№11 (47) 2013 / Трудові правовідносини

Щорічні відпустки: законодавство та практика (частина 1)

  • 241
    • 30
    • 143
      • 43
      • 46
      • 1
      • 23
      • 20
    • 45
      • 1
      • 1
      • 25
      • 14
    • 6
      • 2
      • 3
      • 0
      • 1
    • 3
    • 3
    • 4
    • 7

Літо щойно розпочалося, а більшість працівників вже будують плани щодо проведення своїх відпусток, мріючи про довгоочікуваний відпочинок. Натомість у кадровиків у цей період роботи стає більше ― адже необхідно і згадати про законодавчі правила надання відпусток, і розрахувати їх тривалість, пам’ятаючи, що для деяких категорій працівників вона є подовженою, і оформити усі необхідні документи, а також з’ясувати, коли та яким чином відпустку можна поділити на частини чи перенести, тощо. Щоб хоча б трохи полегшити вашу роботу у цей напружений час, ми ознайомимо вас з юридичними нюансами, пов’язаними зі щорічними відпустками, викладемо у схемах алгоритм дій, які слід буде вчинити для надання працівникові відпустки, та наведемо зразки усіх документів, що знадобляться для оформлення цієї процедури.

Згідно зі ст. 2 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504), право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями (далі ― підприємства) незалежно від їх форми власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи. Іноземці та особи без громадянства, які працюють в Україні, мають право на відпустки нарівні з громадянами України, а от фізичні особи, які виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру (наприклад, договору підряду), у відпустку піти не можуть, оскільки не перебувають у трудових відносинах з підприємством.

Необхідний стаж роботи

Щорічна відпустка складається з основної щорічної відпустки, на яку мають право всі працівники незалежно від займаної посади та характеру виконуваної роботи, та з додаткових щорічних відпусток, для одержання яких необхідна наявність спеціальних підстав — робота в шкідливих і важких умовах чи особливий характер праці.

Право на щорічну відпустку виникає у працівника з першого ж дня роботи, проте для її фактичного отримання працівникові необхідно мати певний стаж роботи у даного роботодавця — відповідно до ч. 1 ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі ― КЗпП) та ч. 5 ст. 10 Закону № 504 щорічна основна відпустка повної тривалості у перший рік роботи надається працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві.  

До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, згідно зі ст. 9 Закону № 504, зараховуються:

  • час фактичної роботи (у тому числі й на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка;

  • час, коли працівник фактично не працював, але за ним відповідно до законодавства зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (в тому числі час оплаченого вимушеного  прогулу,  спричиненого  незаконним   звільненням   або переведенням на іншу роботу);

  • час, коли  працівник  фактично  не  працював,  але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

  • час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному статтями 25 і 26 Закону № 504 (тобто періоди відпусток без збереження заробітної плати ― як тих, що надаються працівникові в обов’язковому порядку, так і тих, що отримані ним за згодою роботодавця), за винятком відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а в разі, якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), ― до  досягнення  дитиною шістнадцятирічного віку; 

  • час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;

  • час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;

  • інші періоди роботи, передбачені законодавством. 

За другий та наступні роки роботи щорічні відпустки можуть надаватися працівникам у будь-який час відповідного робочого року.

Водночас, зверніть увагу, що відповідно до ч. 7 ст. 10 Закону № 504 деяким категоріям працівників за їх бажанням щорічні відпустки повної тривалості надаються до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на даному підприємстві (Таблиця 1).

Таблиця 1

з/п

Категорія працівників

Особливості надання

1

Жінки

Перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами чи після неї

або

За наявності двох і більше дітей віком до 15 років чи дитини-інваліда

2

Інваліди

3

Особи віком до вісімнадцяти років

4

Чоловіки

Якщо їх дружини перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами

5

Особи,  звільнені після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби

Якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу  протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання

6

Сумісники

Одночасно з відпусткою за основним місцем роботи

7

Працівники, які успішно навчаються в навчальних закладах

Якщо вони бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання   дипломних, курсових,  лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою

8

Працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю  або частково щорічну основну відпустку

За умови, що вони не одержали за неї грошову компенсацію

 

9

Працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування

 

10

Батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу

11

Працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних  закладів, розташованих в іншій місцевості

Для супроводження дитини до місця розташування навчального закладу та у зворотному напрямі (може бути надана лише частина відпустки, але не менше 12 календарних днів)

 

Щодо стажу роботи, який дає право на щорічну додаткову відпустку, то, згідно з ч. 2 ст. 9 Закону № 504, до нього зараховується час:

  • фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади;

  • щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці;

  • роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.

