№2 (86) 2015 / Управління персоналом

Принципи організації та проведення співбесіди

  • 253
    • 32
    • 144
      • 46
      • 48
      • 1
      • 23
      • 21
    • 49
      • 1
      • 2
      • 26
      • 14
    • 8
      • 4
      • 3
      • 0
      • 1
    • 3
    • 3
    • 7
    • 7

Прийняття на роботу нового співробітника ― це відповідальне заняття як для роботодавця, так і для самого майбутнього працівника. Початком цього нелегкого процесу є співбесіда з претендентом на вакантну посаду, під час якої складається перше враження про кандидата й саме вона допомагає зрозуміти, наскільки ця людина підходить підприємству. Якщо ви погано проведете співбесіду, то посада може виявитися незайнятою або зайнятою непрофесіоналом, натомість як її правильна організація з великою ймовірністю дозволить вам знайти саме того працівника, якого і шукали.

Види співбесід: переваги та недоліки

Існує кілька видів проведення попередніх співбесід, серед яких найбільш поширеними є:

1) Індивідуальна співбесіда (або співбесіда «тет-а-тет»).

Під час такої співбесіді кадровик проводить з кожним претендентом особисту бесіду, при якій встановлюється довірливий контакт. Однак є й мінус такого виду співбесіди ― інтерв’юери починають суб’єктивно оцінювати чергового кандидата, отримавши враження від попередніх претендентів, а тому кожен наступний кандидат може бути розцінений або занадто «хорошим», або ж навпаки, вкрай «непідходящим».

2) Групова співбесіда.

Групові співбесіди бувають двох видів:

а) один інтерв’юер (наприклад, кадровик, менеджер з персоналу, безпосередній керівник або і сам роботодавець) спілкується з групою кандидатів;

б) декілька співробітників підприємства проводять співбесіду з одним кандидатом.

Групова співбесіда дає чудову можливість подивитися, як претендент поводить себе в колективі, чи може він керувати собою, а також оцінити його поведінку в стресових ситуаціях. Більшість починає нервувати, проявляти агресію або роздратування, а на позиціях, які, наприклад, передбачають спілкування з людьми, це є неприпустимим.

Також групову співбесіду проводять, коли кандидата на певну посаду необхідно перевірити на наявність вузькопрофесійних знань, які кадровий працівник не може визначити сам. Для цього запрошуються співробітники відділу, для якого підбирається кандидат.

Співбесіда такого плану має бути правильно організована і має допомогти виявити професійні та особисті характеристики кандидата на посаду.

3) Попередня співбесіда.

Метою такої співбесіди є отримання додаткової інформації про здобувача ще до повної співбесіди і передбачає первинне «відсіювання» з метою відбору із загальної маси кандидатів тих, які в подальшому будуть проходити індивідуальні бесіди.

Існує безліч різновидів попередньої співбесіди, наприклад:

а) телефонна ― тобто яку можна провести по телефону, це допомагає заощадити час менеджерів з персоналу, позбавляючи їх від відвідин великої кількості претендентів;

б) очна ― проводиться в офісі, під час якої претендент заповнює анкету. Далі по наданій інформації особу оцінюють за тими якостям, які важко визначити у телефонній розмові. Для попередньої співбесіди необхідно визначити важливі питання, на які при оцінці претендента акцентується увага. Якщо, наприклад, вам необхідний працівник, діяльність якого пов’язана з регулярними відрядженнями, то необхідно з’ясувати на першому етапі переговорів, чи підходить кандидат на цю посаду;

в) письмова ― в ході цієї співбесіди здобувачеві електронною поштою надсилаються завдання, за результатами яких проходить первинний відбір для подальшого визначення найбільш підходящих кандидатів для підприємства.

4) Відбіркова співбесіда.

Відбіркова співбесіда ― це продовження і розвиток обов’язкової зустрічі, яка відбувається між роботодавцем і його потенційним працівником. В інтерв’ю включаються питання, які виявляють уміння і навички працівника. На сьогодні з цією метою часто використовується метод оцінки особистості потенційного працівника.

