№4 (160) 2018 / Соціальний захист

Доставка працівників до місця роботи і назад

  • 265
    • 35
    • 150
      • 48
      • 49
      • 1
      • 25
      • 23
    • 51
      • 1
      • 2
      • 26
      • 15
    • 8
      • 4
      • 3
      • 0
      • 1
    • 4
    • 3
    • 7
    • 7

Роботодавці вправі за рахунок власних коштів встановлювати додаткові, порівняно із законодавством, трудові та соціально-побутові пільги для своїх працівників. Одним із різновидів таких пільг і є доставка працівників підприємства до місця роботи та назад. Ознайомтеся з деякими питаннями надання цієї найпопулярнішої на вітчизняних підприємствах пільги, зокрема, з можливими варіантами доставки, правилами її документального оформлення, ліцензування і оподаткування.

Правові підстави та варіанти доставки

Доставка працівників до місця роботи і назад може бути організована керівництвом підприємства, як мінімум, з двох причин:

― у зв’язку з територіальною віддаленістю підприємства (його відділення, філії) від населеного пункту;

― для зручності працівників.

У першому випадку доставку працівників до місця роботи можна розглядати як один із обов’язків підприємства, а в другому — як одну із соціальних пільг для його працівників.

На законодавчому рівні право роботодавців у межах своїх повноважень та за рахунок власних коштів встановлювати додаткові, порівняно із законодавством, трудові та соціально-побутові пільги для своїх працівників встановлено ст. 91 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП). Одним із різновидів таких пільг і є доставка працівників підприємства до місця роботи та назад.

Зауважимо, що дана пільга може надаватись як колективно (всім працівникам підприємства), так і індивідуально (окремим працівникам). У загальному випадку під доставкою працівників до місця роботи і від роботи розуміється саме колективна доставка. Але ніщо не забороняє підприємству запроваджувати й індивідуальну компенсацію проїзду до роботи і назад окремим працівникам, наприклад, забезпечуючи їх проїзними квитками або повертаючи кошти за проїзд.

Законодавство не містить чітких вказівок на рахунок того, як організувати перевезення працівників: все залежить від ініціативи та можливостей підприємства. Зокрема, питання доставки працівників до роботи і назад може бути вирішено такими способами:

― перевезення працівників (власним транспортом підприємства, шляхом залучення сторонніх транспортних організацій або орендуючи особистий транспорт когось із працівників);

― забезпечення працівників проїзними документами на громадському транспорті;

― компенсація працівникам вартості проїзду.

Крім того, підприємство вправі встановити, на яких фінансових умовах працівники можуть користуватися службовим транспортом. Це також не прописано в законодавстві, але, виходячи із практики, найбільш поширеними умовами доставки працівників до місця роботи і назад є такі:

— забезпечується усім працівникам підприємства і є безкоштовною;

— ґрунтується на домовленості між працівниками і роботодавцем та є бонусом за дотримання трудової дисципліни (наприклад, для тих, хто не запізнюється на роботу);

— здійснюється за певну плату.

Зазначимо, що остання умова доставки по суті є звичайною платною послугою, тому не може розглядатися як елемент соціального пакету. А з двох перших найчастіше керівники підприємств обирають безкоштовну доставку усіх працівників до місця роботи і назад.

Документальне оформлення

Оскільки доставка працівників до місця роботи і у зворотному напрямку може здійснюватися як у колективному, так і в індивідуальному порядку, то розглянемо документальне оформлення цих видів доставки окремо.

Колективна доставка працівників.

Усі зобов’язання між роботодавцем та працівниками щодо виробничих, трудових та соціально-економічних питань, зокрема, режиму роботи, умов праці, надання пільг, гарантій, компенсацій тощо, зазвичай регулюються колективним договором (ст. 13 КЗпП, ст. 7 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 1 липня 1993 р. № 3356-ХІІ).

Якщо на підприємстві є колективний договір, то надання роботодавцем працівникам додаткових соціальних пільг, у т. ч. доставки до місця роботи і у зворотному напрямку, документально може бути закріплено:

― в одному з його розділів — «Соціальні пільги та гарантії»,

або

― у Положенні про соціальний пакет на підприємстві, що є додатком до колективного договору.

