№6 (162) 2018 / Кадрове діловодство

Як нормувати працю кадровиків

  • 269
    • 36
    • 146
      • 40
      • 51
      • 1
      • 25
      • 24
    • 53
      • 1
      • 3
      • 27
      • 15
    • 9
      • 5
      • 3
      • 0
      • 1
    • 5
    • 3
    • 10
    • 7

Нерідко від кадровиків доводиться чути про недбале ставлення керівництва до питань нормування їхньої праці. Це пов’язано і з нерівною чисельністю персоналу протягом року, і з неналежними умовами праці, і з невідповідністю розміру зарплати обсягу робіт тощо. На таких прикладах простежується тенденція ставлення до нормування праці, яка перешкоджає підприємству провадити сучасну кадрову політику, що відбивається і на його прибутковості. З’ясуйте, як нормувати працю кадрових працівників, аби дотримуватися законодавства й не демотивувати персонал.

Фактори, що впливають на чисельність працівників

На практиці кадровики досить часто стикаються з великим та/або нерівномірним навантаженням, яке обумовлюється недостатньою кількістю кадрових працівників чи небажанням керівництва враховувати певні фактори, внаслідок яких (приміром, залежно від сезону) обсяг роботи з кадрового діловодства то збільшується, то зменшується. Ось декілька прикладів того, що вони говорять:

— «У нашій кадровій службі працює шість осіб, персонал підприємства між ними розподілено нерівномірно — не за кількістю, а за відділами. В управлінні, що я веду, раніше було 160 осіб, а тепер — 210. Зверталася до керівництва щодо підвищення заробітної плати у зв’язку зі збільшенням обсягу роботи, але вони вважають, що раз я закінчую роботу вчасно, то виходить навантаження нормальне» (менеджер з персоналу).

— «Як визначається чисельність кадровиків? Та ніяк! Усе залежить від сезону. Узимку чисельність працівників невелика — споглядаємо стелю», а влітку, коли людей удвічі більше, — зашиваємося (начальник відділу кадрів).

— «У нашій кімнаті упритул розміщаються три працівники, от начальник і відмовляється приймати четвертого: каже — посадити нікуди…» (інспектор з кадрів).

Насправді ж основою для встановлення обґрунтованої трудомісткості виконуваних робіт і потрібної чисельності працівників, визначення ступеня зайнятості й інтенсивності праці кожного працівника є норми праці. Згідно з положеннями ст. 85 Кодексу законів про працю України (далі ― КЗпП) нормами праці є норми виробітку, часу, обслуговування, чисельності, які встановлюються для працівників відповідно до досягнутого рівня техніки, технології, організації виробництва і праці. Норми праці підлягають обов’язковій заміні новими в міру проведення атестації і раціоналізації робочих місць, впровадження нової техніки, технології та організаційно-технічних заходів, які забезпечують зростання продуктивності праці.

Застосування тих чи інших видів норм праці визначається ступенем стабільності, повторюваності, а також тривалістю нормованих робіт (операцій, комплексів операцій, процедур) у часі. Так, у діяльності кадрових служб норми часу встановлюються на роботи з комплектування й обліку кадрів, серед них на окремі операції (як-от, «оформлення документів при прийнятті на роботу працівників»), на комплекс операцій («оформлення й облік трудових книжок працівників»), на ті або інші процедури («складання технічної звітності й довідок щодо обліку особового складу»). На роботи з діловодного обслуговування (експедиторські, канцелярські, архівні тощо) доцільно встановлювати типові норми часу або використовувати вітчизняний досвід нормування трудових процесів аналогічних категорій і груп працівників. Під час виконання табельних робіт, приміром,перевірка наявності працівників на робочих місцях, складання рапортів щодо особового складу працівників, облік використання робочого часу тощо, а також використанні традиційних систем обліку (пропускний за картками, обхідний) рекомендується встановлювати норми обслуговування. Зауважимо, що станом на 1 січня 2018 року в Україні залишилася чи не єдина установа, в стінах якої можна замовити виконання робіт з визначення нормативів праці для підприємства ― це Науково-дослідний інститут  праці і зайнятості населення Міністерства соціальної політики України.

