№2 () 2020 / Складні питання для профі

Електронний облік трудової діяльності

Постановою КМУ «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 р. № 1084 (далі — Порядок № 1084), яка набрала чинності 26.12.2019 р., Кабмін затвердив Порядок електронного обліку трудової діяльності працівника. Зроблено це з метою накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством. Яким чином це буде працювати — у статті.

Варто підкреслити, що паперова трудова книжка як документ не скасовується, адже у відповідному законопроєкті передбачена лише необов’язковість їх ведення.

 

Порядком № 1084 визначений механізм організації електронного обліку трудової діяльності всіх працівників, ФОПів і фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно (далі — працівники) в електронній формі.

Якщо такий облік буде вестися роботодавцем — то працівники підприємства повинні надавати згоду на обробку даних, передбачених Порядком, в електронній формі.


Така згода надаватиметься на підставі ст. 2, 11 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI, оскільки терміни, які використовуються у Порядку № 1084, вживаються у значенні, наведеному у цьому Законі.

В разі подання відомостей про трудову діяльність працівника особисто згода на обробку персональних даних надається шляхом проставлення відмітки про такий дозвіл в електронному кабінеті застрахованої особи на порталі електронних послуг ПФУ.

Про які дані йдеться? Це відомості про трудову діяльність працівника, які зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Загалом їх п’ять і вони наведені в Таблиці.

Таблиця

Інформація, яку містять відомості про трудову діяльність працівника

Відомості, що дають змогу ідентифікувати особу

— унікальний номер персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (визначення терміну див. у п. 2 постанови ПФУ «Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування» від 18.06.2014 р. № 10-1);

— прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи на поточний момент — момент подання відомостей до Пенсійного фонду України (далі — ПФУ);

— дата народження;

— реєстраційний номер облікової картки платника податків, крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це контролюючому органу і мають відмітку у паспорті (тобто ідентифікаційний номер платника);

— стать;

— унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки застрахованої особи (за наявності), або у скороченому вигляді УНЗР, який генерується автоматично в разі отримання паспорту у форматі ID-картки та біометричного закордонного паспорту. Тому знайти його можна у власників ID-картки;

— місце проживання;

— засоби зв’язку (номер телефону, адреса електронної пошти)

Відомості про періоди трудової діяльності:

— податковий номер юридичної особи (код ЄДРПОУ) або реєстраційний номер облікової картки платника податків фізичної особи, крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті та найменування страхувальника;

— рік, за який внесено відомості;

— період трудових відносин;

— професійна назва роботи;

— назва посади із зазначенням структурного підрозділу;

— відомості про прийняття на роботу, присвоєння/зміну/позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення;

— інформація про основне місце роботи;

— освіта

Дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування:

— номер списків (розділ, підрозділ) виробництв, робіт, професій, посад і показників;

— результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта;

— повна/неповна зайнятість;

— кількість відпрацьованих працівником календарних днів (годин) за місяць, зокрема в особливих умовах праці, що дають право на пільги

Відомості про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю

Підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана ВРУ

 

У Таблиці обов’язковими є лише ті відомості, що дають змогу ідентифікувати особу. Проте до них не входить унікальний номер персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та засоби зв’язку (номер телефону, адреса електронної пошти). Вони подаються шляхом заповнення відповідних полів анкети працівника.

Вони зберігаються у ПФУ протягом усього життя особи, а після її смерті — протягом 75 років на паперових та/або електронних носіях за наявності засобів, що гарантують ідентичність паперового та електронного документів (ч. 3 ст. 20 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI).

Відомості про трудову діяльність працівника подаються ПФУ через портал електронних послуг у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.


Скановані копії трудової книжки працівника та/або документів, що підтверджують трудовий стаж, визначені п. 3–16 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 р. № 637, мають:

— містити всі (тобто, і пусті, і заповнені) сторінки та поля документів;

— бути придатними для сприйняття їх змісту (зокрема містити дані про серію та номер бланків документів).

