№19 (151) 2017 / Професійна класифікація

Відділи та працівники для організації загального і кадрового діловодства

  • 233
    • 29
    • 136
      • 39
      • 46
      • 1
      • 22
      • 19
    • 45
      • 1
      • 1
      • 25
      • 14
    • 6
      • 2
      • 3
      • 0
      • 1
    • 3
    • 3
    • 4
    • 7

В організації діловодства на підприємстві можуть бути задіяні різні структурні підрозділи і працівники, але під час визначення відповідних структурних підрозділів, а також назв посад працівників, які б виконували певні функції з організації загального та спеціального, у т. ч. кадрового, діловодства, слід враховувати також вимоги інших нормативно-правових актів. Довідайтеся, які ж назви посад підійдуть для працівників підприємства, що займаються організацією загального та кадрового діловодства, а також як скласти основні документи, що регулюють діяльність відповідних структурних підрозділів та окремих співробітників на кшталт положення про структурні підрозділи та посадові (робочі) інструкції працівників.

Основа для розробки посадових інструкцій та положень про структурні підрозділи

Перш за все згадаємо, що основними нормативно-правовими документами, які є основою для добору назв посад для штатного розпису підприємства, а також розробки положень прос структурні підрозділи та посадових інструкцій для їх працівників, є Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі ― КП) та Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі ― ДКХП), який є систематизованим за видами економічної діяльності збірником описів професій, які наведено у КП. Зокрема, у розділі 1 «Сфера застосування» КП зазначається, що КП забезпечує інформаційну підтримку щодо вирішення, серед іншого, таких завдань, як розрахунки чисельності працівників, облік складу і розподілу кадрів за професійними угрупованнями різних рівнів класифікації, планування додаткової потреби в кадрах тощо.

У свою чергу, у п.16 Загальних положеннях ДКХП, які були затвердженні разом з Випуском 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. № 336, зазначається, що у всіх записах про виконувані роботи (штатний розпис, запис до трудових книжок тощо) слід вживати повну назву посади відповідно до ДКХП, включаючи кваліфікаційну категорію.

Також у п. 4. Загальних положень ДКХП зазначається, що ДКХП, серед іншого, є основою для:

― розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їхні обов’язки, права та відповідальність;

― складання положень про структурні підрозділи, які визначають їхню роль та місце в системі управління підприємством.

Також окремі завдання та обов’язки працівників та функції структурних підрозділів, що спеціалізуються на діловодстві, розглядаються тією чи іншою мірою і у нормативних документах сфери діловодства, таких як Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (далі ― Правила № 1000/5) та деяких інших.

Служба діловодства

Перш за все зауважимо, що, відповідно до п. 6. розділу 1 «Загальні положення» Правил № 1000/5, саме керівник підприємства відповідає за:

― збереженість службових документів та інформації, яку вони містять;

― функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу;

― втрату і несанкціоноване знищення документів;

― порушення правил користування документами.

Згідно з п. 7 розділу 1 Правил № 1000/5 організація діловодства на підприємстві покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство на підприємстві, ― секретаря, діловода (далі ― служба діловодства). При цьому підприємства організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства підприємства.

Очолює службу діловодства (відповідний структурний підрозділ) її керівник. Зокрема, у КП передбачені такі основні професійні назви робіт, що пов’язані з виконанням керівних функцій у сфері діловодства:

― 1229.1 «Завідувач канцелярії» (угруповання КП 1229.1 «Керівні працівники апарату центральних органів державної влади»);

― 1231 «Завідувач канцелярії» (угруповання КП 1231 «Керівники фінансових, бухгалтерських, економічних, юридичних та адміністративних підрозділів та інші керівники»);

― 1231 «Завідувач (начальник) секретаріату» (угруповання КП 1231 «Керівники фінансових, бухгалтерських, економічних, юридичних та адміністративних підрозділів та інші керівники»).

Крім того, потрібні назви посад керівників можна утворювати і від відповідних узагальнених професійних назв робі «керівного напрямку» у КП згідно з Приміткою 2 Додатку В до КП, якою передбачено, що назви посад можна розширювати термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладення, якщо інше не передбачено у КП чи відповідних законодавчо-правових актах, наприклад:

― «Начальник (завідувач) підрозділу» (угруповання 1229.1 «Керівні працівники апарату центральних органів державної влади») ® 1229.1 «Завідувач відділу документаційного забезпечення»;

― «Начальник відділу» (угруповання 1229.7 «Керівники інших основних підрозділів в інших сферах діяльності») ® «Начальник відділу діловодства».

