№5 (113) 2016 / Кадрове діловодство

Типові помилки кадровика під час звільнення працівників

  • 253
    • 32
    • 144
      • 46
      • 48
      • 1
      • 23
      • 21
    • 49
      • 1
      • 2
      • 26
      • 14
    • 8
      • 4
      • 3
      • 0
      • 1
    • 3
    • 3
    • 7
    • 7

У попередніх номерах ми розповіли про типові помилки під час загальної організації кадрового діловодства, а також проаналізували помилки у кадровій роботі в розрізі її окремих етапів —  під час прийняття працівників на роботу та у процесі поточної роботи працівників на підприємстві. Наразі завершимо цей цикл матеріалів розглядом типових помилок, яких досить часто припускаються кадровики на завершальний стадії трудових правовідносин — під час звільнення працівників.

Неправильна дата звільнення

Досить поширеною помилкою кадровиків під час звільнення працівника є неправильне встановлення дати звільнення — найчастіше це трапляється при звільненні за власним бажанням. Підставою для такого звільнення є особиста заява працівника, у якій, наприклад, може бути написано: «Прошу звільнити мене за власним бажанням з 1 березня 2016  р.». Фактично це не зовсім правильно, оскільки у цьому випадку працівник може вважати, що 1 березня 2016 р. трудовий договір з ним вже буде розірвано і, відповідно, 29 лютого 2016 р. буде останнім днем його роботи. Але у п. 2.27. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства юстиції України, Міністерства праці України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58) прямо зазначається, що днем звільнення вважається останній день роботи.

У зв’язку з цим, запис у трудовій книжці про звільнення працівника, а також і наказ про припинення трудового договору повинні містити вказівку на останній день роботи працівника, який і є днем звільнення. Вживання у цьому випадку яких-небудь прийменників, наприклад, «з», буде помилковим. Відповідно, якщо працівник хоче вже бути звільненим і не виходити на роботу 1 березня 2016 р.,  то він повинен зазначити у заяві попередній день: «Прошу звільнити мене за власним бажанням 29 лютого 2016 р.». Така заява, згідно зі ч. 1 ст. 38 Кодексу законів про працю України (далі ― КЗпП), має бути подана роботодавцю за два тижні до зазначеної дати (звісно, якщо у працівника відсутні поважні причини для розірвання трудового договору в будь-який строк, про який він просить). Також аналогічна дата у зазначеному прикладі — 29 лютого 2016 р.) має вказуватися і у відповідному наказі роботодавця про звільнення та у записі, внесеному до трудової книжки працівника (без прийменника «з»).

Крім того, кадровику не слід помилятися і під час застосування відповідних періодів, передбачених у КЗпП для різних повідомлень (попереджень, прийняття рішень) щодо звільнень, наприклад, «за два тижні» (ст. 38 КЗпП), «не пізніш як через місяць» (ст. 43 КЗпП), «не пізніше ніж за два місяці» (ст. 492 КЗпП) тощо. Тобто відповідну дату, з якої починається обчислення строків, передбачених КЗпП, слід визначати згідно зі ст. 2411 КЗпП, у якій, зокрема, зазначається:

  • строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку (якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, то строк закінчується в останній день цього місяця);
  • строк, обчислюваний тижнями, закінчується у відповідний день тижня;
  • коли строки визначаються днями, то їх обчислюють з дня, наступного після того дня, з якого починається строк (якщо останній день строку припадає на святковий, вихідний або неробочий день, то днем закінчення строку вважається найближчий робочий день).

Перевищення строку випробування

Кадровикам також слід не помилятися і з підрахунком відповідних строків у випадку звільнення працівника у зв’язку з незадовільним результатом випробування, обумовленого при прийнятті на роботу. Так, згідно  зі ст. 27 КЗпП строк випробування при прийнятті на роботу, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним виборним органом первинної профспілкової організації, ― шести місяців. При прийнятті ж на роботу робітника строк випробування не може перевищувати одного місяця.

Коли строк випробування закінчився, а працівник продовжує працювати, то він вважається таким, що витримав випробування, і наступне розірвання трудового договору допускається лише на загальних підставах (ст. 28 КЗпП).