За відсутності колективного договору зобов’язання роботодавця із забезпечення працівників певними видами соціальних пільг прописуються в їхніх трудових договорах. Сформулювати це можна, наприклад, таким чином: «Для забезпечення своєчасного початку роботи підприємства Роботодавець зобов’язується за власний рахунок організувати Працівникові доставку до місця роботи і назад у робочі дні тижня».

Наявність зобов’язання роботодавця доставляти працівників до роботи в трудовому або колективному договорі буде підставою для розробки та затвердження внутрішнього документа підприємства — Положення про доставку працівників до роботи або видання відповідного наказу керівника. Який із цих двох документів оформити підприємство обирає самостійно. Головне, щоб у ньому знайшли відображення усі питання, пов’язані з організацією доставки працівників до роботи і назад.

У Положенні або наказі про доставку працівників до роботи і з роботи (див. Зразок) доцільно вказати:

― з якою метою вона здійснюється та на кого поширюється;

― яким транспортом буде здійснюватися перевезення;

― час здійснення перевезень (графік);

― маршрут (маршрути) перевезення;

― якими документами буде підтверджуватися факт перевезень та відповідні витрати.

Зразок

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ІМПУЛЬС»

НАКАЗ

29.01.2018 р.                                              м. Полтава                                                  № 16-од

Про доставку

працівників до місця роботи і з роботи

З урахуванням того, що ТОВ «Імпульс» територіально знаходиться на околиці міста, з метою своєчасного прибуття працівників до місця роботи, відповідно до п. 6 розділу «Соціальні пільги та гарантії» колективного договору від 10.01.2017 р. та на підставі статті 91 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

1. Починаючи з 1 лютого 2018 року організувати доставку працівників до місця роботи і назад власним транспортом ТОВ «Імпульс».

2. Для перевезення працівників використовувати два мікроавтобуси:

— мікроавтобус «Iveco», номер державної реєстрації ПА 9135 ОП, який зранку відправлятиметься від автобусної зупинки по вул. Жовтнева, 2 до місця розташування ТОВ «Імпульс», а ввечері — у зворотному напрямку;

— мікроавтобус «Peugeot Boxer», номер державної реєстрації ПІ 1572 ІІ, який зранку відправлятиметься від пам’ятника Т. Г. Шевченку по вул. Київській, 15 до місця розташування ТОВ «Імпульс», а ввечері — у зворотному напрямку.

3. Затвердити і ввести в дію графіки і маршрути перевезень працівників з 01.02.2018 р. (додатки 1 і 2 до наказу).

4. Закріпити мікроавтобус «Iveco», номер державної реєстрації ПА 9135 ОП, за водієм Короленко Р. Л., а мікроавтобус «Peugeot Boxer», номер державної реєстрації ПІ 1572 ІІ, за водієм Панченко М. Т..

5. Водіям Короленку Р. Л. та Панченку М. Т. дотримуватись затверджених графіків і маршрутів перевезень (додатки 1 і 2 до наказу) та використовувати транспортні засоби виключно для доставки працівників до роботи й у зворотному напрямку. Забороняється використання транспортних засобів для інших потреб без попереднього узгодження з керівником підприємства.

Підстава: п. 6 розділу «Соціальні пільги та гарантії» колективного договору від 10.01.2017 р..

Директор                                            Федоренко                                    С. М. Федоренко

З наказом ознайомлені:

29.01.2018 р.                                      Короленко                                         Р. Л. Короленко

29.01.2018 р.                                      Панченко                                            М. Т. Панченко

 

Додаток 1

до наказу від 29.01.2018 р. № 16-од

«ЗАТВЕРДЖУЮ»

Директор       Фоменко О. В. Фоменко

29.01.2018 р.

Графік і маршрут перевезень від автобусної зупинки по вул. Жовтнева, 2

№ з/п

Час

Маршрут перевезення

1.

7:50 — 8:00

Подача транспорту до автобусної зупинки по вул. Жовтнева, 2, збір працівників

2.