Також у КП передбачена низка професійних назв робіт «не керівного напрямку», що пов’язані як із сферою діловодства, так і взагалі з роботою з різними документами, про що зокрема відображено у цих назвах:

― 2432.1 «Документознавець»;

― 3118 «Копіювальник технічної документації»;

― 3119 «Технік з підготовки технічної документації»;

― 3435.1 «Організатор діловодства (державні установи)»;

― 3435.2 «Організатор діловодства (види економічної діяльності)»;

― 3435.3 «Організатор діловодства (система судочинства)»;

― 4121 «Таксувальник перевізних документів»;

― 4133 «Оператор з оброблення перевізних документів»;

― 4133 «Оператор станційного технологічного центру оброблення поїзної інформації та перевізних документів»;

― 4141 «Офісний службовець (копіювання документів)»;

― 4141 «Офісний службовець (систематизація документів)»;

― 4142 «Черговий з оформлення супровідної документації»;

― 4144 «Діловод»;

― 4144 «Офісний службовець (документознавство)»;

― 7345 «Палітурник документів».

Крім того, відповідні обов’язки, що пов’язані з діловодством, можуть бути передбачені серед іншого і в кваліфікаційних характеристиках інших професій (посад), у назвах яких не використовуються відповідні терміни, наприклад:

  • 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)», серед іншого: веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень;
  • 4112 «Оператор комп’ютерного набору (ІІ категорія)», серед іншого: у разі необхідності виконує обов’язки секретаря керівника (організації, підприємства, установи), веде діловодство;
  • 2131.2 «Інженер з автоматизованих систем керування виробництвом», серед іншого: бере участь у роботі з вдосконалення документообігу на підприємстві, формулює вимоги до змісту і будови технічної і організаційно-розпорядчої документації, яку використовують у системі автоматизованого керування виробництвом;
  • 2419.2 «Інженер з організації керування виробництвом», серед іншого: розробляє заходи з удосконалення трудових процесів і операцій, виконуваних в апараті управління, систем документообігу і контролю за проходженням документів, застосування сучасних технічних засобів управління з необхідними розрахунками економічної ефективності їх впровадження.

Переважна частина кваліфікаційних характеристик професій (посад), що пов’язані з діловодством, міститься у випуску 1 ДКХП. На основі цих характеристик, як зазначалося вище, мають розроблюватися посадові інструкції відповідних працівників, а на основі кваліфікаційних характеристик посад керівників ― також і положення про структурні підрозділи (наприклад, положення про канцелярію на основі кваліфікаційної характеристики завідувача канцелярії).

Про зазначене зокрема йдеться і у п. 9 розділу 1 Правил № 1000/5, у якому вказано, що служба діловодства та архів, якщо вони є самостійними підрозділами, працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством. Якщо функції організації діловодства на підприємстві або ведення архіву підприємства покладено на відповідальну особу, у посадовій інструкції посадової особи зазначаються ці обов’язки, її права та відповідальність.

Зауважимо, що для окремих професійних назв робіт, наприклад, організаторів діловодства, кваліфікаційні характеристик ще не опубліковані, і тому під час розробки їх посадових інструкцій слід орієнтуватися на кваліфікаційні характеристики споріднених професій і посад, а також відповідні нормативно-правові акти сфери діловодства (Зразок 1).

Зразок 1

Посадова інструкції організатора діловодства

(код КП — 3435.1)

(витяг)

<…>

2. Завдання та обов’язки

Організатор діловодства виконує такі функціональні завдання та обов’язки:

2.1. Організовує ведення діловодства, бере участь у створенні умов для руху документів та їхнього зберігання.

2.2. Бере участь в організації інформаційної діяльності, здійснює відповідну роботу з інформацією та документами.

2.3. Вирішує стереотипні, діагностичні задачі з документознавства та інформаційної діяльності.

2.4. Бере участь у виробництві та розповсюдженні інформації за допомогою автоматизованих документно-інформаційних систем, у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства в установі.

2.5. Розробляє і впроваджує інструкцію з діловодства та номенклатуру справ.

2.6. Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах, забезпечує оформлення документів відповідно до вимог чинних стандартів у сфері діловодства.

2.7. Надає методичну та консультаційну допомогу працівникам структурних підрозділів, відповідальним за ведення в них діловодства, забезпечує підвищення їх кваліфікації.

2.8. Приймає і реєструє кореспонденцію, що надходить на адресу підприємства і направляє за призначенням (керівнику підприємства або до відповідних структурних підрозділів).

