№11 (11) 2011 / Кадрове діловодство

Приймання-передача кадрових справ

  • 254
    • 32
    • 144
      • 46
      • 48
      • 1
      • 23
      • 21
    • 50
      • 1
      • 2
      • 26
      • 14
    • 8
      • 4
      • 3
      • 0
      • 1
    • 3
    • 3
    • 7
    • 7

У разі зміни особи,  відповідальної за  ведення кадрового діловодства, необхідно складати акт приймання–передачі кадрових справ. Саме це є процедурою, з якої повинна починатися і закінчуватися праця кадровика на будь-якому підприємстві. 

Хоча процедура приймання-передачі кадрових справ  не відображена в нормативно-правових актах, немає затвердженої форми акта приймання-передачі справ, однак на практиці склалися певні правила її проведення.

Так, зазвичай процес приймання-передачі справ складається з наступних етапів:

  • видання наказу про приймання-передачу справ;
  • створення комісії;
  • перевірка кадрової документації;
  • складання актів про приймання-передавання справ.

Обов’язкові документи 

Створення комісії про приймання-передачу справ у складі не менш трьох осіб обумовлюється в наказі керівника підприємства. До цієї комісії можуть входити: заступник керівника підприємства, працівники відділу кадрів, бухгалтерії, інженер з охорони праці, юрисконсульт та інші спеціалісти. Перед членами комісії ставиться завдання проведення процедури приймання-передачі кадрових справ у зв’язку зі звільненням або переведенням на іншу роботу працівника відділу кадрів.

Розпочинаючи роботу, комісія складає перелік обов’язкових документів, які повинні бути в кадровій службі підприємства, перевіряє їх  наявність, правильність формування документів у справи згідно з чинним законодавством, їх реєстрацію і зберігання. Також виявляють відсутні документи та наявні недоліки у веденні кадрового діловодства.

Єдиного переліку документів, обов’язкових для кожного підприємства, не існує. Різні правові акти містять згадування про необхідність ведення тих або інших документів залежно від специфіки діяльності підприємств. Проте обов’язковість деяких документів прямо визначено трудовим законодавством. Наприклад, обов’язковість наявності колективного договору передбачена у ст. 11 КЗпП, трудових книжок – у ст. 48 КЗпП, графіка відпусток – у ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі – Закон про відпустки), правил внутрішнього трудового розпорядку – у ст. 142 КЗпП.

Необхідність наявності багатьох документів закріплено в інших нормативних актах, наприклад, про книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них згадується в п. 7.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58 ). Також обов’язково слід вести на всіх працівників підприємства особові картки за формою П-2 (вона затверджена спільним наказом Держкомстату України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 р. № 495/656). Правила формування особових справ держслужбовців визначено у Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

Предмет перевірки

Під час перевірки кадрових документів комісія повинна звертати увагу на наявність наступних документів.

Статут підприємства. Перевіряється, хто із посадових осіб має повноваження  підписувати накази щодо прийняття на роботу  і звільнення працівників.

Правила внутрішнього трудового розпорядку і колективний договір. З’ясовується, чи відповідають вони вимогам трудового законодавства, чи ознайомлені з ними працівники під підпис.

Штатний розпис. Перевіряється строк його дії, чи відповідають в ньому назви посад Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 р. № 327 (далі — КП).

Наказ про призначення особи, відповідальної за ведення, облік і зберігання трудових книжок і вкладишів до них. Також перевіряється оформлення наказів вимогам трудового законодавства, відповідність в них назв робіт і посад КП, правильність внесення записів до трудових книжок.

Журнал реєстрації наказів про прийняття, переведення, заохочення, звільнення працівників. Звертають увагу на нумерацію аркушів, прошивку журналу і наявність скріплення печаткою підприємства, нумерацію наданих наказів.

Журнал реєстрації наказів про надання відпусток працівникам і графік відпусток. Перевіряється порядок їх заповнення, правильність надання відпусток згідно з вимогами Закону про відпустки.