Приклади розрахунків

Відповідно до Міжгалузевих нормативів чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 18 грудня 2003 р. № 341, нормативна чисельність працівників відділу кадрів визначається за картою 16 згідно з величинами факторів-аргументів. Якщо величини факторів-аргументів конкретного підприємства відрізняються від наведених у нормативній карті, то розрахунок чисельності виконується за формулою, наведеною в карті 16, а саме:

Н = 0,047 × Рз0,58 × N0,09

Застосування даних карти 16 (листи 1, 2 і 3) для розрахунків з урахуванням кадрових особливостей конкретних організацій ми розглянемо докладніше (див. Зразок 1).

Зразок 1

 

Типові завдання, які вирішуються із застосуванням карти 16

Завдання 1. Розрахувати нормативну чисельність працівників кадрової служби на підприємстві із чисельністю працівників 1000 осіб, 14 структурними підрозділами, питомою вагою робіт, що виконуються на ПК — 14%, питомою вагою чисельності військовозобов’язаних у загальній чисельності працівників — 16%, інтенсивністю руху кадрів — 23%.

Загальна нормативна чисельність (Нз) працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, визначається за формулою (1):

Нз = Н × Кк × Кв × Кі

Визначається нормативна чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів (Н), за картою 16, лист 1:

при Рз = 1000 осіб та N = 14 од. знаходимо Н = 3,4 осіб.

Визначається поправковий коефіцієнт Кк, який враховує питому вагу робіт, що виконуються на ПК (у карті — ПЕОМ). За умови, що на ПК виконується 14% робіт, К = 1,05 (карта 16, лист 3).

Визначається поправковий коефіцієнт Кв, який враховує обсяг робіт, пов’язаних із військовозобов’язаними на підприємстві. За умови, що питома вага чисельності військовозобов’язаних у загальній чисельності працівників становить 16%, Кв = 0,95 (карта 16, лист 3).

Визначається поправковий коефіцієнт Кі, який враховує інтенсивність руху кадрів. За умови, що питома вага чисельності прийнятих (звільнених) громадян у загальній чисельності працівників на підприємстві становить 23%, Кі = 1,05 (карта 16, лист 3).

Підставивши отримані дані у формулу (1), визначимо, що загальна нормативна чисельність працівників кадрової служби становитиме:

Нз = 3,4 × 1,05 × 0,95 × 1,05 = 3,56 осіб.

Результат: у кадровій службі підприємства має бути 4 штатні одиниці.

Примітка: дані карти 16, лист 2 розглядаються у випадку загальної чисельності працівників на підприємстві ― понад 10 500 осіб.

Завдання 2. Розрахувати нормативну чисельність працівників відділу кадрів вищого навчального закладу із чисельністю працівників, Рс = 913 осіб, кількістю структурних підрозділів, N = 39 од., кількістю студентів, Ро = 10 500 осіб, питомою вагою робіт, що виконуються на ПК (у карті — ПЕОМ) — 25%, інтенсивністю руху кадрів — 19%. Робота з обліку військовозобов’язаних у відділі кадрів не проводиться.

Загальна нормативна чисельність (Нз) працівників відділу кадрів визначається за формулою (1):

Нз = Н × Кк × Кв × Кі

Для подальшого використання спочатку розраховується загальна чисельність працівників у навчальному закладі (Рз) за формулою (2):

Рз = Рс + Ро × К = 913 + 10 500 × 0,25 = 3538 осіб.

Визначається нормативна чисельність працівників відділу кадрів ВНЗ (Н), за картою 16, лист 1:

при Рз = 3538 осіб та N = 39 од., маємо Н = 8,0 осіб.

Далі визначається поправковий коефіцієнт Кк, який враховує питому вагу робіт, що виконуються на ПК. За умови, що на ПК виконується 25%, Кк = 1,0 (карта 16, лист 3).

На наступному етапі визначається поправковий коефіцієнт Кв, який враховує обсяг робіт, пов’язаних із військовозобов’язаними на підприємстві. За умови, що робота з обліку військовозобов’язаних підрозділом кадрів не проводиться, Кв = 0,9 (карта 16, лист 3).

