№1 (217) 2021 / Складні питання для профі

Електронна трудова книжка

Електронна трудова книжка. Система KadrEX

10.06.2021 р. набирає чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217). 


Що змінюється із підписанням Закону № 1217?

Оскільки Закон № 1217 вступає в дію 10.06.2021 р., на цей час має бути визначений механізм подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі, проте на час підписання газети до друку він ще не виданий та розроблено лише проєкт постанови правління Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі».

Щоб прийняти працівника на роботу з 10.06.2021 р. роботодавець повинен отримати від особи, яка працевлаштовується, трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб). А отже, ця інформація в Реєстрі застрахованих осіб уже має бути. Тобто з паперових трудових книжок її туди має внести або сама особа, або її роботодавець. 

Інформація про трудову діяльність працівників протягом п’яти перехідних років має надійти до Реєстру застрахованих осіб. Також протягом перехідного періоду можна буде використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.

 

Яка інформація буде в електронній трудовій книжці?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперових трудових книжок, тому в електронній трудовій книжці буде вся інформація про стаж, наявна у паперовій книжці.

 

Як можна оформити електронну трудову книжку,
хто це має робити та де?

Відомості про трудову діяльність можуть вноситись як застрахованою особою, так і роботодавцем через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису. Про це також ідеться у проєкті постанови правління ПФУ.

Після внесення відомостей про трудову діяльність роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові на руки під підпис.

 

Що буде з паперовими книжками?

Закон № 1217 передбачає п’ятирічний перехідний період. За цей період має відбутись включення ПФУ до Реєстру застрахованих осіб відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ.

Після оцифрування або сканування оригінал паперової трудової книжки передається на зберігання працівнику як офіційний документ. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно з електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.

 

Як можна знайти та подивитися
свою електронну трудову книжку?

Переглянути наявну про себе інформацію, в т. ч. свій трудовий чи страховий стаж можна на порталі електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua). Якщо в особи виникають будь-які запитання, реалізована можливість подачі звернення, в якому можна описати їх суть та у встановлені законом терміни особа отримає відповідь. 

Також ПФУ розроблено мобільний додаток «ПФУ» для системи Андроїд, який можна завантажити на Google Play. Він забезпечує доступ із мобільних пристроїв до електронних сервісів ПФУ та робить спілкування з ним максимально зручним та ефективним.

 

Які зміни у зв’язку з цим внесені до КЗпП?

Зміни, наведені у Законі № 1217, внесені до шести статей КЗпП.

  1. Ст. 24 КЗпП «Укладення трудового договору»: 

«При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи. 

При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки».

  1. Ст. 47 КЗпП «Обов’язок власника або уповноваженого ним органу провести розрахунок з працівником»:

«Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника».

  1. Ст. 48 КЗпП «Облік трудової діяльності працівника»: 

«Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.04.2010 р. № 2464-VI.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Порядок ведення трудових книжок визначається КМУ».

  1. Ст. 144 КЗпП «Порядок застосування заохочень»: 

«Заохочення працівникам оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці, а також на вимогу працівника, якщо трудова книжка зберігається у нього, заносяться до його трудової книжки».

  1. Ст. 233 КЗпП «Строки звернення до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду за вирішенням трудових спорів»: 

«Працівник може звернутися з заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у справах про звільнення — в місячний строк з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення». 

  1. Ст. 235 КЗпП «Поновлення на роботі, зміна формулювання причин звільнення, оформлення трудових відносин з працівником, який виконував роботу без укладення трудового договору, та встановлення періоду такої роботи»: 

«У разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу».