№7 (7) 2011 / Кадрове діловодство

Прийняття на роботу: порядок оформлення

  • 241
    • 30
    • 143
      • 43
      • 46
      • 1
      • 23
      • 20
    • 45
      • 1
      • 1
      • 25
      • 14
    • 6
      • 2
      • 3
      • 0
      • 1
    • 3
    • 3
    • 4
    • 7

Коли для пошуку необхідного фахівця проведено вже безліч співбесід, витрачено масу зусиль співробітників, що займаються підбором персоналу, а, можливо, й самого роботодавця, і, нарешті, знайденого того, хто може бути надзвичайно корисним у подальшій діяльності підприємства, особливу увагу слід приділити оформленню трудових відносин. Адже прийняття на роботу є початком взаємин між роботодавцем і працівником, тому бажано одразу з'ясувати усі питання, що можуть виникнути у подальшому, продивитися необхідні документи майбутнього працівника, а йому, в свою чергу, надати для ознайомлення колективний договір та правила внутрішнього трудового розпорядку, а також належним чином зафіксувати умови трудового договору та внести відповідні записи до трудової книжки. Звісно, усі ці дії слід роботи під час прийняття на роботу не тільки суперкваліфікованих спеціалістів, а й усіх працівників, що дозволить уникнути зайвих непорозумінь у подальших відносинах та, можливо, убезпечить від виникнення трудових конфліктів.

Відповідно до ст. 21 КЗпП трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією   угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а роботодавець — виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством  про працю, колективним договором і угодою сторін. Проте перед тим як перейти до документального оформлення трудових відносин, необхідно з'ясувати ще ряд питань. Сподіваємося, що вам допоможе не заплутатися у порядку дій, які слід вчинити, їх алгоритм, викладений у схемах.

Гарантії та обмеження

Кожен працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін. Більше того, згідно зі ст. 22 КЗпП забороняється необґрунтована відмова у прийнятті на роботу, оскільки відповідно до Конституції України будь-яке пряме або непряме обмеження прав чи встановлення прямих або непрямих переваг при укладенні,  зміні та припиненні трудового договору залежно від походження, соціального і майнового стану, расової та національної приналежності, статі, мови, політичних поглядів,  релігійних переконань, членства у професійній спілці чи іншому об'єднанні громадян,  роду і характеру занять, місця проживання не допускається.

Безпідставна відмова у прийнятті на роботу може бути оскаржена до суду, а той, як зазначено у п. 6 Постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 6 листопада 1992 року № 9, при обґрунтованості  позову зобов’яже роботодавця укласти трудовий договір з особою, запрошеною на роботу в порядку переведення, з першого робочого дня, наступного після дня звільнення з попереднього місця роботи (якщо була обумовлена інша дата — з цієї дати), а з іншими особами — з дня їх звернення до роботодавця з приводу прийняття на роботу. Окрім того, роботодавець буде повинен оплатити вимушений прогул працівника внаслідок відмови у прийнятті його на роботу або несвоєчасного укладення трудового договору за правилами ч. 2 ст. 235 КЗпП про оплату вимушеного прогулу незаконно звільненому працівникові.

До того ж, закон передбачає додаткові гарантії при прийнятті на роботу окремих категорій громадян.