Визначається поправковий коефіцієнт Кі, який враховує інтенсивність руху кадрів. За умови, що питома вага чисельності прийнятих (звільнених) громадян у загальній чисельності працівників на підприємстві становить 19%, Кі = 1,0 (карта 16, лист 3).

Отже, підставивши отримані дані у формулу (1), визначимо, що загальна нормативна чисельність працівників відділу кадрів ВНЗ становить:

Нз = 8,0 x 1,0 x 0,9 x 1,0 = 7,2 осіб.

Результат: у кадровій службі ВНЗ має бути 7 штатних одиниць.

Таким чином, в узагальненому вигляді алгоритм розрахунку нормативної чисельності працівників кадрових підрозділів виконується у такій послідовності:

— визначаються показники факторів, що впливають на чисельність працівників,

— визначаються показники поправкових коефіцієнтів, що застосовуються в разі розрахунку загальної нормативної чисельності;

— розраховується загальна нормативна чисельність працівників.

Фотографія робочого часу як спосіб спостереження за використанням робочого часу

Розглянемо докладніше можливості й результати застосування такого способу спостережень за використанням робочого часу кадровиків, як фотографія робочого часу.

При проведенні фотографій робочого часу вивчаються витрати праці й втрати робочого часу способом аналізу й вимірювання усіх без винятку категорій витрат робочого часу і втрат у порядку їх фактичної послідовності. Всі зміни в перебігу виконання трудових функцій виконавцем треба зазначати у Спостережному аркуші й аналізувати при подальшій обробці результатів. Обробка результатів спостережень починається з обчислення тривалості витрат часу за кожною категорією витрат вирахуванням з показань поточного часу його значення за попереднім елементом роботи (або перерви в роботі). Потім витрати часу на виконання окремих елементів (відповідно до прийнятої індексації) поєднуються. Результати спостережень оформлюються у Спостережному аркуші (див. Зразок 2).

Зразок 2

Спостережний аркуш № 1

фотографії робочого дня

ТОВ «КотигорошкоТрансАвто»

(назва підприємства, організації, установи)

 

Виконавець: Демченко Л. О.

табельник

(професія, посада)

3 роки

(стаж роботи на посаді, за професією)

Дата спостереження         10.01.2018 р.

Початок спостереження    8 год. 00 хв.

Кінець спостереження     17 год. 00 хв.

Тривалість                          8 год. 00 хв.

№ 

з/п

Вид роботи або елемент операції

Поточний час

Тривалість,

хв.

Індекс категорії витрат часу*

початок

закінчення

1

2

3

4

5

6

1.

Підготовка робочого місця

8:00

8:25

25

Обс

2.

Отримання завдання.

Оформлення заяв на видачу перепусток

8:25

8:50

25

ПЗ

8:50

9:45

55

ОЧ

3.

Реєстрація порушень трудової дисципліни

9:45

10:40

55

ОЧ

4.

Складання довідки щодо плинності кадрів (підрозділ до 50 осіб при кількості звільнених за рік до 25 осіб)

10:40

11:20

40

ОЧ

5.

Відхід з робочого місця

11:20

12:00

40

ВОП

6.

Обідня перерва

12:00

13:00

 

 

7.

Розмова

13:00

13:25

25

ВН

8.

Перевірка табелів факт. робочого часу (100 осіб)

13:25

15:25

120

ОЧ

9.

Відхід з робочого місця

15:25

15:30

5

ВОП

10.

Перевірка табелів (25 осіб)

15:30

16:00

30

ОЧ

11.

Звіт про видачу та повернення перепусток

16:00

16:40

40

ОЧ

12.

Закінчення роботи

16:40

17:00

20

Обс

*Примітка: Індекс категорії витрат часу — умовне позначення певної категорії витрат робочого часу виконавця робіт (функцій):

Обс — час на обслуговування робочого місця;

ПЗ — час на підготовчо-заключні роботи (витрати часу на видачу та отримання завдань, інструктаж тощо);

ОЧ — оперативний час (затрати часу на виконання основних функцій, процедур, операцій згідно з посадовою інструкцією);

ВОП — час відпочинку вкупі з особистими потребами.