2.9. Відповідно до резолюцій керівництва передає документи на виконання, оформлює реєстраційні картки та вносить відповідні дані до комп’ютерної бази даних.

2.10. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, в т. ч. в електронному вигляді, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

2.11. Відправляє відповідну документацію адресатам.

2.12. Веде облік отриманої та надісланої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.

2.13. Веде роботу зі створення довідкового апарату документів.

2.14. Готує і здає до архіву документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку, а також відповідні дані комп’ютерної бази даних.

2.15. Складає опис справ, що надходять для зберігання до архіву.

2.16. Забезпечує зберігання службової документації.

2.1.17. Координує та контролює роботу відповідних інших працівників відділу діловодства.

2.18. За дорученням начальника відділу діловодства в межах своєї компетенції виконує інші завдання та обов’язки відповідно до Положення про відділ діловодства.

<…>

5. Повинен знати

Організатор діловодства повинен знати:

5.1. Нормативно-правові акти, положення та інструкції щодо ведення діловодства.

5.2. Основні положення державної системи діловодства.

5.3. Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.

5.4. Технологічні процеси документування, збереження, документообігу, аналітико-синтетичної обробки інформації та її використання.

5.5. Структуру і керівний склад установи та її підрозділів.

5.6. Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів.

5.7. Методи оброблення і оформлення документів.

5.8. Архівну справу.

5.9. Правила користування технічними засобами оброблення документів (комп'ютерами та іншими).

5.10. Програмні засоби для створення, обробки і передачі документів в електронному вигляді, порядок роботи з відповідними комп'ютерними базами даних.

5.11. Основи етики і естетики; правила ділового спілкування.

5.12. Основи організації праці і управління.

5.13. Основи законодавства про працю.

5.14. Правила і норми охорони праці, протипожежного захисту, виробничої санітарії.

6. Кваліфікаційні вимоги

До організатора діловодства встановлено такі кваліфікаційні вимоги: перший (бакалаврський) рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (галузі знань) без вимог до стажу роботи або початковий рівень (короткий цикл) вищої освіти відповідного напряму підготовки (галузі знань) та стаж роботи у сфері діловодства не менше двох років.

<…>

Відділ кадрів

Відповідно до п. 6 розділу 1 Правил № 1000/5 за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники. Таким чином, у відділі кадрів зазначеною відповідальною особою буде «начальник відділу кадрів». Також згідно з п. 7 розділу 1 Правил № 1000/5, організація діловодства в структурних підрозділах підприємств покладається на спеціально призначену для цього особу, в посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки. Такою відповідальною особою у відділі кадрів або іншому подібному структурному підрозділі (управління по роботі з персоналом тощо) найчастіше призначають «інспектора з кадрів», посада якого зокрема передбачена і у КП з кодом КП 3423. Зауважимо, що відповідні завдання та обов’язки із ведення діловодства, насамперед кадрового, передбачені і кваліфікаційною характеристикою інспектора з кадрів, яка міститься у випуску 1 ДКХП. Так, «Інспектор з кадрів», серед іншого:

веде облік особового складу підприємства, його підрозділів згідно з уніфікованими формами первинної облікової документації;

— оформлює прийом, переведення і звільнення працівників відповідно до законодавства про працю, положень, інструкцій і наказів керівника підприємства, а також іншу встановлену документацію з кадрів;

— формує і веде особові справи працівників, вносить зміни, пов’язані з трудовою діяльністю;

— оформлює документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства та їх сім’ям;

— веде архів особових справ, після закінчення встановлених строків поточного зберігання готує документи для здавання їх до державного архіву.

Разом з тим відповідальною особою за діловодство у відділі кадрів може бути призначений і працівник на іншій посаді у відділ кадрів, насамперед у тих випадках, коли у штатному розписі відділу кадрів у зв’язку із специфікою діяльності підприємства не передбачена посада інспектора з кадрів. У цьому випадку в посадовій інструкції такого працівника також мають бути передбачені обов’язки з організації діловодства, хоча вони можуть бути і відсутні у відповідній кваліфікаційній характеристиці. Зокрема така можливість передбачена у п. 6 Загальних положень ДКХП, у якому зазначено ―  якщо виникає необхідність, завдання та обов’язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Під час розробки Положення про відділ кадрів, зокрема його розділів «Основні завдання» та «Функції» слід орієнтуватися на кваліфікаційну характеристику «Начальника відділу кадрів» (код КП 1232), яка також міститься у випуску 1 ДКХП (Зразок 2).