Грамотно підготовлена і проведена відбіркова співбесіда переслідує три основні цілі, а саме:

а) отримати інформацію про мотиви і поведінку кандидата, щоб дати правильну оцінку його особистості;

б) перевірити фактичні дані, які кандидат повідомив про себе, а також цінність і прийнятність його досвіду й кваліфікації;

в) надати кандидату інформацію про пропоновану роботу і підприємство.

Етапи підготовки

До співбесіди варто підготуватися заздалегідь. Ви повинні правильно оцінити потенційного працівника та прийняти відповідне рішення, а кандидат ― показати свою кваліфікацію й можливість скласти своє враження про майбутнього роботодавця, а також отримати інформацію про роботу на даному підприємстві в цілому. Природно, що кожен хоче залишити приємне враження, навіть якщо претендент не підходить роботодавцеві.

Оцінити здібності та навички кандидата ― надзвичайно важливе завдання, адже від якості роботи відділу кадрів залежить дуже багато. Кадровик ― це людина, яка не тільки досконало має розбиратися у всіх нюансах роботи конкретного підприємства і посади, щодо якої ведеться співбесіда, але і може грамотно підготуватися до співбесіди, правильно вибудувати розмову і, найголовніше, зробити неупереджені та точні висновки за результатами співбесіди. При підготовці до проведення співбесіди, слід чітко визначитися, який саме фахівець потрібен підприємству, що очікується від кандидатів і які умови праці їм можна запропонувати.

Попередньо ми складаємо програму співбесіди з кандидатом. Вона залежить від кількості кандидатів на ту чи іншу позицію; від виду співбесіди (попередня, проміжна або остаточна співбесіда з керівництвом підприємства).

Після цього потрібно поетапно вирішити кілька важливих питань:

1. Визначити точно час і місце проведення співбесіди. Краще, якщо місцем проведення співбесіди буде окремий кабінет, тоді ніхто не буде заважати зосередитись на розмові. Щоб інші кандидати під час очікування своєї черги не відчували дискомфорту, для цього в коридорі потрібно передбачити місця для сидіння, можливо ― розкласти проспекти з інформацію про підприємство та продукцію, що ним випускається, чи послуги, які надаються. Бажано заздалегідь призначити кожному кандидату точний час співбесіди, щоб виключити занадто довге очікування. Тривалість співбесіди зазвичай становить 20 – 30 хвилин, але може бути й іншою, залежно від обставин.

2. Скласти точний список кандидатів на співбесіду і повідомити їх про конкретний час і місце її проведення.

3. Підготувати необхідну інформацію для кандидатів: конкретні вимоги до кандидата, посадова інструкція, опис умов праці, інші необхідні документи. Зверніть увагу, що якщо більшість з перелічених документів бажано, щоб були наявними під час співбесіди, то посадова інструкція має бути обов’язково (перед цим, за можливості, ще раз уважно вичитана й при необхідності ― відкоригована) ― адже саме у ній містяться основні обов’язки за відповідною посадою і одразу ознайомивши з нею кандидата вам обом буде простіше зрозуміти, чи підходять його навички, вміння, освіта тощо для вакантної посади.

4. Створити анкету з описом вакансії і вимогами до працівника, що займає її. Можна включити рекомендовані: стать, вік, вимоги до освіти, функціональні обов’язки фахівця, необхідні ділові якості (вміння працювати в команді, гарна пам’ять, аналітичні здібності тощо) і особистісні (акуратність, стресостійкість, самостійність, відповідальність і т. д.).

Інколи співбесіду доводиться проводити не з однією людиною, тому потрібно приготувати список питань, які потрібно буде поставити кожному з кандидатів. До того ж, щоб не сплутати отриману інформацію, можна виокремити для кожного кандидата певні графи, в які й записувати їх відповіді або власні нотатки. Звісно, перед зустріччю з кандидатами варто ознайомитися з їх резюме й зробити позначки для уточнення незрозумілих моментів. Можна навіть підготувати невелику кількість запитань для співбесіди і дати їх кандидату, а потім перейти до обговорення його відповідей, уточнюючи деталі. Подібна «анкета для співбесіди» дозволить вести розмову за чітко визначеним планом і не витрачати час даремно.