Графік відпусток

Черговість надання відпусток визначається графіком, затвердженим роботодавцем  за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Під час складання графіків мають враховуватись як особливості виробництва, так і особисті інтереси та можливості для відпочинку працівників, але при цьому не слід забувати і про законодавчі норми ― адже, наприклад, відповідно до ч. 13 ст. 10 Закону № 504 наступні категорії працівників вправі вимагати надання щорічної відпустки у зручний для них час:

  • особи віком до вісімнадцяти років;

  • інваліди;

  • жінки — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

  • жінки,  які  мають  двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

  • одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері), опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично  виховують одну дитину (або більше) віком до 15 років за відсутності батьків;

  • дружини (чоловіки) військовослужбовців;

  • ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

  • ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22 жовтня 1993 р. № 3551-ХІІ;

  • батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу.

На сьогодні українським законодавством не встановлено ані типової, ані приблизної форми графіка відпусток, тому підприємства самостійно обирають найбільш зручний для них варіант. Єдиною суттєвою відмінністю, на яку слід звернути увагу, є спосіб зазначення часу відпусток працівників у графіку: адже на одних підприємствах вказують лише місяць і тоді точний період та конкретні дати відпустки в межах обумовленого періоду визначаються не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки роботодавцем за узгодженням з працівником, причому останній обов’язково подає заяву на відпустку з узгодженими датами, натомість як на інших підприємствах визначають точні дати початку відпусток ― у такому разі працівникові немає потреби писати заяву на відпустку, але роботодавець повинен буде видати наказ, де вказуватиметься дата початку та тривалість відпустки, не пізніше ніж за два тижні до передбаченого графіком періоду, та ознайомити з ним працівника.

Також у Законі № 504 не має вказівки щодо строку затвердження графіків надання відпусток, проте в Україні й досі чинні Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР від 20 липня 1984 р. № 213, у п. 20 яких вказано, що графік відпусток має складатися на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводитися до відома усіх працівників (його можна надати для ознайомлення під підпис чи розмітити копію на інформаційній дошці). 

Розрахунок тривалості

Відповідно до ч. 1 ст. 75 КЗпП та ч. 1 ст. 6 Закону № 504 мінімальний термін щорічної основної відпустки складає 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Святкові та неробочі дні під час розрахунку тривалості щорічної основної відпустки не враховуються, тому якщо на період відпустки припадають святкові чи неробочі дні, її тривалість збільшується на кількість таких днів. Натомість вихідні дні до тривалості щорічних відпусток включаються як звичайні календарні дні.

У ст. 6 Закону № 504 передбачено надання деяким категоріям працівників щорічної основної відпустки подовженої, тобто більшої від мінімальної тривалості, враховуючи при цьому специфічні особливості трудової діяльності, певні умови праці, стан здоров’я працівника, його вік та інші обставини (Таблиця 2).

Таблиця 2. Тривалість щорічних основних відпусток

№ з/п

Категорія працівників

Тривалість щорічної основної відпустки (календарні дні)

Особливості надання

Законодавча підстава

1

Промислово-виробничий персонал     вугільної,    сланцевої, металургійної, електроенергетичної промисловості, а також зайнятий  на  відкритих гірничих роботах,  на роботах на поверхні шахт,  розрізів,  кар’єрів  і  рудників,  на  будівельно-монтажних роботах  у шахтному будівництві,  на транспортуванні та збагаченні корисних  копалин

До 28

Збільшення за кожних два відпрацьованих роки на 2 календарних дні, але не більше 28 календарних днів

Ч. 2 ст. 6 Закону № 504

2

Працівники, зайняті на  підземних  гірничих  роботах  та в розрізах, кар’єрах і рудниках глибиною  150 метрів і нижче

28

Незалежно від стажу роботи

Ч. 3 ст. 6 Закону № 504

3

Працівники, зайняті на підземних гірничих роботах, у розрізах, у кар’єрах і рудниках глибиною до 150 метрів

До 28

Збільшення відпустки на чотири календарних дні зі стажем роботи на цьому підприємстві два роки та більше

Ч. 3 ст. 6 Закону № 504

4

Працівники лісової промисловості та лісового господарства, державних заповідників, національних парків, що мають лісові площі, лісомисливських господарств, постійних лісозаготівельних і лісогосподарських підрозділів інших підприємств, а також лісництв

