№23 (203) 2019 / Складні питання для профі

Вносимо відомості про трудову діяльність на порталі ПФУ

Отже, скановані копії:

  • мають виготовлятися в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
  • повинні містити всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів;
  • мають бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;
  • рекомендована роздільна здатність під час сканування має становити 300 dpi, формат зображення — jpg або pdf;
  • розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Постають запитання до п. 4 Порядку № 11-1, на які наразі складно чітко відповісти. У ньому йдеться про те, що відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ одним із таких способів:

  • у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
  • в оцифрованому вигляді — шляхом створення електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Поняття електронний запис згадується в п. 6 Порядку № 11-1 та складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:

  • найменування роботодавця або прізвище, ім'я, по батькові та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера та повідомили про це відповідний орган і мають відмітку у паспорті);
  • періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
  • переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
  • найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
  • причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
  • вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
Зверніть увагу, якщо електронний запис створено з помилками та відправлено, формується новий запис.

Що мав на увазі ПФУ, формулюючи п. 4 Порядку № 11-1, наразі залишається загадкою, тож будемо сподіватися, що невдовзі з’явиться відповідне роз’яснення.

Далі нагадаємо порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі на вебпорталі ПФУ.

 

Подання роботодавцем відомостей про трудову діяльність працівника

Нагадаємо, що відомості про трудову діяльність працівника може подати страхувальник за працівників або сам працівник. Для цього потрібно скористатися вебпорталом електронних послуг ПФУ, куди надсилають документи в електронній формі з обов'язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП) страхувальника або працівника, які подають інформацію.

Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж виготовляють шляхом їх сканування. Якщо замість працівника відомості подаватиме роботодавець (кадровик), необхідно мати згоду працівника на обробку його персональних даних.

 

Приклад згоди працівника на обробку персональних даних

Згода на обробку персональних даних

Я, _____________________________________________________________________________,
                            (прізвище, ім’я, по батькові)

_______ року народження, ___________________________________________________
                                                         (документ, що посвідчує особу, серія та номер)

виданий _______________________, надаю згоду _________________________________
                                                                                                        (повна назва володільця, суб’єкта господарювання)

відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» на обробку моїх особистих персональних даних у картотеках та/або за допомогою інформаційно-телекомунікаційної системи персональних даних працівників суб’єкта господарювання з метою ведення кадрового діловодства, підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, адміністративної та іншої інформації з питань персоналу, а також внутрішніх документів підприємства з питань реалізації визначених законодавством і колективним договором прав та обов’язків у сфері трудових правовідносин і соціального захисту.

 

«___» _______ 20__ р.                                                                                П. І. Б. (підпис)

 

Зверніть увагу, що ні Порядком № 1084, ні Порядком № 11-1 не передбачено, що подавати відомості про трудову діяльність працівника зобов’язаний саме роботодавець, тож це може зробити й працівник. Тому найкращим варіантом було б, якби працівник самостійно вносив ці відомості на вебпорталі ПФУ. А в разі виникнення труднощів працівник відділу кадрів міг би надати йому допомогу.

Отже, далі детально розглянемо процедуру подання працівником відомостей про трудову діяльність в електронному вигляді на вебпорталі ПФУ.

 

Внесення працівником відомостей про трудову діяльність на вебпорталі ПФУ

Користуватися порталом електронних послуг ПФУ можна лише за наявності КЕП. Тож спочатку з’ясуємо, що таке КЕП та як його отримати.

Кваліфікований електронний підпис може бути посиленим і звичайним. Посилений підпис застосовується представниками органів державної влади, місцевого самоврядування та державних підприємств тощо. Він видається акредитованим центром сертифікації ключів (АЦСК) при ДПСУ або органах юстиції. Отримання підпису платне й потребує особистої присутності особи-отримувача в установі. Також є структури, які видають КЕП для своїх співробітників — серед них МВС, Генпрокуратура, Укрзалізниця, Нацбанк тощо.

Звичайний електронний підпис можна оформити через BankID — це спосіб верифікації громадян через більшість банків, що діють в Україні з використанням інтернет-банкінгу. Він виглядає як файл, що створюється шляхом криптографічного перетворення інформації. Усі дані у файлі КЕП зашифровані.

Найпопулярнішим інтернет-банкінгом є Приват24, тож далі розглянемо порядок отримання КЕП на його прикладі.

Увійдіть в особистий кабінет Приват24 і оберіть вкладку «Усі послуги». Серед переліку розділів, наведених ліворуч, натисніть на «Бізнес», після цього в пункті «Електронний цифровий підпис» оберіть «Завантажити сертифікат». Як бачимо на рисунку 1, є можливість скористатися відеоінструкцією. Після перевірки вказаних у формі відомостей натискаємо на поле «Дані вірні». Якщо потрібно змінити внесену інформацію, обираємо поле «Невірні дані».


Докладніше за посиланням
кадрова система KadrEX