Заборонено відмовляти у прийнятті на роботу

  1. Вагітним та жінкам, що мають дітей – з мотивів, пов’язаних з вагітністю або наявністю дітей віком до трьох років, а одиноким матерям — за наявністю дитини віком до чотирнадцяти років або дитини-інваліда (у разі такої відмови у прийнятті на роботу зазначеним категоріям жінок роботодавець зобов’язаний повідомити їм причини відмови у письмовій формі, а сама відмова потім може бути оскаржена у судовому порядку, ст. 184 КЗпП).
  2.  Батькам, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також опікунам (піклувальникам), прийомним батькам – за аналогією з гарантіями, наданими жінкам, які мають дітей (ст. 1861 КЗпП).
  3. Молоді, яка закінчила загальноосвітні школи, професійні навчально-виховні заклади, а також іншим особам молодше вісімнадцяти років, направлених на підприємства в рахунок броні (ст. 196 КЗпП).
  4. Інвалідам – з мотивів інвалідності (за винятком випадків, коли за висновком медико-соціальної експертизи стан їх здоров'я перешкоджає виконанню професійних обов'язків, загрожує здоров'ю і безпеці праці інших осіб, ст. 17 Закону України «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» від 21 березня 1991 р. № 875-XII).
  5. Громадянам, які потребують соціального захисту (зокрема, дітям (сиротам), які залишилися без піклування батьків, особам перед пенсійного віку тощо) – у межах броні, встановленої для даного підприємства незалежно від форми власності.  

Але поряд з такими гарантіями щодо працевлаштування, законодавством встановлено і ряд обмежень — адже не всіх осіб взагалі можна приймати на роботу, а деяких – тільки у разі дотримання певних умов.

Обмеження щодо працевлаштування

  1. За віком — не допускається прийняття на роботу осіб молодше шістнадцяти років (утім, за згодою одного із батьків або особи, що його замінює, можуть, як  виняток, прийматись на роботу особи, які досягли п'ятнадцяти років, а для  виконання легкої роботи, у вільний від навчання час, можна узяти й чотирнадцятирічного працівника (звісно, знову ж таки за згодою одного з батьків або особи, що його замінює), ст. 188 КЗпП.
  2. За станом здоров'я — забороняється укладати трудовий договір з громадянином, якому ця робота протипоказана за станом здоров'я (ч. 6 ст. 24 КЗпП). Дізнатися про наявність медичних протипоказань можна за результатами попереднього медичного огляду, який до прийняття на роботу працівники повинні проходити у встановлених законом випадках (наприклад, при прийнятті на важкі роботи, роботи зі шкідливими та небезпечними умовами праці або такі, де є потреба у професійному доборі, а також при прийнятті на роботу осіб віком до 21 року (ст. 17 Закону України «Про охорону праці» від 14 жовтня 1992 р. № 2694-ХІІ).
  3. За громадянством — іноземні громадяни та особи без громадянства мають рівні з громадянами України права та обов'язки у трудових відносинах, проте для їх працевлаштування роботодавцеві необхідно отримати дозвіл на використання праці іноземця та особи без громадянства у державній службі зайнятості . За використання праці іноземців без такого дозволу державна служба  зайнятості стягує з роботодавця штраф за кожну таку особу у двадцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати (п. 19 Порядку видачі, продовження строку дії та анулювання дозволів на використання праці іноземців та осіб без громадянства, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 квітня 2009 р. № 322).  

Необхідна документація

Після з'ясування гарантій та обмежень встановлених законодавством для працевлаштування окремих категорій осіб, можна переходити до процедури документального оформлення відносин працівника і роботодавця.

Дія перша: Працівник — роботодавцю

  1. Подання документів. Перш за все, особа, яка бажає працевлаштуватися, має, відповідно до ч. 2 ст. 24 КЗпП, надати роботодавцеві усі необхідні для цього документи, а саме:
  • паспорт або інший документ, що посвідчує особу (порушення цього правила може призвести до накладення на роботодавця штрафу в розмірі від одного  до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян відповідно до ст. 200 Кодексу України про адміністративні правопорушення);
  • трудову книжку (звісно, якщо це не перше робоче місце і у працівника вже вона є);
  • довідку податкового органу про присвоєння ідентифікаційного номера;
  • документ про освіту (якщо робота вимагає спеціальних знань – наприклад, для бухгалтера чи юриста);
  • довідку про стан здоров'я (за необхідності);
  • інші документи (наприклад, військовозобов’язані особи – військовий квиток, особи, звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин – довідку про звільнення тощо).  
  1. Заява про прийняття на роботу. Хоча подання заяви і не є обов’язковою умовою для укладення трудового договору, проте у випадках, коли працівник бажає змінити звичайні умови роботи, скажімо, працювати в неповному режимі робочого часу (неповний робочий день чи тиждень), хоче влаштуватися на роботу лише на певний строк чи не на основне місце роботи, а за сумісництвом — усі ці побажання він повинен вказати у своїй заяві, оскільки саме на її підставі буде оформлюватися наказ роботодавця про прийняття працівника на роботу.  