28

Згідно зі Списком робіт, професій і посад працівників лісової промисловості та лісового господарства, державних заповідників, національних парків, що мають лісові площі, лісомисливських господарств, постійних лісозаготівельних і лісогосподарських підрозділів інших підприємств, а також лісництв, яким надається щорічна основна відпустка тривалістю 28 календарних днів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 9 червня 1997 р. № 570

Ч. 4 ст. 6 Закону № 504

5

Воєнізований особовий склад гірничорятувальних частин

30

Ч. 5 ст. 6 Закону № 504

6

Невоєнізовані працівники гірничорятувальних частин

До 28

Збільшення відпустки за кожних два відпрацьованих роки на два календарних дні, але не більше 28 календарних днів

Ч. 5 ст. 6 Закону № 504

7

Керівні працівники навчальних закладів і установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічні, науково-педагогічні працівники та наукові працівники

До 56

Згідно з Порядком надання щорічної основної відпустки тривалістю до 56 календарних днів керівним працівникам навчальних закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічним, науково-педагогічним працівникам та науковим працівникам, затверджений постановою Кабінету Міністрів України  від 14 квітня 1997 р. № 346.

Ч. 6 ст. 6 Закону № 504

8

Інваліди І та ІІ груп

30

Ч. 7 ст. 6 Закону № 504

9

Інваліди ІІІ групи

26

Ч. 7 ст. 6 Закону № 504

10

Особи віком до 18 років

31

Ч. 8 ст. 6 Закону № 504

11

Сезонні та тимчасові працівники

Пропорційно відпрацьованому часу

Згідно зі Списком сезонник робіт і сезонних галузей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 березня 1997 p. № 278

Ч. 9 ст. 6 Закону № 504

Крім того, актами законодавства може бути передбачено подовжену тривалість щорічної основної відпустки чи збільшення мінімального терміну її тривалості залежно від стажу роботи і для інших категорій працівників — наприклад, державним службовцям надається щорічна основна відпустка тривалістю у 30 календарних днів (ст. 35 Закону України «Про державну службу» від 16 грудня 1993 р. № 3723-XII), посадовим особам митних органів залежно від вислуги років: до 10 років — 30 діб, від 10 до 15 років — 35 діб, від 15 до 20 років — 40 діб, понад 20 років — 45 діб (п. 37 Положення про порядок і умови проходження служби в митних органах України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 9 лютого 1993 р. № 97) тощо. Зрозуміло, що хоч трудовим законодавством доба як одиниця обчислення строків не передбачена, в останньому наведеному прикладі поняття доби й календарного дня збігаються.

Також не слід забувати й про те, що підприємства в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть установлювати додаткові (порівняно з чинним законодавством) трудові й соціально-побутові пільги для працівників, у тому числі й щорічні відпустки більшої тривалості (ст. 91 КЗпП та ст. 69 Господарського кодексу України). 

Щорічні додаткові відпустки, передбачені статтями 7 і 8 Закону № 504 (Таблиця 3), надаються понад щорічну основну відпустку за однією підставою, обраною працівником. При цьому загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону № 504).

 Таблиця 3. Тривалість щорічних додаткових відпусток

з/п

Категорія працівників

Тривалість щорічної основної відпустки (календарні дні)

Особливості надання

Законодавча підстава

1

Працівники, зайняті на роботах, пов’язаних із негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів

До 35

Згідно зі Списком виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 17 листопада 1997 р. № 1290

Ст. 7 Закону № 504

2

Окремі категорії працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я

До 35

За Списком виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 17 листопада 1997 р. № 1290

Ст. 8 Закону № 504

3

Працівники з ненормованим робочим днем

До 7

Згідно зі списками посад, робіт та професій, зазначених у колективному договорі

Ст. 8 Закону № 504

Отже, звичайна тривалість щорічної основної відпустки становить не менше 24 календарних дні за вiдпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладання трудового договору, але вона не обмежується цим строком ― адже підприємство має право, наприклад, встановити для своїх працівників щорічну відпустку тривалістю 28 календарних днів, 24 з них належатимуть до встановленої законом тривалості, а чотири будуть додатковими днями, передбаченими в колективному або трудовому договорі.

Щорiчнi основна та додатковi вiдпустки надаються з таким розрахунком, щоб вони були використанi, як правило, до закiнчення робочого року. Робочим роком для працівника вважається проміжок часу, що дорівнює календарному року, але розраховується з дня його прийняття на роботу.

Також пам’ятайте про те, що відповідно до ст. 19 Закону № 504 щорічно надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю 10 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів), таким працівникам:

— жінці, яка працює та має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

— жінці, яка усиновила дитину;

— одинокій матері;

— батьку, який виховує дитину без матері (в т. ч. у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);

— особі, яка взяла дитину під опіку, чи одному з прийомних батьків.