Типові запитання

Перш ніж перейти до складання списку запитань, потрібно визначити для себе цілі, які ставляться перед співбесідою. Найголовнішим у співбесіді є отримання, при можливості, найбільш повного і правильного враження про кандидата.

Вчені систематизували понад 400 питань, які, зазвичай, задають на співбесіді. Як виявилося, на практиці інтерв’ю найчастіше зводиться до 10 – 20 стандартних питань і декілька додаткових, залежно від специфіки конкретної вакансії. Наведемо  декілька типових запитань, які використовують майже всі роботодавці, а також пояснимо, які якості потенційного працівника ці запитання дозволять оцінити (див. Таблицю 1).

Таблиця 1

з/п  

Питання

Якості

1.

Якою була Ваша остання робота?

Загальне враження про кандидата.

2.

Як Ви отримали попередню роботу?

Ініціативність.

3.

Які Ваші основні досягнення?

Орієнтація на професіональне  зростання.

4.

Які були Ваші помилки на минулій роботі?

Чесність, відповідальність.

5.

Що Вам подобалося на попередній роботі, а що ні?

Ставлення до діяльності. Подобаються ― сильні сторони кандидата, не подобаються ― слабкі сторони.

6.

Як Ви гадаєте, що спонукає людей працювати добре, ефективно?

Мотиватори.

7.

Хто такий успішний працівник?

Виявлення орієнтації на процес чи результат роботи. 

8.

Чи було щось, що викликало у Вас труднощі в минулій роботі? Якщо так, то яким чином Ви з ними справлялися?

Як вирішує проблеми, бачить труднощі.

9.

Що для Вас важливо в роботі?

Мотиватори, прагнення/уникнення.

10.

Що Ви чули про наше підприємство?

Наявність чи відсутність ґрунтовної підготовки до співбесіди, схильність до аналізу інформації.

11.

Припустимо, ми Вас прийняли на роботу ― опишіть свій перший робочий день.

Активність/пасивність.

12.

Який колектив працює найбільш продуктивно?

Вимоги до колективу, прагнення/уникнення.

13.

Який, на Вашу думку, найбільш типовий конфлікт у колективі?

Ставлення до конфлікту.

14.

Хто такий хороший керівник?

Вимоги до керівника, прагнення/ уникнення.

15.

На Вашу думку, як би Вас описав Ваш минулий керівник?

Узгоджується/не узгоджується з самооцінкою.

Проведення співбесіди

Після того, як програма складена й кандидатів запрошено на зустріч, можна приступати до безпосереднього проведення співбесіди.

Потрібно побудувати розмову таким чином, щоб більшу частину часу, відведеного для співбесіди, говорив претендент, а для цього необхідно у людини викликати прихильність до себе, створити атмосферу довіри. Досвідчені кадровики просять кандидатів сідати на стілець (крісло, диван), що стоїть збоку від столу і часто розташовуються поруч з кандидатом. На думку психологів, це демонструє людині дружелюбність і повагу з боку співрозмовника. Таке розташування дозволяє фахівцю добре бачити очі та жести кандидата і створює у останнього відчуття власної значущості, свободи й природності поведінки, стимулює відкритість й щирість у відповідях на питання.

Фахівці не рекомендують відразу ж задавати питання про компетенції кандидата. Найкраще спочатку задати кілька загальних питань на відсторонені від майбутньої бесіди теми.

Потім варто трохи розповісти про діяльність підприємства, про специфіку роботи на посаді, на яку претендує кандидат. Такий підхід необхідний для того, щоб вивести співрозмовника на важливу розмову про його професійні та особистісні якості. Після цього можна перейти до питань про освіту, кваліфікації, попередній досвід роботи, особисті якості, вміння та навички кандидата.

Далі слід запитати, що саме його приваблює на підприємстві та вакантній посаді, на яку він претендує.