Табель обліку робочого часу працівників. З’ясовується правильність його заповнення згідно з наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Перевіряється правильність її заповнення згідно з вимогами наказу Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27 жовтня 1995 року № 277. Звіряють кількість зареєстрованих в книзі записів з кількістю трудових книжок працівників підприємства.

Трудові книжки працівників. Звертають увагу на відповідність їх кількості загальної чисельності працівників підприємства. Перевіряють, чи відповідають записи у трудових книжках вимогам Інструкції № 58 і КП.

Особові справи працівників. Перевіряється опис документів їх наявності у справі, правильність їх заповнення.

Інструкція з охорони праці та протипожежної безпеки. Встановлюється порядок ознайомлення з нею працівників, чи відповідає вона вимогам Закону України «Про охорону праці» від 14 жовтня 1992 р. № 2694-ХІІ.

Документи з військового обліку. З’ясовується, чи ведеться чи робота з обліку військовозобов’язаних і призовників згідно з Інструкцією з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженою наказом Міністра оборони України від 15 грудня 2010 р. № 660.

Листки непрацездатності. Перевіряється ведення їх реєстрації і облік, внесення  до них даних із зазначенням загального страхового стажу згідно зі ст. 7 Закону України «Про загальнообов’язкове державне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою  працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18 січня 2001 року № 2240-ІІІ.

Таким чином перевіряються й інші документи, наявність яких регламентується трудовим законодавством и нормативно-правовими актами.

Після проведення перевірки члени комісії  мають повне уявлення про наявність документів, які відповідають чинному законодавству та не потребують доопрацювання, про документи, які потребують змін та доповнень, і відсутність документів, які необхідно оформити.

Висновки комісії

Висновками роботи комісії є акт про приймання-передачу кадрових справ. Він містить інформацію про найменування документів, їх кількість, період часу, який вони охоплюють, а також відомості про відсутність (ушкодження) документів, про помилки, які допущені в них, зауваження щодо змісту і оформлення документів. Члени комісії можуть давати в актах конкретні рекомендації по усуненню виявлених порушень і недоліків та поліпшенню ведення кадрового діловодства.

Особливу увагу приділяють перевірці трудових книжок, оскільки вони є основним документом про трудову діяльність і трудовий (страховий) стаж працівників. Перед складанням акта приймання-передачі трудових книжок особа, відповідальна за їх ведення, повинна перевірити:

  • кількість трудових книжок,що зберігаються на підприємстві;
  • чи відповідає їх кількість чисельності працівників підприємства;
  • чи відповідають записи в трудових книжках вимогам Інструкції № 58 (вибірково);
  • наявність і правильність ведення книги руху трудових книжок і вкладишів до них (у ній мають бути зареєстровані всі трудові книжки працівників, одержані від них під час  прийняття на роботу, а також трудові книжки, видані працівникам, що стали до роботи вперше);
  • порядок зберігання трудових книжок;
  • наявність на підприємстві необхідного запасу бланків трудових книжок і вкладишів до них (кількість бланків визначається залежно від плинності кадрів).

Далі, за окремим актом, приймають трудові книжки працівників. Акт має містити перелік усіх наявних у відділі кадрів трудових книжок із зазначенням таких даних: прізвище, і’мя, по батькові, серія і номер трудової книжки (вкладиша), загальна кількість трудових книжок і вкладишів, у т. ч. незатребуваних звільненими працівниками. В акті належить зафіксувати також передачу нових бланків трудових книжок і вкладишів до них. Акт складається у довільній формі та підписується особами, які приймають і здають справи, головою комісії та їх членами, після чого передається на затвердження керівнику підприємства. Затвердивши акт, керівник підприємства підписує наказ про призначення нової особи, відповідальної за ведення, облік і зберігання трудових книжок, з якими працівник ознайомлюється під підпис.

Юрій КОСТЕНКО