Зазначені скановані відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановлюються ПФУ, який на момент підписання цього номера газети до друку ще не затверджений. ПФУ має протягом місяця (тобто до кінця січня) визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність працівників в електронній формі. Окрім цього, ПФУ має визначити порядок надання послуг у загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванні з використанням електронної системи BankID та створити програмні засоби для безоплатного надання відомостей в електронній формі. Однак на порталі електронних послуг ПФУ в разі використання особистого кабінету шляхом введення кваліфікованого електронного підпису в розділі «Надання скан-копій трудової книжки робітника» зазначено, що необхідно підготувати скан-копії сторінок трудової книжки — кожну сторінку окремо як JPG-файл або повний документ зі всіма сторінками трудової книжки як PDF-файл. Розмір кожного файлу (сканованої копії документу) не має перевищувати 1 Мб.

Невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником (тобто підприємством), є сканована копія згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних, передбачених Порядком № 1084.


На підставі вищенаведених сканованих копій документів відповідальною особою органу ПФУ вони будуть оцифровані шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб інформацією, наявною у сканованих копіях документів.

Станом на день підписання номера газети до друку ПФУ повідомлено, що на його порталі запроваджено новий сервіс під назвою «Електронна трудова книжка». І на сьогодні він дає змогу громадянам переглядати всі свої відомості про трудову діяльність.

У сервісі міститься інформація про всі трудові відносини працівника за даними звітних відомостей роботодавця та про сплачені страхові внески з 1998 р.

Для використання цього сервісу необхідно:

— отримати (якщо його немає в користувача) кваліфікований електронний підпис;

— зареєструватися на порталі електронних послуг ПФУ.

Зареєструватися можна двома способами: за кваліфікованим електронним підписом або логіном і паролем.

Логін і пароль можна отримати у будь-якому відділенні ПФУ. Для цього потрібно мати із собою документ, що посвідчує особу. Зареєструватися можна самостійно або за допомогою фахівця ПФУ.

Реєструватися на порталі потрібно лише раз. Надалі доступ до електронних послуг (одержання виписок, перегляд анкетних даних та електронної пенсійної справи, подання звернень, скарг, запис на прийом тощо) надається після авторизації на порталі.


Кваліфікований електронний підпис видається в одному з акредитованих центрів сертифікації ключів. Їх перелік є за адресою pfu.gov.ua/kr/327258-pro-kvalifikovanyj-elektronnyj-pidpys/.

Для входу за електронним підписом потрібно вибрати з переліку уповноважений орган, який його видав і ввести ключ та пароль до нього. Інструкцію для користувачів порталу електронних послуг ПФУ можна знайти за посиланням pfu.gov.ua/32808-instruktsiya-dlya-korystuvachiv-veb-portalu-elektronnyh-poslug-pensijnogo-fondu-ukrayiny/.

Після цього на порталі електронних послуг ПФУ відкривається доступ до особистого електронного кабінету.

В ньому є розділи «Всі послуги» та «Комунікації з ПФУ». У першому можна відкрити саме «Електронну трудову книжку». Тут відображатимуться записи у трудовій книжці та її скановані копії. А надати їх страхувальником можна за допомогою розділу «Комунікації з ПФУ», де у підрозділі «Надання скан-копій труд. книжки робітника» відбувається фактичне внесення цих даних. Для цього заздалегідь потрібно підготувати скановані копії трудової книжки або документів, які підтверджують трудовий стаж.

Якщо у трудовій книжці немає необхідних записів або є неправильні чи неточні записи про періоди роботи, або інші розбіжності (зокрема за періоди страхового стажу після 01.07.2000 р. за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування), до електронного кабінету застрахованої особи на порталі електронних послуг ПФУ застрахованій особі буде надсилатися повідомлення. Тобто це буде відомо лише працівнику через його електронний кабінет.

І наостанок зауважимо, що облік трудової діяльності в електронній формі забезпечить накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством.

Особливо це стосується періодів до 01.07.2000 р., оскільки до цього моменту не вівся персоніфікований облік і трудова книжка була єдиним підтверджуючим документом набутого працівником стажу.

Додамо також, що Порядком № 1084 визначено, що Міністерство фінансів України має переглянути та змінити форму звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування з метою обліку відомостей про посади, кваліфікацію та умови праці застрахованих осіб.

Галина ФОЛЬВАРОЧНА,
заступник головного редактора журналу «Кадровик України»