Якщо наказ про звільнення у зв’язку з незадовільним результатом випробування видати хоча б на один день пізніше спливу строку випробування, він вже буде неправомірним. Винятком може бути тільки випадок, якщо працівник у період випробування був відсутній на роботі у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або з інших поважних причин. Тоді строк випробування може бути продовжено на відповідну кількість днів, протягом яких він був відсутній (ч. 3 ст. 27 КЗпП). Але у зазначеному випадку таке продовження випробування має бути завчасно оформлене відповідним наказом і строк випробування в цілому, тобто сумарно до і після перерви, не повинен перевищувати строку, зазначеного в наказі про прийняття на роботу.

Крім того, якщо працівник не витримує випробування, кадровику для своєчасної підготовки наказу про звільнення слід не забути підготувати і підтверджуючі документи, які були б підставою для видання зазначеного наказу, наприклад, доповідні записки керівника відповідного структурного підрозділу про несвоєчасне або неякісне виконання працівником дорученої роботи, його недостатню професійну компетентність тощо.

Іншим помилковим застосуванням відповідних строків під час звільнення може бути їхнє неправильне застосування у випадку звільнення працівника за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) або за угодою сторін (ст. 36 КЗпП) під час знаходження працівника у відпустці або коли він є тимчасово непрацездатним. Деякі кадровики вважають, що у зазначені періоди звільняти працівника заборонено, але зазначена заборона поширюється лише на звільнення з ініціативи роботодавця.

Також у випадку звільнення за ініціативи роботодавця за пунктами 3, 4, 7, 8 ст. 40 або п. 1 ст. 41 КЗпП іноді можуть порушуватися строки для застосування дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення згідно зі ст. 147 КЗпП. Зокрема, дисциплінарне стягнення має застосовуватися безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше ніж через місяць з дня його виявлення та не пізніше ніж через шість місяців — з дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП). Крім того, роботодавець повинен зажадати письмового пояснення працівника перед застосуванням відповідного дисциплінарного стягнення (ст. 149 КЗпП).

Неповний розрахунок при звільненні

Деякі кадровики вважають, що при звільненні працівника за якусь провину (наприклад, прогул, втрату довіри тощо) для «покарання» працівника можна не проводити з ним остаточний розрахунок або не включати у цей розрахунок окремі суми, скажімо, компенсацію за невикористану відпустку.

Аналогічно може помилково затримуватися остаточний розрахунок і у випадку, якщо відповідний працівник є матеріально-відповідальною особою або він не здав своєчасно так званий «обхідний листок» (або здав його не з усіма підписами відповідних служб підприємства та, можливо, деяких сторонніх організацій, які б підтверджували, що вони не мають претензій до працівника, який звільняється). Між тим, у ст. 116 КЗпП передбачено, що при звільненні працівника виплата всіх сум, які належать йому від роботодавця, провадиться в день звільнення. При цьому там не зазначаються які-небудь випадки, коли можна затримувати розрахунок. Якщо ж працівник у день звільнення не працював, всі такі суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

У разі, якщо працівник перед звільненням заподіяв матеріальний збиток роботодавцю, то останній має право на утримання суми матеріального збитку з працівників, з якими укладені договори про повну матеріальну відповідальність або з тих, які отримали матеріальні цінності під звіт.

Також роботодавець повинен письмово повідомити працівника перед звільненням про належні йому суми розрахунку. У цьому випадку помилкою буде і невиплата працівнику всіх повідомлених роботодавцем сум у день звільнення, якщо працівник не згодний з цими сумами. Якщо таке станеться, роботодавець все одно повинен у день звільнення виплатити неоспорювану працівником суму (оспорюваний розмір заробітку роботодавець повинен виплатити у випадку, якщо спір буде вирішений відповідним органом (наприклад, судом) на користь працівника).

Надсилання трудової книжки поштою

У випадку, якщо працівник з яких-небудь причин не з’явився в день звільнення для отримання трудової книжки, деякі кадровики вважають, що її можна надіслати працівникові поштою або передати її через третю особу. Але зазначені дії будуть помилковими, оскільки у разі відсутності працівника на роботі в день звільнення роботодавцю слід надіслати на його адресу проживання тільки поштове повідомлення (бажано рекомендованим листом із повідомленням про вручення) з інформацією про необхідність отримання трудової книжки (п. 4.2. Інструкції № 58).

Пересилання самої трудової книжки поштою (цінним листом) допускається тільки за наявності письмової згоди працівника. У випадку неотримання працівником трудової книжки під час звільнення, вона має зберігатися у відділі кадрів протягом двох років, після чого її можна здати в архів підприємства.