Зразок 2

Положення про відділ кадрів

(витяг)

<…>

2. Основі завдання

Основними завданнями відділу кадрів є:

2.1. Розробка та здійснення заходів щодо добору та розстановки персоналу, вивчення відповідності їхніх ділових і моральних якостей роботі на відповідній посаді (за професією).

2.2. Прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар’єри, створення резерву для висування на керівні та інші доречні посади на підприємстві.

2.3. Організація роботи з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, проведення атестації працівників підприємства, впровадження сучасних форм роботи з персоналом.

2.4. Організація кадрового діловодства.

3. Функції

З метою виконання покладених на неї завдань відділ кадрів:

<…>

3.11. Організовує своєчасне оформлення приймання, переведення і звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства, облік особового складу, видавання довідок про теперішню і минулу трудову діяльність працюючих та ведення встановленої документації з кадрів, а також підготовку матеріалів для рекомендації працівників до заохочень та винагород.

3.12. Організовує кадрове діловодство, забезпечує його ведення за такими основними напрямками:

3.12.1. Облік особового складу підприємства та його підрозділів.

3.12.2. Заповнення, облік і зберіганням трудових книжок та особових карток (особових справ) працівників.

3.12.3. Підготовка та передача на розгляд вищого керівництва документів з особового складу, а саме: наказів про прийом, переведення, звільнення працівників, заохочення або догани працівникам тощо.

3.12.4. Підготовка наказів та інших необхідних документів для проведення атестації персоналу.

3.12.5. Підготовка звітів та інших статистичних довідок щодо змін чисельності та структури персоналу.

3.12.6. Підготовка звітів щодо стану підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації працівників, а також складання встановленої звітності з обліку особового складу та роботи з кадрами.

3.12.7. Ведення документації про зарахування працівників до резерву на заміщення вакантних посад.

3.12.8. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу підприємства, контроль за їх використанням.

3.12.9. Підготовка документів з пенсійного страхування, а також документів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства та їхнім сім’ям, а також подання їх до органів пенсійного (соціального) забезпечення.

3.12.10. Підготовка документів з кадрів для передачі їх в архів на зберігання.

3.12.11. Механізація та автоматизація документування інформації з особового складу.

<…>

7. Взаємовідносини (зв’язки) з іншими підрозділами

Відділ кадрів взаємодіє:

7.1. З усіма структурними підрозділами підприємства з питань:

7.1.1. Отримання:

— заявок на працівників;

— пропозицій щодо заохочення працівників;

— матеріалів щодо застосування до працівників заходів дисциплінарного впливу за порушення трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку;

— пропозицій щодо графіка відпусток та конкретних дат надання відпусток працівникам відповідно до затвердженого графіка.

7.1.2. Надання:

— копій наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників;

— затвердженого графіка відпусток та копій наказів про внесення змін до графіка (якщо такі зміни відбулися);

— виписок з плану підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.

7.2. З бухгалтерією з питань:

7.2.1. Отримання:

— довідок про заробітну плату для оформлення пенсійних справ;

— відомостей для складання та видачі довідок працівниками на їхню вимогу про роботу на підприємстві, займану посаду і розмір заробітної плати.

7.2.2. Надання:

— наказів про прийняття, переведення, звільнення, надання відпусток та заохочення працівників;

— проектів наказів про прийняття, переведення та звільнення матеріально відповідальних осіб;

— табеля обліку робочого часу;

— графіка відпусток (наказів про внесення змін до нього);

— листків тимчасової непрацездатності до оплати;

7.3. З канцелярією з питань:

7.3.1. Отримання:

― документів і кореспонденції, що належить до сфери діяльності відділу кадрів;

― реєстрації і обліку заяв, довідок, листів, інших документів;

― методичної допомоги з питань організації роботи з документами.

7.3.2. Надання:

― документів, що надійшли до виконання у відділ кадрів, для їх реєстрації, надсилання їх поштою, телеграфом, факсом, електронною поштою.

<…>

Інші підрозділи, що пов’язані з організацією діловодства

Крім структурних підрозділів, що представляють собою службу діловодства підприємства та займаються усіма питаннями загального діловодства, на підприємстві також можуть утворювати і структурні підрозділи, які можуть спеціалізуватися на окремих питаннях діловодства. Наприклад, у разі доцільності та великого обсягу роботи на підприємстві із зверненням громадян, може бути утворений окремий відділ (сектор тощо) по роботі із зверненнями громадян, який, серед іншого, має займатися і організацією діловодства із зверненнями громадян. Таке діловодство має свою специфіку, і зокрема має бути організоване відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

Також окремими спеціальними нормативно-правовими актами може регулюватися і робота з електронними документами в діловодстві, у тому числі організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, здійснення діловодства щодо документів, які містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за запитами на інформацію тощо.

