№11 (71) 2014 / Кадрове діловодство

Нестандартні помилки у трудових книжках

  • 259
    • 35
    • 144
      • 40
      • 51
      • 1
      • 25
      • 23
    • 51
      • 1
      • 2
      • 26
      • 15
    • 8
      • 4
      • 3
      • 0
      • 1
    • 4
    • 3
    • 7
    • 7

Мабуть, кожен працівник відділу кадрів добре знає, як виправляти звичайні помилки у трудових книжках працівників (адже не помиляється лише той, хто нічого не робить). Проте, коли помилка не стосується невірно зазначеної назви посади під час прийняття на роботу чи неправильно вказаної підстави звільнення, навіть у досвідчених кадровиків виникає запитання, яким же чином її виправити. Отож, наразі розглянемо найпоширеніші з «нестандартних» помилок у трудових книжках та наведемо приклади їх виправлень.

Загальні правила виправлення

Насамперед, коротко нагадаємо про загальні правила виправлення невірних записів у трудових книжках ― адже навіть при нетипових помилках є особливості у записах, за допомогою яких вони виправляються, проте порядок їх виправлення залишається  незмінним.

Так, згідно з п. 2.6. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства юстиції України, Міністерства праці України та Міністерства соціального захисту населення від 29 липня 1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58), виправлення виявлених помилок має бути виконано відповідною посадовою особою того підприємства, де було зроблено неправильний чи неточний запис. А новий роботодавець зобов’язаний надати працівникові необхідну допомогу у вирішенні цього питання. Якщо підприємство, на якому було здійснено неправильний запис, ліквідовано, відповідні зміни до трудової книжки працівника вносить правонаступник цього підприємства і засвідчує печаткою та підписом, а у випадку, коли немає правонаступника — вища організація, якій було підпорядковане підприємство, а в разі і її відсутності — обласний архів чи державний архів м. Києва.

Виправлені відомості мають повністю збігатися з оригіналом відповідного наказу чи розпорядження роботодавця. У разі ж втрати цих документів або невідповідності їх фактично виконуваній роботі, виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці (особові картки, трудові договори, розрахункові відомості тощо). При цьому слід звернути увагу, що показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів до трудової книжки (п. 2.9. Інструкції № 58).

Також нагадаємо, що у разі, коли при первинному заповненні титульного аркуша трудової книжки були допущені помилки (байдуже які ― у прізвищі працівника, даті його народження чи заповнення трудової книжки тощо), їх не виправляють, а списують зіпсований бланк трудової книжки за актом. Помилки в усіх інших розділах трудової книжки виправляються за однаковою схемою, наведеною у п. 2.10. Інструкції № 58, при цьому закреслювати, витирати, заклеювати у трудових книжках чи вкладишах внесені до них раніше неточні або неправильні записи забороняється.

Щодо порядку внесення записів, за допомогою яких слід виправляти помилки у трудовій книжці, то насамперед зазначається порядковий номер та дата внесення цього запису (такі дані вносять так само, як і при звичайному внесенні інших записів: у графі № 1 трудової книжки записується порядковий номер запису, а у графі № 2 ― дата його внесення), далі у графі № 3 трудової книжки спочатку робиться запис про недійсність відповідного запису із зазначенням його номера (тобто незалежно від того, якою саме була помилка, записується фраза «Запис за № таким-то недійсний»), а потім зазначається правильне формулювання, яке, звісно, вже буде різним залежно від допущеної помилки, й насамкінець у графі № 4 трудової книжки повторюють дату і номер наказу (розпорядження), запис з якого було неправильно внесено до трудової книжки (тобто у переважній більшості випадків запис у графі № 4 співпадає з попереднім записом у цій графі ― звісно, якщо тільки помилку не було допущено саме у цих даних).

Невірна назва підприємства

Якщо при заповненні трудової книжки була допущена і вчасно помічена помилка в його назві, то рядком нижче помилкового запису слід внести правильні відомості.

Разом з тим, за звичайною схемою виправлення здійснити не вдасться, бо неможливо послатися на невірний номер запису. Водночас, в Інструкції № 58 немає чітких рекомендацій, який запис слід вносити до трудової книжки за таких обставин. Але не буде суперечити законодавству внесення до графи № 3 трудової книжки такого запису: «У найменуванні підприємства допущена помилка. Запис змінено на такий-то» (Зразок 1). Якщо ж було знайдено помилку в назві підприємства, де працівник працював раніше, то роботодавцеві чи працівнику відділу кадрів  слід направити письмовий запит до підприємства, де припустилися цієї помилки (чи його правонаступника), а отриманий документ, в якому зазначено правильну назву, зберігати у трудовій книжці працівника.