Від редакції: Іноді трапляються випадки, коли працівник присутній на роботі в день звільнення, але  відмовляється забирати свою трудову книжку (найчастіше таке буває, коли звільнення відбувається за ініціативою роботодавця). Але це не означає, що роботодавець може просто не видавати трудову книжку звільненому працівнику — за таких обставин необхідно, насамперед, задокументувати відмову працівника отримати трудову книжку шляхом складання в довільній формі акта про відмову працівника одержати свою трудову книжку, засвідчений підписами працівників, присутніх під час такої відмови (аби у подальшому мати доказ того, що трудова книжка не була видана працівникові в день звільнення не з вини роботодавця). А от вже потім, якщо працівник так і не забере свою трудову книжку, слід надсилати повідомлення з вказівкою про необхідність отримання ним трудової книжки та пропозицією відправити її поштою за згодою працівника на вказану ним адресу. Якщо працівник відреагує на повідомлення та надасть письмову згоду на пересилання трудової книжки поштою, остання надсилається працівникові рекомендованим листом з описом вкладеного (засвідчується працівником поштового відділення). Якщо ж працівник не з’явиться за трудовою книжкою й не надасть згоди на її пересилання поштою, то її доведеться зберігати на підприємстві ще довгий час ― адже оригінали особових документів офіційного походження, у т. ч. трудових книжок, зберігаються до запитання (тобто колишній працівник у будь-який час може особисто звернутися до роботодавця з проханням про видачу йому трудової книжки, не отриманої в день звільнення), а незатребувані — не менше 50 років (ст. 508 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5). Таким чином, відповідно до п. 6.2. Інструкції № 58, трудові книжки та їхні дублікати, що не були одержані працівниками під час звільнення, мають зберігатися протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі, а після цього строку незатребувані трудові книжки (їхні дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років і лише після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Неврахування «погашення» дисциплінарного стягнення

Під час звільнення за п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП (у зв’язку із систематичним невиконанням працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення) деякі кадровики забувають перевіряти наявність дисциплінарного стягнення у працівника, у тому числі й не враховуючи можливість його погашення. Зокрема, у ст. 151 КЗпП передбачено, що у разі,  якщо протягом року з дня накладення дисциплінарного стягнення працівник не був підданий новому дисциплінарному стягненню, то він вважається таким, що не мав дисциплінарного стягнення (тобто максимальним терміном дії дисциплінарного стягнення (догани) є один рік). Також якщо працівник не допустив нового порушення трудової дисципліни й до того ж проявив себе як сумлінний працівник, то стягнення може бути зняте і до закінчення одного року.

Таким чином, якщо у працівника, який раніше мав дисциплінарне стягнення, воно на момент прийняття рішення про його звільнення за п. 3 ст. 40 КЗпП вже було «погашене» автоматично чи знято достроково, то звільнення такого працівника із зазначених підстав буде неправомірним.

Помилкове застосування підстав для звільнення

Також іноді кадровики припускаються помилок під час  визначення підстави для звільнення. Зауважимо, що розірвання трудового договору з працівником можливо тільки з підстав, безпосередньо передбачених трудовим законодавством, зокрема відповідно до статей 7, 28, 36, 38, 39, 40, 41, 45 та 199 КЗпП. При цьому звільнення може відбуватися тільки за однією підставою.

Тому буде неправомірним звільнення, наприклад, само по собі за грубу поведінку на роботі по відношенню до керівника, колег чи партнерів,  порушення корпоративного кодексу, недотримання ділового етикету, порушення правил обслуговування клієнтів, неохайний зовнішній вигляд тощо. Разом з цим, відповідні порушення можна передбачити у правилах внутрішнього трудового розпорядку або іншому локальному нормативному акті підприємства — тоді такі порушення зможуть бути підставою для застосування до працівника заходів дисциплінарного стягнення (догани), а у випадку більше одного такого порушення (стягнення), працівника можна буде звільнити за систематичне невиконання його обов’язків згідно з п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

Плутанина із медичними висновками

Іншим помилковим застосуванням підстав для звільнення можуть бути випадки, коли такі підстави пов’язані зі станом здоров’я працівника і відповідним медичним висновком. Приміром, можна заплутатися у відповідних підставах, коли працівника можна звільнити за власним бажанням з поважних причин на підставі медичного висновку (ст. 38 КЗпП) або звільнити його у зв’язку з виявленою невідповідністю займаній посаді за станом здоров’я (п. 2 ст. 40 КЗпП).