Потім потрібно з’ясувати, чи задоволений здобувач своєю кар’єрою і темпами її розвитку. На завершення бесіди дізнайтеся думку про попереднє місце роботи, чому вона його не влаштовує чи не влаштовувала.

Ну і звичайно, окрім загальних питань, необхідно поставити ще кілька контрольних, в яких варто торкнутися  знань у вузькій сфері. Особливо це стосується таких професій, як лікарі, бухгалтери, програмісти, технологи, юристи і т. д., які може задавати фахівець у спеціалізованій галузі. Якщо людина і справді займалася цим, вона зорієнтується у  відповідях, а якщо ні, то скаже щось невизначене або просто надасть невірну відповідь.

Задайте й питання щодо функцій та обов’язків на попередній роботі претендента на посаду. Нехай кандидат розповість вам про свої конкретні зобов’язання, а ви потім поставите йому кілька уточнюючих питань: який результат був досягнутий, скільки людей брало участь у певному проекті тощо. Здобувач, який реально працював над конкретним проектом або виконував певну роботу, без зусиль згадає потрібні вам деталі й вони не будуть суперечити одна одній.

Також не забувайте, що багато хто з кандидатів воліють «прикрасити» свої  навички. Наприклад, претендент на посаду вказує в резюме «відмінне знання англійської мови», а при особистій зустрічі не може вільно розповісти про себе англійською, коли його про це просять. Проте, якщо перевірка даного навику не займе багато часу, то як бути з іншими? Для цього існують спеціальні тестові завдання, які повинен заздалегідь підготувати керівник конкретного підрозділу підприємства, й професіонал має їх не лякатися, а успішно впоратися з їх вирішенням. Усі методи оцінки кандидата повинні бути підібрані таким чином, щоб можна було отримати максимум інформації про кожного претендента на вакантну посаду (див. Таблицю 2).

Таблиця 2

Вимоги

Об’єкт оцінки

Методи

Професійні знання

Знання, вміння, навички, необхідні для виконання робіт, що входять у посадові обов’язки

Інтерв’ю, тест-завдання, робоче завдання

Ділові якості

Відповідальність, самостійність, дисциплінованість, інше

Інтерв’ю, експертні оцінки, ділові ігри, логічні задачі

Індивідуально-психологічні якості

Рівень інтелекту, мислення, пам’ять

Психодіагностика

Аналіз результатів 

Найскладніше, що вам належить зробити ― це прийняти рішення про зарахування на роботу конкретної особи на основі аналізу результатів співбесіди. Заведіть на кожного кандидата окремий файл, в якому будуть відображені основні підсумки ― це допоможе вам швидко і легко зорієнтуватися у великій кількості претендентів на посаду.

Найперше, вкажіть відповідність кандидата вашим найважливішим вимогам. Як правило, це бувають освіта, наявність професійних знань, досвід роботи, комунікативні навички, загальний рівень інтелекту тощо. Відмітьте наявність або відсутність у кожного з кандидатів вказаних якостей. Потім, на підставі записів, зроблених під час співбесіди, необхідно проаналізувати отриману інформацію. При цьому треба враховувати і свої особисті враження від спілкування з кандидатами, адже для цього і проводилася співбесіда.

Ви можете оцінити всіх кандидатів на посаду, використовуючи певну шкалу.

Так, наприклад, можна використовувати усім знайому п’ятибальну систему оцінки:

5 «Відмінно»

4 «Добре»

3 «Задовільно»

2 «Погано»

1 «Дуже погано»

Але пам’ятайте, що не слід проводити оцінку кандидата в процесі самої співбесіди. Найкраще всі висновки робити тільки після її закінчення, з «ясною» головою, проаналізувавши та впорядкувавши усі дані, щоб не втратити важливі деталі. Коли ж рішення прийнято ― вже не вагайтеся, повідомляйте про це керівникові та обраному кандидатові на вакантну посаду й оформлюйте усі необхідні документи для прийняття на роботу нового працівника.

Андрій БУТУСЕВИЧ,

фахівець з управління персоналом