8:00 — 8:15

Проїзд від автобусної зупинки по вул. Жовтнева, 2 до кінотеатру «Київ»

3.

8:15 — 8:40

Проїзд від кінотеатру «Київ» до магазину «Сільпо» по вул. Героїв Крут, 20

4.

8:40 — 8:50

Проїзд від магазину «Сільпо» по вул. Героїв Крут, 20 до території ТОВ «Імпульс»

5.

18:00 — 18:10

Подача транспорту до території ТОВ «Імпульс», збір працівників

6.

18:10 — 18:20

Проїзд від території ТОВ «Імпульс» до магазину «Сільпо» по вул. Героїв Крут, 20

7.

18:20 — 18:45

Проїзд від магазину «Сільпо» по вул. Героїв Крут, 20 до кінотеатру «Київ»

8.

18:45 — 19:00

Проїзд від кінотеатру «Київ» до автобусної зупинки по вул. Жовтнева, 2

9.

19:00 — 19:30

Повернення транспорту в гараж

 

Додаток 2

до наказу від 29.01.2018 р. № 16-од

«ЗАТВЕРДЖУЮ»

Директор       Фоменко О. В. Фоменко

29.01.2018 р.

Графік і маршрут перевезень від пам’ятника Т. Г. Шевченку по вул. Київській, 15

№ з/п

Час

Маршрут перевезення

1.

7:50 — 8:00

Подача транспорту до пам’ятника Т. Г. Шевченку по вул. Київській, 15, збір працівників

2.

8:00 — 8:15

Проїзд від пам’ятника Т. Г. Шевченку по вул. Київській, 15 до центральної обласної лікарні

3.

8:15 — 8:40

Проїзд від центральної обласної лікарні до Полтавського університету економіки і торгівлі по вул. Коваля, 3

4.

8:40 — 8:50

Проїзд від Полтавського університету економіки і торгівлі по вул. Коваля, 3 до території ТОВ «Імпульс»

5.

18:00 — 18:10

Подача транспорту до території ТОВ «Імпульс», збір працівників

6.

18:10 — 18:20

Проїзд від території ТОВ «Імпульс» до Полтавського університету економіки і торгівлі по вул. Коваля, 3

7.

18:20 — 18:45

Проїзд від Полтавського університету економіки і торгівлі по вул. Коваля, 3 до центральної обласної лікарні

8.

18:45 — 19:00

Проїзд від центральної обласної лікарні до пам’ятника Т. Г. Шевченку по вул. Київській, 15

9.

19:00 — 19:30

Повернення транспорту в гараж

Тепер щодо документів, які мають підтверджувати фактичне здійснення перевезень працівників. Їхній вид залежить від того, яким саме транспортом — власним, орендованим чи сторонньої організації — будуть перевозити працівників.

У разі, якщо доставку працівників до роботи і назад буде здійснювати стороння транспортна організація, то потрібно оформити договір про надання послуг з перевезення і в кінці кожного місяця оформляти акт приймання-передачі цих послуг. З точки зору документообігу такий варіант доставки для підприємства є найбільш простим, оскільки всі інші документи, пов’язані з експлуатацією транспортного засобу (про придбання, використання та списання паливно-мастильних матеріалів, подорожні листи, документи про техобслуговування і ремонт транспортного засобу), оформлятиме транспортна організація.

У випадку оренди транспортного засобу без водія (наприклад, на підприємстві є водій (водії), але немає підходящого транспортного засобу) слід оформити відповідний договір оренди. Орендувати автомобіль підприємство може як у юридичної, так і у фізичної особи: обмежень з цього приводу чинним законодавством не встановлено. Однак, якщо підприємство орендуватиме транспортний засіб у фізичної особи, то договір оренди необхідно посвідчити нотаріально (ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України).

Передавання транспортного засобу орендарю (тобто підприємству) та повернення потім його орендодавцю слід оформити актами приймання-передачі. Для заповнення таких актів необхідно ще й перевірити комплектацію автомобіля та навести інформацію про неї. Також в кінці кожного місяця доцільно оформляти акт приймання-передачі послуг з оренди транспортного засобу. І хоча законодавство не вимагає складання такого акта, деякі представники контролюючих органів при перевірках наголошують на його необхідності для підтвердження витрат.