Зразок 1

№ запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

       

Приватне акціонерне товариство «Світ Нової Техніки»

 
       

У найменуванні підприємства допущена помилка. Запис змінено на «Приватне акціонерне товариство  «Світ Нових Технологій»

 

Виявлення помилки після засвідчення записів

Подекуди трапляються ситуації, коли невірний запис, здійснений у період роботи працівника на підприємстві, виявляють під час його звільнення, коли видають трудову книжку працівникові. Проте якщо у випадках, коли сам запис про звільнення ще не здійснений або ж здійснений, але ще не завірений, все більш-менш зрозуміло, то у разі, коли вже усі записи засвідчені підписом і печаткою, у кадровиків виникають проблеми з виправленням попередніх помилок.

Насправді, нічого складного тут не має ― за таких обставин слід знову (як під час прийняття на роботу) записати у вигляді заголовка найменування підприємства, потім проставити порядковий номер запису (наступний після запису про звільнення) і дату його внесення й внести відомості про недійсність відповідного запису разом із правильним формулюванням у звичайному порядку, передбаченому пунктом 2.10. Інструкції № 58. Після цього внесений запис знову слід засвідчити підписом керівника підприємства чи особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (Зразок 2).

Зразок 2

№ запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

       

Товариство з обмеженою відповідальністю «МаркетТорг»

 

5

08

01

2011

Прийнято водієм автотранспортних засобів ІІ класу

Наказ від 08.01.2011 № 41-п

6

01

09

2013

Присвоєно ІІ клас

Наказ від 01.09.2013 № 238-п

7

25

02

2014

Звільнено за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України

Інспектор з кадрів      Лис      І. І. Лис  

М. П.

Наказ від 25.02.2014 № 60-п

       

Товариство з обмеженою відповідальністю «МаркетТорг»

 

8

25

02

2014

Запис за № 6 недійсний. Присвоєно І клас.

Інспектор з кадрів      Лис      І. І. Лис 

М. П.

Наказ від 01.09.2013 № 238-п

Звільнення визнано незаконним         

Запис про звільнення, яке у подальшому було визнано незаконним і працівника було поновлено на попередній роботі, виправляється у такому самому порядку, як і помилково внесені записи. Але спочатку слід видати наказ про поновлення працівника на роботі, а вже потім на його підставі внести до трудової книжки відповідний запис ― зверніть увагу, що у графі № 4 слід проставляти саме дату та номер цього наказу, а не рішення суду, на підставі якого цей наказ було видано (Зразок 3).

Зразок 3

№ запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

10

28

04

2014

Звільнено у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України

Інспектор з кадрів      Кот      Г. І. Кот 

М. П.

Наказ від 28.01.2014 № 32-п

 

 

 

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «Стандарт»

 

11

12

05

2014

Запис за № 10 недійсний. Поновлено на попередній посаді.

Наказ від 12.05.2014 № 81-п

Інші можливі помилки

Якщо помилки у формулюванні самого запису не було, але дату внесення цього запису чи наказу (або його номер) було зазначено невірно, то помилку виправляють за звичайною схемою, наведеною у п. 2.10. Інструкції № 58, за винятком того, що додатково здійснюють посилання не лише на номер невірного запису, а й на графу, в якій була допущена помилка (Зразок 4)

Зразок 4

№ запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

10

15

05

2013

Прийнято головним бухгалтером.

Наказ від 15.05.2014 № 65-п

11

15

05

2014

Запис за № 10 у графі 2 недійсний.  Прийнято головним бухгалтером 15.05.2014.

Наказ від 15.05.2014 № 65-п

Також буває, що до трудової книжки було внесено записи, яких у трудовій книжці взагалі не має бути ― наприклад, про встановлення випробування, строковий характер трудових відносин, перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, про тимчасове переведення, суміщення тощо. Запис про недійсність таких записів вноситься у звичайному порядку. При цьому якщо мала б бути відсутньою лише частина запису (наприклад, про випробування), то поряд із вказівкою про недійсність запису вноситься правильне формулювання (Зразок 5). Якщо запис мав би бути взагалі відсутнім у трудовій книжці (наприклад, про тимчасове переведення), то робиться запис лише про недійсність попереднього запису.

Зразок 5

№ запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

3

02

06

2014

Прийнято офіс-адміністратором з випробувальним терміном три місяці.

Наказ від 02.06.2014 № 148-п

4

02

06

2014

Запис за № 3 недійсний. Прийнято офіс-адміністратором.

Наказ від 02.06.2014 № 148-п

Зверніть увагу, що для виправлення будь-якої з помилок у трудових книжках є неприпустимим такий поширений на практиці спосіб як внесення поряд з неправильним записом  правильного із зазначенням «виправленому (доданому, записаному тощо) вірити» та засвідченням його підписом і печаткою, оскільки таке виправлення неправильних або неточних відомостей суперечить нормам Інструкції № 58.     

Також в Інструкції № 58 не передбачено необхідності окремо засвідчувати підписом і печаткою кожне виправлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, нагородження, заохо­чення (за винятком вищенаведеного випадку, коли виправлення раніше внесених помилкових записів проводиться вже після звільнення пра­цівника).

Анжеліка ДОМБРУГОВА