ВН — непродуктивні витрати часу (витрати з вини працівника, адміністрації тощо)

 

Аналіз резерву економії часу в роботі табельника

Після обробки отриманих даних за категоріями витрат часу ухвалюється рішення залежно від мети дослідження, наприклад, проаналізувати резерви економії робочого часу.

Так, за даними наведеного вище у Зразку 2 Спостережного аркуша, час на підготовчо-заключні роботи становить 25 хв., час на обслуговування робочого місця — 45 хв., оперативний час — 340 хв., час відпочинку вкупі з особистими потребами — 45 хв., непродуктивні витрати часу — 25 хв..

Таким чином, фактичний баланс робочого часу становить 25 + 45 + 45 = 115 хв., а оперативний час ― 70,8% змінного фонду (480 хв.).

Час на підготовчо-заключні роботи, час на обслуговування робочого місця, час відпочинку вкупі з особистими потребами не може сукупно перевищувати 5% від оперативного часу (у нашому випадку цей нормативний показник становить 17 хв.).

Це означає, що резерв економії часу в роботі табельника становить 115 – 17 = 98 хв..

Отже, за рахунок ліквідації втрат робочого часу та непродуктивних витрат часу (25 хв. + 98 хв. = 123 хв.), оперативний час складатиме 340 + 123 = 423 хв., або 88% змінного фонду часу.

Зауважимо, що визначаючи обсяги і строки проведення фотографій робочого часу, слід брати до уваги нерівномірність завантаження працівника тими або іншими посадовими обов’язками на усіх стадіях їх виконання протягом того або іншого періоду часу (тижня, місяця, кварталу, року). Ураховувати ці фактори рекомендується залежно від посади й обов’язків працівника, трудова діяльність якого підлягає дослідженню. Зазвичай варто проводити спостереження на початку, в середині й наприкінці місяця: по два-три робочих дні протягом кількох місяців або кварталів.

Застосування хронометражних спостережень

Можна також застосовувати комбінований метод дослідження, що сполучає хронометраж із фотографією робочого часу, тобто є фотохронометражем. Він рекомендується для вивчення витрат робочого часу на виконання нестабільних за змістом і тривалістю робіт (функцій), а також при нерівномірній зайнятості працівників протягом робочого дня. Крім того, доцільно проводити хронометраж (фотохронометраж дня) задля планування раціонального трудового процесу за змістом і часом виконання тих або інших робіт (операцій, процедур).

Хронометражні спостереження доцільно застосовувати для вивчення й виміру витрат часу циклічно й багаторазово повторюваних операцій, що їх виконують технічні виконавці, скажімо, під час прийняття й обробки вхідної і вихідної кореспонденції, видачі й прийняття документів, зняття копій з документів тощо.

Фіксування спостережень може здійснюватись у формі, наведеній у Спостережному аркуші, у якій послідовно реєструються функції в міру їх виконання й витрати робочого часу. При цьому враховуються усі роботи, серед них непередбачувані заздалегідь, а також невластиві кваліфікаційній характеристиці посади цього працівника. Аналіз результатів спостереження допоможе керівникові більш раціонально спланувати структуру зайнятості працівника протягом робочого дня.

Практичне значення має розуміння принципової розбіжності між нормами витрат праці й нормативами праці.

Нормативи праці встановлюються щодо типізованих або середніх варіантів організації кадрової роботи на підприємстві. Вибирають ці умови на основі виявлення більш раціональних типових варіантів, що забезпечують досягнення максимальних результатів кадрової роботи при оптимальних витратах праці її виконавців. Нормативи праці багаторазово використовуються для розрахунку норм часу, обслуговування, чисельності, інших норм трудових витрат і діють значно триваліший час без перегляду. Це пов’язано з тим, що зміна організаційних та інших умов за сукупністю робіт (функцій), для яких вони проектуються як регламентовані (заздалегідь установлені величини), відбувається в більш тривалий період часу, ніж на конкретних робочих місцях працівників кадрової служби підприємства.

Олександр НОСІКОВ,

консультант з кадрового діловодства