За наявності декількох підстав для надання цієї відпустки загальна її тривалість не може перевищувати 17 календарних днів.

Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей, тобто відпустка соціального характеру, передбачена ст. 19 Закону № 504, надається не за відпрацьований період, а саме за календарний рік.

Щодо «інших видів відпусток», то в законодавстві найчіткіше врегульовано порядок надання відпусток працівникам підприємства, віднесеним до 1-ї та 2-ї категорії потерпілих унаслідок аварії на ЧАЕС (п. 22 ст. 20 і п. 1 ст. 21 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28 лютого 1991 р. № 796-XII). Такі відпустки надаються з правом збереження середньої заробітної плати строком 14 робочих днів на рік та оплачуються за рахунок коштів держбюджету, спрямованих на соціальний захист громадян, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи. «чорнобильська відпустка» не належить до щорічних, тож вона не може бути поділена на частини, не переноситься на наступний рік, а за її невикористання грошова компенсація не виплачується.

Необхідна документація

Як вже було зазначено, законодавством України встановлено, що роботодавець зобов’язаний повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком відпусток терміну. Порушення роботодавцем строку надання працівнику такого повідомлення є, відповідно до ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону № 504, підставою для перенесення відпустки на інший період за вимогою працівника. Оформлюється повідомлення у довільній формі й має бути надане працівнику для ознайомлення під підпис. Бажано складати повідомлення у 2-х примірниках — по одному для працівника та для кадрової служби.

Оформлюється надання працівникам відпусток наказом роботодавця, який видається на підставі графіка відпусток та відповідно заяви працівника (Зразок 1), або у вільній формі (Зразок 2), або шляхом заповнення типової форми № 3-П, затвердженої наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. № 489.

Зразок 1

Директору ТОВ «Торгбуд»

Лисакову К. В.

начальника відділу збуту

Деркач О. П.

ЗАЯВА

Згідно з графіком надання відпусток прошу надати мені щорічну основну відпустку загальною тривалістю 24 календарних дні, починаючи з 3 червня 2013 року.

 

27.05.2013 р.                                                  Деркач                                                О. П. Деркач

 

Зразок 2

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ТОРГБУД»

НАКАЗ

28.05.2013 р.                                                   м. Київ                                                           № 91-п

 

Про надання відпустки

 

НАКАЗУЮ:

    ДЕРКАЧ Олені Павлівні, начальнику відділу збуту, надати щорічну основну відпустку, починаючи з 3 червня 2012 р. за період роботи з 20 травня 2012 р. по 19 травня 2013 р. тривалістю 24 календарних дні. До роботи стати 1 липня 2013 р. (з врахуванням того, що 23 червня (Трійця) є неробочим днем).

    Бухгалтерії виплатити Деркач О. П. заробітну плату за час відпустки.

    Підстава: 1. Заява Деркач О. П. від 27.05.2013 р..

                      2. Графік відпусток працівників ТОВ «Торгбуд» на 2013 рік.

 

Директор                                                    Лисаков                                                    К. В. Лисаков

 

З наказом ознайомлена:

28.05.2013 р.                                             Деркач                                                     О. П. Деркач

 

Облік використаних відпусток

Відповідно до ч. 12 ст. 10 Закону № 504 роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Такий облік може бути частково відображений у самому графіку відпусток шляхом внесення інформації до нього про фактично використані працівниками відпустки.

Повний облік відпусток має відображатися кадровою службою в особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 р. № 495/656). Така особова картка містить розділ V «Відпустки», де зазначається вид відпустки (основна чи додаткова), період, за який вона надається, дата її початку й закінчення, а також номер і дата наказу (розпорядження) керівника підприємства про надання працівникові відпустки.

У табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5), затвердженому Наказом № 489 (далі — Табель), щорічні основні відпустки позначаються буквеним кодом «В» або цифровим — «08», а щорічні додаткові відпустки — буквеним кодом «Д» або цифровим «09». Також окремими кодами позначаються такі типи відпусток як додаткова відпустка, передбачена статтями 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28 лютого 1991 р. № 796-ХІІ, творча відпустка, додаткова відпустка у зв’язку з навчанням, відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням, додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку, додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей. Наказ № 489 не встановлює вимог чи методичних рекомендацій щодо порядку заповнення Табеля, а відповідно до примітки № 2 до Табеля, така форма має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на конкретному підприємстві.

Едуард ГЛАДКОВ

Продовження статті читайте у №№ 12 - 14 газети «Консультант Кадровика»