Хоча в обох випадках підставою буде медичний висновок, але у першому випадку звільнення має відбуватися за ініціативою працівника, а в другому — з ініціативи роботодавця з дотриманням обмежень, передбачених для працівників в період їх тимчасової непрацездатності або в період відпустки (ч. 3 ст. 40 КЗпП), за згодою профспілки (ст. 43 КЗпП) і з виплатою вихідної допомоги (ст. 44 КЗпП).

Помилки під час звільнення тимчасових і сезонних працівників

Під час звільнення тимчасових і сезонних працівників також іноді кадровики припускаються помилок, пов’язаних з тим, що праця таких працівників має деякі особливості і регулюється відповідно до ст. 7 КЗпП деякими додатковими нормативно-правовим актами, зокрема, Указами Президії Верховної Ради СРСР «Про умови праці робітників і службовців, занятих на сезонних роботах» від 24 вересня 1974 р. № 310-IX (далі ― Указ № 310-IX) та «Про умови праці тимчасових робітників і службовців» від 24 вересня 1974 р. № 311-IX (далі ― Указ № 311-IX).

Водночас, у доречних випадках слід дотримуватися і відповідних вимог КЗпП, зокрема, помилковим буде звільнення сезонних працівників «у зв’язку із закінченням сезону (праці)» бо за загальним правилом вони звільняються у зв’язку із закінченням строку дії строкового трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП).

Також припускаються помилок і ті кадровики, які вважають, що сезонних і тимчасових працівників не можна звільняти достроково, хоча насправді це можна робити як з ініціативи працівника за наявності умов, визначених у ст. 39 КЗпП (про своє звільнення тимчасові і сезонні працівники попереджають роботодавця письмово за три дні), так і роботодавця, який має право звільнити працівника з підстав, передбачених КЗпП (крім п. 5 ст. 40 КЗпП).

Крім того, Указами № 310-IX та № 311-IX встановлені й додаткові підстави для дострокового розірвання строкового трудового договору з ініціативи роботодавця (які також не беруть до уваги деякі кадровики). Зокрема, для тимчасових працівників додатковими підставами для звільнення є:

— припинення роботи на підприємстві на строк більше одного тижня з причин виробничого характеру, а також скорочення роботи у них;

— нез’явлення на роботу протягом більше двох тижнів підряд внаслідок тимчасової непрацездатності;

— невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором чи правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Для сезонних працівників передбачені такі додаткові підстави звільнення:

― припинення робіт на підприємстві на строк більше двох тижнів з причин виробничого характеру або скорочення робіт в них;

― нез’явлення на роботу безперервно протягом більше одного місяця внаслідок тимчасової непрацездатності.

Відсутність наказу про звільнення при строковому трудовому договорі

Іноді зустрічається і помилкова думка, що у випадку прийняття на роботу працівника за строковим договором на певний строк, який зазначений у заяві працівника та наказі про прийняття на роботу, після закінчення зазначеного строку не потрібно своєчасно оформлювати окремий наказ про звільнення, оскільки працівник і так вважається автоматично звільненим. Але згідно зі ст. 391 КЗпП, якщо після закінчення строку трудового договору (пункти 2 і 3 ст. 23 КЗпП) трудові відносини фактично тривають і жодна із сторін не вимагає їхнього припинення, дія цього договору вважається продовженою на невизначений строк. Крім того, трудові договори, що були переукладені один чи декілька разів, за винятком випадків, передбачених ч. 2 ст.  23 КЗпП, вважаються такими, що укладені на невизначений строк.

Тому, наприклад, якщо працівника було прийнято на роботу за строковим трудовим договором по 29 лютого, і до цієї дати роботодавець не видасть наказ про звільнення цього працівника 29 лютого й останній знову вийде на роботу 1 березня, то буде вважатися, що трудовий договір із зазначеним працівником вже продовжено на невизначений строк. Аналогічно, якщо із зазначеним працівником буде переукладено строковий трудовий договір на роботу з 1 по 29 лютого, то 29 лютого його вже не можна його буде звільнити у зв’язку із закінченням строку трудового договору за п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП, оскільки переукладений зазначений строковий договір буде вже вважатися укладеним на невизначений строк.

Олександр КЛИМЕНКО,

консультант із соціально-трудових відносин