Крім того, в разі оренди транспортного засобу та при перевезенні працівників власним транспортом підприємства потрібно:

1) закріпити наказом за транспортним засобом водія із зазначенням його режиму роботи;

2) оформляти документи на придбання і використання паливно-мастильних матеріалів (далі — ПММ).

За договором оренди транспортного засобу підприємство виплачує орендодавцю орендну плату, яка не включає компенсацію за використане паливо. Придбання та списання палива на орендований автомобіль, його техобслуговування і ремонт несе підприємство так само, як і на будь-який власний автомобіль.

Якщо перевезення працівників буде здійснюватися на постійній основі, варто укласти договір з постачальником ПММ. Це дозволить значно спростити документообіг: водій (водії) заправлятиме транспортний засіб на певних заправках постачальника і після закінчення місяця йому надаватимуть одну загальну відомість про придбання пального (тобто не потрібно буде протягом місяця зберігати окремі чеки від АЗС).

Фактично витрачені пальне і мастильні матеріали для транспортних засобів списують згідно з їхньою вартістю та відповідно до Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10 лютого 1998 р. № 43.

Зауважимо, що завжди списання фактично використаних ПММ відбувалось на підставі подорожнього листа: саме цей документ містить дані про фактичний пробіг автомобіля, фактичні витрати ПММ, а також підтверджує виробничий характер маршруту прямування транспорту. І хоча на сьогодні наявність подорожнього листа у водія не обов’язкова, для коректного відображення господарських операцій в обліку, контролю роботи водія та витрат палива без такого документа важко обійтися.

Чинної законодавчо встановленої форми подорожнього листа немає, але це не заважає розробити на підприємстві власну форму, взявши за основу типову форму № 03АП подорожнього листа в міжнародному сполученні, затверджену наказом Міністерства транспорту та зв’язку України від 1 грудня 2006 р. № 1133 (на сьогодні він вже втратив чинність), та доопрацювати її таким чином, щоб вона відповідала потребам підприємства. Також підприємство може розробити свою подібну форму: необов’язково, щоб в ній були всі ті самі графи, як у зазначеній типовій формі, натомість обов’язкова наявність всіх необхідних реквізитів первинного документа.

Подорожні листи виписуються на транспортні засоби, що перебувають на балансі підприємства, в т. ч. й орендовані.

Індивідуальна доставка працівників.

Не всі підприємства можуть запровадити колективну доставку працівників до місця роботи і у зворотному напрямку: деякі практикують надання проїзних документів чи компенсації вартості проїзду до місця роботи і назад тільки окремим працівникам. Щодо проїзних квитків, то маються на увазі саме індивідуальні проїзні квитки, а не ті, які придбаваються для використання багатьма працівниками під час здійснення ними службових поїздок протягом робочого дня.

Найчастіше індивідуальними проїзними документами забезпечують або компенсують вартість проїзду тим працівникам, місце проживання яких знаходиться поза межами населеного пункту, де розташоване підприємство.

Аналогічно питанню колективної доставки працівників підприємства до місця роботи і назад, забезпечення окремих працівників проїзними документами або компенсація їм вартості такого проїзду мають бути передбачені в колективному договорі або в трудових договорах із такими працівниками.

Згідно з пп. 2.3.4. Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13 січня 2004 р. № 5, вартість проїзних квитків, які персонально розподіляються між працівниками, та відшкодування працівникам вартості проїзду транспортом загального користування належать до інших заохочувальних і компенсаційних виплат, які, своєю чергою, включаються до фонду оплати праці. Зважаючи на це, питання забезпечення окремих працівників індивідуальними проїзними квитками або відшкодування їм вартості проїзду до місця роботи і назад повинно бути прописано в розділі «Оплата праці» колективного договору (на відміну від колективної доставки, яка передбачається у розділі «Соціальні пільги та гарантії»).

Як правило, ініціатива щодо забезпечення індивідуальним проїзним квитком або відшкодування вартості проїзду виходить від конкретного працівника або його безпосереднього керівника. Працівник подає відповідну заяву, а його керівник — лист-клопотання, де зазначаються причини (наводяться аргументи), чому такому працівнику слід надати індивідуальний проїзний квиток або компенсувати вартість проїзду на роботу і у зворотному напрямку.