Дія друга: Безпосереднє оформлення

  1. Наказ роботодавця. Незважаючи на те, що у ч. 1 ст. 24 КЗпП зазначено, що трудовий договір, як правило, укладається в письмовій формі, на практиці ситуація протилежна – зазвичай, трудові відносини оформлюються не шляхом укладення письмового трудового договору, а виданням наказу роботодавця про прийняття працівника на роботу. Для його оформлення можна  використати типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», затверджену наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 р. № 489, а можна скласти наказ у довільній формі. У будь-якому разі наказ повинен підписати керівник підприємства, а працівника слід обов'язково ознайомити з наказом під підпис. Після цього можна вважати, що трудовий договір із працівником укладено. Утім, пам'ятайте, що у випадках, передбачених у ч. 1 ст. 24 КЗпП, укладання самого трудового договору як окремого документа є обов’язковим (наприклад, при організованому наборі працівників, укладенні контракту, у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі, при укладенні трудового договору з неповнолітнім). Також у разі наявності підстав для укладення договору про повну матеріальну відповідальність це бажано зробити саме на цьому етапі оформлення трудових відносин. Нагадаємо, що згідно зі ст. 1351 КЗпП письмові договори про повну матеріальну відповідальність може бути   укладено лише з працівниками, що досягли вісімнадцятирічного віку та які займають посади або виконують роботи, безпосередньо зв'язані із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей.
  2. Запис до трудової. Кожен новий роботодавець перед внесенням відомостей про трудові відносини у графі № 3 трудової книжки як заголовок має зазначити повне найменування підприємства (для цього можна використати прямокутний штамп підприємства, який містить лише його повну назву без інших реквізитів). А далі, під заголовком, вже вноситься звичайний запис – у графі № 1 трудової книжки вказують порядковий номер запису, що вноситься, у графі № 2 зазначають дату прийняття на роботу, до графи № 3 вносять запис про прийняття на роботу працівника із конкретним найменуванням професії або посади, на яку його було прийнято, а у графі № 4 – дату та номер наказу (розпорядження) на підставі якого внесено запис. Не забувайте, що запис про прийняття працівника на роботу згідно з п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58, повинен бути внесений роботодавцем до трудової книжки працівника не пізніше, ніж у тижневий строк з дня видання відповідного наказу та точно відповідати його тексту. 

Дія третя: Завершальна стадія

  1. Процес ознайомлення. Згідно зі ст. 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов'язаний:
  • роз'яснити працівникові його права і обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати,  небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі  наслідки  їх  впливу  на здоров'я,  його  права  на  пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору (зазвичай, ці роз’яснення надає працівникові його безпосередній керівник);
  • ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором (а це, як правило, входить до обов’язків працівника відділу кадрів);
  • проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни  праці і протипожежної охорони (зрозуміло, що проведення такого інструктажу – прямий обов’язок начальника відділу чи інженера з охорони праці).
  1. Кадровий облік. Насамкінець нагадаємо, що кожному новому працівникові має бути присвоєно табельний номер, оформлено особову картку (її типова форма П-2 затверджена спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 р. № 495/656) та сформовано особову справу (до неї вносять документи, що подає або заповнює працівник, влаштовуючись на роботу (заява про прийняття на роботу, автобіографія), копії документів про освіту, витяг із наказу про прийом на роботу тощо). І найголовніше – щоб вже бухгалтер не забув внести відомості про прийнятого працівника до розрахункової відомості нарахування заробітної плати.

Едуард ГЛАДКОВ