плюсів» загалом можна віднести й оплату праці помічника керівника — у середньому в Києві вона становить 8 000 − 10 000 грн на місяць (щоправда, в регіонах значно нижче ― 4 000 − 6 000 грн на місяць). Якщо ж помічник керівника володіє декількома іноземними мовами або має, наприклад, юридичну освіту (адже помічникові керівника досить часто доводиться займатися розробкою офіційних фірмових бланків документів, складанням і оформленням документації тощо), то він може претендувати й на вищу фінансову оцінку своєї праці — фактично верхню межу зарплати особистого помічника керівника визначити практично неможливо.

Серед «мінусів» роботи помічника керівника можна виділити:

― важкий графік роботи ― режим, що називається 24/7/365, адже часто робочий день помічника триває довше, ніж у керівника;

― деякі керівники різко негативно ставляться до бажання свого помічника перейти на іншу посаду, а іноді персональні асистенти стають «заручниками своєї професії»;

― вікові обмеження: як правило, на дану позицію роботодавці розглядають здобувачів не молодше 25 років, а кар’єра помічника керівника триває в середньому до 35 − 40 років.

Можливі перспективи

Не секрет, що багато співробітників розглядають посаду персонального асистента як хороший старт, трамплін для гідної кар’єри. У майбутньому розумний помічник керівника, який добре знає структуру підприємства, напрямки його діяльності, спеціалізацію співробітників і зовнішні зв’язки, може стати топ-менеджером ― виконавчим/адміністративним директором, заступником директора або керівником певного структурного підрозділу. Нерідко досвідчені помічники керівника йдуть у бізнес, оскільки надбані знання й досвід дозволяють їм успішно керувати власною справою.

Проте часом досягнення посади помічника керівника і є свідчення успішного кар’єрного росту: від секретаря невеликого підприємства до персонального асистента керівника корпорації  або холдингу. У теперішній період розвитку економіки ця професія є досить престижною, високооплачуваною й досить цікавою та перспективною.

Споріднені посади

Говорячи про суміжні посади, в першу чергу, звісно, необхідно назвати професію секретарів ― «Прес-секретар» (код КП — 1234), «Секретар адміністративний» (код КП — 3431), «Секретар комітету (організації, підприємства, установи)» (код КП — 3431), «Секретар правління» (код КП — 3431), «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)» (код КП — 4115). Також до числа споріднених можна віднести різні адміністративні посади: «Ресепшіоніст» (код КП — 4222), «Офісний службовець (реєстрація та облік)» (код КП — 4131), «Діловод» (код КП — 4144).

Наприклад, аналіз найбільш популярної у мас-медіа посади «Секретаря керівника (організації, підприємства, установи)» показує, що вона характеризується виконанням як функцій підлеглого, так і функцій своєрідного дублера керівника:

Функції підлеглого: виконує організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства; приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей; веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення та подання інформації для підготовки і прийняття рішень; приймає документи і особисті заяви на підпис керівникові підприємства; готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівника; організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст; за дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів; веде контрольно-реєстраційну картотеку; забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють ефективній роботі; друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи, вводить поточну інформацію в базу даних; організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників; формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву.

Функції дублера керівника: стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує їх якісне редагування; виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирає необхідні матеріали, повідомляє учасників про час і місце проведення, порядок денний, реєструє їх), веде і оформляє протоколи засідань і нарад; здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень.

Звісно, наведений розподіл ― умовний. Утім, він наочно демонструє, що відмінності помічників та секретарів керівників носять доволі розмитий характер й уся ця спільнота кваліфікованих професіоналів та фахівців відіграють важливу роль в організації управління підприємством.

Олександр НОСІКОВ,

консультант з кадрового діловодства