Специфіка зазначеного діловодства може також потребувати і наявності на підприємстві відповідних окремих структурних підрозділів та/або працівників відповідної спеціалізації, що, серед іншого, передбачено і в КП, наприклад:

― 1229.7 «Начальник режимно-секретного органу»;

― 2149.2 «Професіонал із організації захисту інформації з обмеженим доступом»;

― 3439 «Інспектор з організації захисту секретної інформації»;

― 3439 «Фахівець із організації захисту інформації з обмеженим доступом».

У разі необхідності внесення до штатного розпису відповідних вузькоспеціалізованих посад у випадку їх відсутності у КП, можна також скористатися і Приміткою 2 Додатку В до КП, для утворення відповідних розширених назв, наприклад: 3435.2 «Організатор діловодства (види економічної діяльності)» ® 3435.2 «Організатор діловодства із зверненнями громадян».

Окремо слід також розглянути питання здійснення контролю за виконанням документів. Зокрема згідно з п. 1 глави 5 розділу ІІІ Правил № 1000/5 контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання. Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також на кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва підприємства, рішення колегіального органу підприємства, запити на публічну інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник або заступник керівника підприємства відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Безпосередній же контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства або службу контролю ― спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство. Також у КП передбачена і відповідна вузькоспеціалізована професійна назва роботи ― 3431 «Інспектор з контролю за виконанням доручень».

Також із службою діловодства безумовно пов’язані і архіви на підприємстві. Зокрема у п. 8 розділу 1 Правил № 1000/5 зазначається, що архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства підприємства. На малочисельних підприємствах призначається особа, відповідальна за ведення архіву підприємства. Основними завданнями архіву є організація і забезпечення приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.

Серед основних професійних назв робіт у КП, що безпосередньо пов’язані з діяльністю архівів, є такі:

― 1210.1 «Директор державного архіву»;

― 1229.7 «Завідувач архіву»;

― 1229.7 «Завідувач технічного архіву»;

― 1229.7 «Завідувач архівосховища»;

― 1231 «Головний архівіст»;

― 2431.1 «Науковий співробітник (архівна справа, музеєзнавство)»;

― 2431.1 «Науковий співробітник-консультант (архівна справа, музеєзнавство)»;

― 2431.1 «Молодший науковий співробітник (архівна справа, музеєзнавство)»;

― 2431.2 «Архівіст»;

― 4141 «Архіваріус»;

― 7345 «Реставратор архівних та бібліотечних матеріалів».

Виконавці документів

Працівників, що пов’язані з організацією і веденням діловодства та архівною справою на підприємстві також слід відрізняти від усіх інших співробітників цього ж підприємства, які також працюють з документами, але дещо в «інший спосіб», наприклад, юристів, бухгалтерів, інженерів тощо. Зазначених працівників, якщо вони виконують певні дії відповідно до певних документів, називають «виконавцями документів». Зокрема, служба діловодства здійснює:

― первинне опрацювання документів, що надійшли до підприємства;

― їх попередній розгляд;

― реєстрацію;

― передачу керівництву на розгляд;

― передачу виконавцям.

Після виконання документи повертаються до служби діловодства, де вони долучаються до відповідних справ, і згодом передаються до архіву.

Такий «рух» документів на підприємстві у діловодстві називається «документообігом», а його порядок на підприємстві регламентується інструкцією з діловодства, регламентами роботи з документами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями, графіками документообігу.

Графік документообігу — це розроблена схема взаємодії (обміну документами) усіх структурних підрозділів підприємства від моменту створення (отримання) документа до моменту його передання в архів (у місце зберігання). Тобто для кожного документа розробляється свій графік руху.

Зокрема, у згаданих локальних нормативних актах, як правило, зазначається, що передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря). За виконання ж документа відповідають особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника підприємства, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання. Зазначених осіб і називають виконавцями документу, яких іноді також розподіляють на головного виконавця і співвиконавців:

головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок підготовки, погодження проекту документа;

співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який дав доручення.

Виконання документа передбачає:

― збирання та опрацювання необхідної інформації;

― підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа;

― його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові установи, у деяких випадках ― керівникові структурного підрозділу;

― у разі потреби ― підготовку для пересилання адресату.

Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Віктор МІЛЛЕР,

консультант з питань оплати праці

та кадрового діловодства