На підставі заяви або листа-клопотання керівник підприємства видає відповідний наказ.

Питання ліцензування

Згідно з п. 24 ч. 1 ст. 7 Закону України «Про ліцензування видів господарської діяльності» від 2 березня 2015 р. № 222-VIII діяльність з перевезення пасажирів, зокрема, автомобільним транспортом, підлягає ліцензуванню.

Своєю чергою, під послугою з перевезення пасажирів чи вантажів розуміється перевезення пасажирів чи вантажів транспортними засобами на договірних умовах із замовником послуги за плату (ст. 1 Закону України «Про автомобільний транспорт» від 5 квітня 2001 р. № 2344-ІІІ, далі — Закон № 2344). Тобто, якщо підприємство здійснює доставку своїх працівників до місця роботи і у зворотному напрямку із залученням сторонньої транспортної організації, то така організація повинна мати ліцензію.

А у разі, коли підприємство перевозить працівників на власному або орендованому транспорті, то договір на перевезення не укладається й плата за перевезення не проводиться, тому така доставка не вважається послугою з перевезення пасажирів у розумінні Закону № 2344. Це означає, що в такому випадку отримувати ліцензію для здійснення доставки працівників до місця роботи і назад не потрібно.

Оподаткування вартості доставки на роботу і назад

Доставляючи працівників безоплатно на роботу і у зворотному напрямку, роботодавець надає їм безоплатну послугу. А згідно з пп. 164.2.17. Податкового кодексу України вартість безоплатно отриманих від роботодавця товарів/послуг є для працівників додатковим благом і, відповідно, повинна бути включена до їхнього загального місячного (річного) доходу.

З іншого боку, щоб оподатковувати дохід працівника податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), військовим збором (далі — ВЗ) та нараховувати єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ), необхідно визначити розмір такого доходу.

У випадку колективної доставки працівників до місця роботи і у зворотному напрямку, як правило, персоніфікований облік наданих транспортних послуг не ведеться: нікого ніде не відмічають та ніхто не контролює кількість працівників, які користуються розвезенням підприємства. Тому в такому випадку не можна визначити конкретний розмір доходу у вигляді додаткового блага для кожного із працівників, отже, неперсоніфікована вартість доставки не може розглядатися як об’єкт обкладення ПДФО та ВЗ.

ЄСВ також не нараховується на підставі п. 7 розділу ІІ Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 грудня 2010 р. № 1170.

Але, якщо підприємство забезпечує проїзними квитками окремих працівників, підтвердженням чого є відомість (список) на їхню видачу з персональними підписами працівників про отримання, або компенсує окремим працівникам вартість їхнього проїзду до місця роботи і назад, то можна точно визначити дохід кожної конкретної особи. У такому випадку дохід працівника в розмірі вартості проїзного квитка або суми компенсації оподатковується ПДФО та ВЗ. При цьому, враховуючи, що дохід надається у негрошовій формі, база оподаткування ПДФО визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта, а база оподаткування ВЗ — без нього.

Також, оскільки вартість персонального проїзного квитка та сума компенсації за проїзд включаються до фонду оплати праці, відповідно, на них слід нараховувати і ЄСВ.

За умови оформлення всіх необхідних документів та доведення зв’язку доставки працівників до місця роботи з господарською діяльністю, підприємство може включити понесені витрати до складу податкових. У якості аргументу можна вказати, що доставка працівників до місця роботи і у зворотному напрямку забезпечує вчасне прибуття їх до робочого місця та вчасне закінчення роботи, що, у свою чергу, гарантує дотримання режиму робочого часу. Крім того, доставка — це сервіс, який дозволяє працівникам (особливо тим, хто працює у великих містах) зберегти свої сили та енергію й направити їх безпосередньо на виконання трудових функцій, що також важливо для досягнення високих результатів роботи підприємства.

Ірина КРАСОВСЬКА,

консультант з кадрових питань

та бухгалтерського обліку